Usługi pocztowe

1. Zamawiający zaleca Wykonawcy posiadanie konta na platformie. Instrukcje dotyczące korzystania z platformy (rejestracji, wymagań technicznych, zadawania pytań do postępowania, udziału w postępowaniu, w tym składania oferty) dostępne są pod adresem https://umbytom.logintrade.net/rejestracja/ w zakładce instrukcje. Skuteczne przekazanie pytania przez użytkownika niezalogowanego wymaga potwierdzenia informacji otrzymanej na skrzynkę mailową.

2. Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet.

3. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem platformy wynosi 150 MB. Większe pliki zaleca się skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP) w celu nieprzekroczenia ww. wielkości. Zamawiający informuje, iż w przypadku przesyłania przez Wykonawcę dokumentów elektronicznych skompresowanych (w tym oferty przetargowej), dopuszczone są formaty danych wskazane w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych – z zastrzeżeniem, iż Zamawiający dopuszcza także przesyłanie dokumentów elektronicznych (w tym oferty) skompresowanych formatem .rar.

Uwaga: Przesłanie pliku w formacie .rar poprzez Platformę jest możliwe tylko po uprzednim jego skompresowaniu do innego formatu wskazanego w Rozporządzeniu o którym mowa powyżej (np. .zip).

4. Czas zapisany jest w formacie YYYY-MM-DD HH: MM: SS.

5. Zamawiający dopuszcza komunikację poprzez pocztę elektroniczną. Adres poczty elektronicznej zamawiającego: zamowienia@um.bytom.pl. Limit rozmiaru załączników przesyłanych pocztą elektroniczną wynosi łącznie 19 MB. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że ofertę należy złożyć wyłącznie za pośrednictwem platformy. Przekazanie korespondencji poprzez pocztę elektroniczną wymaga na żądanie każdej ze stron niezwłocznego potwierdzenia faktu jej otrzymania.

7. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art.13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Bytomia, 41-902 Bytom, ul. Parkowa 2

2) dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych w Gminie Bytom: Inspektor IOD: Katarzyna Jurczyk-Kwiecień, Urząd Miejski w Bytomiu, ul. Parkowa 2 mail: pi@um.bytom.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art.6 ust.1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (a w przypadku dokonania wyboru złożonej oferty jako najkorzystniejszej i zawarciu umowy, także w celu związanym z realizacją zamówienia);

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia Prawo zamówień publicznych;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu zniszczenia dokumentacji postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lub umową o dofinansowanie, lecz nie krócej niż przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy (zgodnie z art.78 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych);

6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych;

7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art.22 RODO;

8) Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art.15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b) na podstawie art.16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

*skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników

c) na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art.18 ust.2 RODO **;

** prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

cd. informacji podano poniżej

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art.17 ust.3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, których mowa w art.20 RODO;

c) na podstawie art.21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art.6 ust.1 lit. c RODO.

10) Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Wykonawcy obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

11) Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych na wskazany przez Zamawiającego adres, a także zwrot do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych odbiorcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy przewidzianych regulaminem Wykonawcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, tj. wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają Projektowane postanowienia umowne stanowiące załącznik nr 5 do SWZ. Przedmiot zamówienia – poza rodzajami przesyłek pocztowych określonych w zał. nr 6 do umowy - obejmuje również przesyłki pocztowe oraz zwroty nadanych przesyłek inne niż wymienione w zał. nr 6 do umowy, występujące w zależności od potrzeb Zamawiającego. Przedmiot nin. zamówienia nie obejmuje przesyłek wymagających urzędowego potwierdzenia ich nadania.

2. Wykonawca zobowiązany będzie do dysponowania – przez cały okres obowiązywania umowy - co najmniej 9 punktami odbiorczymi, w wyodrębnionych obszarach miasta Bytom, tj.:

1) co najmniej po jednym punkcie odbioru: Łagiewniki, Rozbark, Sucha Góra ze Stolarzowicami i z Górnikami, Bobrek z Karbiem, Miechowice, Szombierki, Stroszek-Dąbrowa Miejska z Osiedlem Generała Jerzego Ziętka 2) co najmniej dwa punkty odbioru w Śródmieściu, które winny być:

a) czynne co najmniej 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy,

b) wyraźnie i widocznie oznaczone na zewnątrz budynku, w których się znajdują – w sposób widoczny nazwą bądź logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na placówkę Wykonawcy,

c) posiadać odpowiednie zabezpieczenie techniczne do przechowywania dokumentacji zapewniające brak dostępu osób nieupoważnionych oraz przestrzeganie zapisów § 8 umowy,

d) spełniać warunki określone w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Obsługa klienta w punktach odbiorczych winna być prowadzona w sposób zapewniający ochronę danych osobowych i informacji przekazywanych w trakcie obsługi przez pracownika punktu i klienta. W przypadku gdy placówka pocztowa znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, winno być wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych. Ww. wyodrębnione obszary miasta wraz z wykazem ulic uregulowane zostały w uchwale nr XXXVIII/582/05 Rady Miejskiej w Bytomiu z dnia 23 lutego 2005r. w sprawie ustanowienia obszarów, na których można utworzyć dzielnice z późniejszą zmianą wprowadzoną uchwałą nr XXVI/360/08 Rady Miejskiej w Bytomiu z dnia 24 kwietnia 2008 roku – uchwały w załączeniu.

3. Wykonawca winien wskazać punkt odbioru, o którym mowa w § 3 ust.2 Projektowanych postanowień umownych.

4. Wykonawca zobowiązany jest zatrudniać na podstawie stosunku pracy wszystkie osoby wykonujące prace takie jak:

1) przyjmowanie od Zamawiającego przesyłek pocztowych do nadania,

2) dostarczania przesyłek do adresatów, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Powyższe stosuje się odpowiednio do podwykonawców. Określenie sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań związanych z zatrudnieniem tych osób oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań określono w Projektowanych postanowieniach umownych

5. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowej części zamówienia. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca winien wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani. Powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia wykonawcy z odpowiedzialności za należyte wykonanie tego zamówienia.

6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Postępowanie nie zostało podzielone na części. Zamawiający wskazuje powody nie dokonania podziału postępowania na części jn. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym będące przedmiotem niniejszego postępowania nie zostało podzielone na części z uwagi na jednorodność zamawianych usług. Podział zamówienia ze względu na rodzaj przesyłki lub na ilość sztuk, spowodowałby znaczne zwiększenie kosztów stałych realizacji usługi, gdyż każdy z wykonawców jest zobowiązany do świadczenia usługi na terenie całego kraju i za granicą, tym samym wykonawca jest zobowiązany do utrzymywania placówek awizacyjnych w określonej liczbie i o określonych standardach oraz do zatrudniania na umowę o pracę osób przyjmujących przesyłki do nadania oraz doręczających przesyłki do adresatów. Poniesienie tych samych kosztów zamówienia, bez względu na wielkość realizowanych przesyłek, mogłoby skutkować znacznym zwiększeniem cen jednostkowych zaoferowanych przez wykonawcę. Przez brak podziału zamówienia na części zapewniona zostaje w ten sposób jednolitość świadczenia usług oraz zwiększa się odpowiedzialność wykonawcy za rezultat końcowy. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że niniejsze postępowanie stanowi jedno z zamówień objętych odrębnymi postępowaniami na usługi pocztowe. Wartość udzielanego zamówienia oszacowania została na poziomie nie przekraczającym „progu unijnego”, a warunki zamówienia określone zostały na minimalnym poziomie. Zamówienie jest zatem w pełni dostępne dla małych i średnich przedsiębiorstw.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący:

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jn. Wykonawca winien wykazać, iż posiada uprawnienia do wykonywania działalności objętej zamówieniem, tj. posiada wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełnić każdy z Wykonawców.

2) zdolności technicznej lub zawodowej jn. Wykonawca winien wykazać, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje w sposób ciągły przez okres minimum 6 miesięcy co najmniej jedną usługę polegającą na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu:

a) przesyłek listowych krajowych świadczonych na obszarze całego kraju,

b) przesyłek listowych zagranicznych,

c) paczek krajowych świadczonych na obszarze całego kraju, o łącznej wartości co najmniej 1.500.000,00 zł brutto. Ww. usługi wskazane pod lit. a, b, c mogły/mogą być wykonane lub wykonywane na podstawie jednej lub kilku umów pod warunkiem, iż łączna wartość usługi/usług wynosi co najmniej 1.500.000,00 zł brutto i każda z nich była wykonana lub jest wykonywana w sposób ciągły przez okres co najmniej 6 miesięcy. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełnić w całości co najmniej jeden z Wykonawców. W przypadku usług wykonywanych, Zamawiający uzna spełnienie warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że zakres wykonanej usługi odpowiada niniejszemu warunkowi. W przypadku realizacji umowy określonej w walucie innej niż PLN, wartość wykonanej/wykonywanej usługi należy przeliczyć wg średniego kursu NBP obowiązującego z dnia ogłoszenia nin. postępowania. W przypadku braku średniego kursu NBP z dnia ogłoszenia nin. postępowania należy dokonać przeliczenia podanych kwot z waluty obcej na ich równowartość w PLN po średnim kursie NBP ostatnio obowiązującym przed dniem ogłoszenia nin. postępowania z podaniem daty kursu.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

1) odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia określonych usług w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania

2) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodowymi, których mowa, są referencie bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy

Oferta winna składać się z: 1) formularza oferty wraz z Formularzem cenowym 2) oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu i spełnieniu warunku udziału w postępowaniu,

3) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania – o ile ofertę składa osoba prowadząca działalność gospodarczą lub podmiot wpisany do ww. rejestrów oraz jeżeli dotyczy:

4) w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna) - oświadczenie, z którego winno wynikać, które prace wykonają poszczególni Wykonawcy 5) w przypadku składania oferty przez Wykonawcę, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby - dokument potwierdzający udostepnienie zasobów np. pisemne zobowiązanie 6) pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentu, o którym mowa w pkt 3); 7) dokumentu ustanawiającego pełnomocnika Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

1. Dopuszczalne są zmiany umowy w zakresie, o którym mowa art. 455 ust. 1 pkt 2-4 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Strony umowy przewidują możliwość zmiany:

1) wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 11 ust. 1 lub ust. 3 umowy i zmiany cen jednostkowych brutto wyszczególnionych w załączniku nr 6 do umowy, w przypadku zmiany przepisów dotyczących podatku VAT. Zmiana może polegać na podwyższeniu lub obniżeniu wynagrodzenia o wartość procentowego wzrostu stawki podatku VAT. Zmiana wynagrodzenia może dotyczyć wyłącznie części wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy, która w dniu wejścia w życie zmiany stawki podatku VAT pozostała do zapłaty.

2) miejsca i godzin odbioru przesyłek przez Wykonawcę,

3) postanowień umowy, których konieczność wprowadzenia jest wynikiem zmian obowiązującego prawa bądź działań organów państwowych, samorządowych, sądowych lub administracyjnych. 4) § 13 ust. 1 umowy w zakresie wskazanych podwykonawców, rezygnacji z podwykonawców, zmiany wskazanego zakresu podwykonawstwa oraz wykonania zamówienia przy pomocy podwykonawców, pomimo niewskazania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego żadnej części zamówienia przeznaczonej do wykonania w ramach podwykonawstwa. W przypadku zmiany lub rezygnacji z podwykonawcy, na którego potencjał Wykonawca powoływał się w zakresie spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, Wykonawca zobowiązany jest wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia te warunki w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, 5) wprowadzenia zmian nieistotnych, niezależnie od ich wartości, z zastrzeżeniem art. 454 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych 6) poszczególnych cen jednostkowych określonych w załączniku nr 6 do umowy - w związku z ust. 4. 4. W przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia na podstawie art. 439 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych Strony umowy dopuszczają możliwość waloryzacji poszczególnych cen jednostkowych określonych w załączniku nr 6 do umowy z uwzględnieniem następujących zasad:

1) podstawą do ustalenia poziomu zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia jest wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszany w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,

2) minimalny poziom zmiany cen materiałów lub kosztów przez który rozumie się miesięczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych wskazany w pkt 1, obowiązujący w miesiącu poprzedzającym miesiąc w którym złożono wniosek o wprowadzenie zmiany (w porównaniu z analogicznym miesiącem poprzedniego roku) wynosi co najmniej 6%,

3) maksymalna wartość zmiany, jaką dopuszcza Zamawiający nie może przekroczyć 5% poszczególnych cen jednostkowych określonych w załączniku nr 6 do umowy i nie może określić poszczególnych cen jednostkowych na poziomie wyższym niż wynikający z cennika obowiązującego u Wykonawcy,