Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy Świlcza oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świlczy w latach 2026 – 2028

1. Składanie ofert (w tym pełnomocnictwa, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, inne dokumenty składające się na ofertę, o których mowa w SWZ i ustawie): Ofertę należy złożyć w sposób przewidziany w sekcji III. 3.6. ogłoszenia. Ofertę wraz z załącznikami należy przesyłać drogą elektroniczną za pośrednictwem:

https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza (patrz: sekcja VIII. 8.2 ogłoszenia)

2. Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert): W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień, podmiotowych środków dowodowych oraz przekazywanie informacji (innych niż wskazanych w pkt. 1) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Adres poczty elektronicznej do komunikacji Wykonawców z Zamawiającym (e-mail):

przetargi@swilcza.com.pl

1. Oferty(w tym pełnomocnictwa, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy , inne dokumenty składające się na ofertę, o których mowa w SWZ i ustawie):

1) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi zarejestrować (zalogować) się na Platformie i postępować zgodnie z instrukcjami dostępnymi u dostawcy rozwiązania informatycznego pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza. Ofertę wraz z załącznikami należy przesyłać drogą elektroniczną za pośrednictwem:

https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza. W formularzu oferty Wykonawca zobowiązany jest podać adres poczty elektronicznej (e-mail), na którym prowadzona będzie korespondencja związana z postępowaniem.2)

Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert, wielkości przesyłanych plików, odbierania dokumentów elektronicznych, zmiana lub wycofanie oferty oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce

„Instrukcje dla Wykonawców” na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje3) ofertę sporządza się,pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;

4) w celu złożenia oferty należy zarejestrować (zalogować) się na Platformie i postępować zgodnie z instrukcjami dostępnymi u dostawcy rozwiązania informatycznego pod adresem:

https://drive.google.com/file/d/1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view5) jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913), wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku,wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”;

6) do oferty należy dołączyć dokumenty wymagane w ustawie oraz w SWZ, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, a następnie zaszyfrować wraz z plikami stanowiącymi ofertę;

7) oferta może być złożona tylko do upływu terminu składania ofert;

8) Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może skutecznie dokonać zmiany ani wycofać złożonej oferty;

9) dane postępowanie można wyszukać na Liście wszystkich postępowań pod adresem:

https://platformazakupowa.pl ze strony głównej z zakładki Postępowania lub pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza klikając opcję Postępowania.2. Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert)1) w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień, podmiotowych środków dowodowych oraz przekazywanie informacji (innych niż wskazanych w ust. 1 odbywa się elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) lub poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza2) we wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP) lub numerem referencyjnym nadanym przez zamawiającego;

3) adres poczty elektronicznej do komunikacji Wykonawców z Zamawiającym (e-mail):

przetargi@swilcza.com.pl;

4) za datę przekazania oświadczeń,wniosków, zawiadomień, podmiotowych środków dowodowych oraz informacji (innych niż wskazanych w pkt 1 przyjmuje się datę ich przekazania na platformie - https://platformazakupowa.pl/pn/gmina_swilcza lub wpłynięcia na adres poczty elektronicznej wskazany w pkt 3;

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej „RODO”, informuję, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Świlcza, 36-072 Świlcza 168; tel.: 17 8670100, fax: 17 8670157, mail: ug.swilcza@intertele.pl;

- inspektorem ochrony danych osobowych u zamawiającego jak wyżej jest Pan Daniel Panek, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – iod-kontakt@swilcza.com.pl;-

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy w Świlczy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świlczy w latach 2026 – 2028, numer referencyjny: RGI. 271.42.2025, prowadzonym w trybie podstawowym;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy z dn. 11 września 2019 r. –Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany,stosowanie do art. 22 RODO;

- posiada Pani/Pan:

– na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu dodanych osobowych Pani/Pana dotyczących*;

– na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych** ;

– na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18ust. 2 RODO***;

– prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych

Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- nie przysługuje Pani/Panu:

– w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

– prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

– na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

- w przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia,o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;

- Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa wart. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa dziale IX ustawy, do upływu terminu na ich wniesienie;

- przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie

Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych

Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Patrz: sekcja III 3.15 ogłoszenia: * Wyjaśnienie: W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1– 3 RODO,wymagało by niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą,wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; ** Wyjaśnienie: Skorzystanie przez osobę,której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art.16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników; ***

Wyjaśnienie: Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust.1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy w Świlczy oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świlczy w latach 2026 – 2028.

2. Przedmiot zamówienia i jego realizacja zostały szczegółowo opisane w następujących Załącznikach do SWZ:

1) Opis Przedmiotu Zamówienia – Załącznik nr 3,

2) Formularz ofertowy – Załącznik nr 1,

3) Formularz kalkulacyjny – Załącznik nr 1.1 i 1.2,

4) Projekt umowy – Załącznik nr 4.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) lub posiada ważne uprawnienia wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania w/w działalności;

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;

4) zdolności technicznej lub zawodowej dotyczącej: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie;

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 6, 7 Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Podmiotowe środki dowodowe składane przez Wykonawcę, na wezwanie Zamawiającego, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu obejmują: a) W zakresie kompetencji lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.

Zamawiający wymaga następujących dokumentów w odniesieniu do tego warunku:

- Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu

Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) lub ważne zaświadczenie wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania w/w działalności.

Na kompletną ofertę składają się (obligatoryjnie):

1) oferta właściwa sporządzona zgodnie z wymogami SWZ;

2) oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 7 i 8 (jeżeli dotyczy) SWZ – sporządzone i złożone zgodnie z wymogami SWZ (załącznik nr 2 i 3 do SWZ); Wskazane jest, aby oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SWZ zostało sporządzone na tym formularzu bądź w formie tego druku;

3) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy/ wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy – o ile dotyczy;

4) oświadczenie, o którym mowa w rozdz. X ust. 4 pkt 2 i ust. 5 SWZ – o ile dotyczy;

5) dokument, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 (Załącznik nr 1 do SWZ);

6) kosztorys ofertowy potwierdzający wyliczenie ceny ofertowej brutto (Załącznik nr 1.1 i 1.2 do SWZ).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru w przypadku:

1) zmiany ceny jednostkowych przesyłek i usług wprowadzonych w trybie ustawy Prawo pocztowe po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W takim przypadku może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do zmienionego cennika bez możliwości zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy. W przypadku zmiany cen za usługi, Wykonawca jest zobowiązany udostępnić niezwłocznie Zamawiającemu aktualny cennik;

2) zmiany ceny w przypadku zmiany urzędowej stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego a także innych podstaw prawnych regulujących świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia;

3) zmiany obowiązujących przepisów prawa, w szczególności gdy część przedmiotu Umowy zostanie zastrzeżona dla Wykonawcy wyznaczonego przepisem prawa. W takim przypadku, Strony dopuszczają zmianę zakresu ilościowo - przedmiotowego Umowy poprzez wyłączenie z zakresu Umowy części przesyłek pocztowych na podstawie stosownego aneksu dotyczącego zmiany zakresu, ilości i wartości przedmiotu zamówienia, nie przekraczającego 20% wartości umowy. Wykonawcy nie będzie przysługiwało w takim przypadku jakiekolwiek roszczenie wobec Zamawiającego.

4) wdrożenia e-Doręczeń. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, w takim zakresie jaki będzie wynikał z wdrożenia nowego sposobu świadczenia usług za pomocą e-Doręczeń. Zmniejszenie ilości przesyłek objętych przedmiotem zamówienia nie będzie skutkować dochodzeniem roszczeń przez Wykonawcę.

2. Ponadto Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie:

1) gdy Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (upustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. W takim przypadku może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do programów rabatowych bez możliwości zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy;

2) dotyczące obowiązków Zamawiającego, obowiązków Wykonawcy, zasad rozliczeń i dokonywania płatności.

3. Zamawiający przewiduje również możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w zakresie dotyczącym wynagrodzenia - w przypadku:

1) wystąpienia którejkolwiek ze zmian przepisów wskazanych w art. 436 pkt 4 lit. b) ustawy Pzp tj. zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.

4. Wynagrodzenie Wykonawcy za usługi nie wymienione w cenniku usług powszechnych, o którym mowa w ustawie Prawo pocztowe, podlegać będzie, na zasadach określonych w niniejszej umowie oraz w treści art. 439 ustawy Pzp, waloryzacji prowadzącej do dokonywania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Szczegółowe informacje dotyczące zakresu i rodzaju zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia zostały określone w projekcie umowy stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.