Świadczenie usług pocztowych na rzecz Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Łomży”,

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się JEDYNIE przy użyciu:

a) poczty elektronicznej – adres e-mail: sekretariat@oke.lomza.pl

b) Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej wynosi 30 MB

3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sekretariat@lomza.oke.gov.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

5. Wymagania techniczne, organizacyjne wysyłania, odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów, oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu ezamowienia.gov.pl.

6. Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”) wpisując w nazwie zam. Okręgową Komisję Egzaminacyjną w Łomży.

7. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy.

8. W celu skrócenia czasu udzielania wyjaśnień treści SWZ zamawiający zwraca się z prośbą o przekazywanie wniosków w formie edytowalnej.

9. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 i art. 117 ust. 4 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

10. W przypadku wyboru formy elektronicznej zaleca się pliki w formacie .pdf opatrywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAd ES wewnętrzny, a pliki w formacie innym niż .pdf kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAd ES wewnętrzny.

11. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452 ze zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415 ze zm.)

1. Protokół postepowania wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się na wniosek po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia. Zasada jawności, o której mowa w zdaniu pierwszym, ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Udostępnianie protokołu lub załączników do protokołu odbywać się będzie w oparciu o rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łomży, Aleja Legionów 9, 18-400 Łomża.

b) dane kontaktowe do inspektora ochrony danych są następujące: iod@oke.lomza.pl

c) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia. Administrator danych nie przetwarza i nie planuje w przyszłości przetwarzać dane osobowe w celu innym, niż cel do którego zostały zebrane.

d) odbiorcami ww. danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18, art. 19, art. 74 Pzp oraz umowy dofinansowania (jeżeli dotyczy);

e) ww. dane osobowe będą przechowywane odpowiednio:

- przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo przez cały czas trwania umowy i okres jej rozliczania - jeżeli czas trwania i rozliczenia umowy przekracza 4 lata;

- przez okres, o którym mowa w art. 125 ust. 4 lit. d) w zw. z art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego nr 1303/2013 z dnia 17.12.2013 r. w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE;

- do czasu przeprowadzania archiwizacji dokumentacji - w zakresie określonym w przepisach o archiwizacji,

f) obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

g) konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp,

h) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,

i) osoba fizyczna, której dane osobowe dotyczą posiada:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do ww. danych osobowych.

W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania ww. danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, zamawiający nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

j) osobie fizycznej, której dane osobowe dotyczą nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. W celu skorzystania z ww. praw należy skontaktować się z administratorem lub inspektorem ochrony danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.

5. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania za środków ochrony prawnej, o których mowa w Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.

Zamawiający przy wyborze oferty najkorzystniejszej będzie kierował się następującymi kryteriami, które będą posiadały określone niżej znaczenie:

Cena – 60 % (60 pkt)

Możliwość śledzenia przesyłek rejestrowych – 40% (40 pkt)

1. Kryterium „Cena” będzie obliczane według wzoru:

Cn

C = --------- x 60 pkt Co gdzie:

C – punkty przyznane w kryterium „Cena”

Cn – najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych

Co – cena oferty ocenianej

Najkorzystniejsza oceniana oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksymalnie 60 punktów.

2. Kryterium „Możliwość śledzenia przesyłek rejestrowych” oceniane w oparciu o deklarację wykonawcy określoną w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Zamawiający przyzna 40 pkt. Wykonawcy, który zadeklaruje w formularzu ofertowym, że zapewni możliwość śledzenia przesyłek rejestrowanych w obrocie krajowym przez Internet. Uwzględniając powyższe, oferta uzyskać może w danym kryterium 40 pkt lub 0 pkt.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: warunek zostanie spełniony jeżeli wykonawca posiada uprawnienia do świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo Pocztowe i oświadczy, że spełnia ww. warunek. W przypadku składania oferty wspólnej ww. warunek musi spełniać co najmniej jeden z wykonawców w całości.

2. zdolności technicznej lub zawodowej. Warunek zostanie spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że spełnia warunek i wykonał należycie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi. Zamawiający przez usługę rozumie świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym, zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych realizowanych nieprzerwanie przez okres co najmniej 6 miesięcy o wartości co najmniej 50 000 zł brutto, zrealizowaną na podstawie jednej umowy. Jeżeli usługa, o której mowa w ww. warunku jest w trakcie wykonywania to na dzień złożenia oferty musi być realizowana przez co najmniej 6 miesięcy, a wartość zrealizowanej usługi musi wynosić nie mniej niż 50 000 zł brutto. W przypadku, gdy wartość usług wykazanych przez wykonawcę wyrażona będzie w walucie obcej, zamawiający przeliczy wartość na walutę polską w oparciu o średni kurs walut NBP z daty publikacji Ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w tym dniu nie będzie opublikowany średni kurs NBP, zamawiający przyjmie kurs średni z ostatniej tabeli przed datą wszczęcia postępowania. W przypadku składania oferty wspólnej ww. warunek musi spełniać co najmniej jeden z wykonawców w całości. W przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach udostępniających je podmiotów ww. warunek musi spełniać co najmniej jeden z tych podmiotów w całości.

1.1 w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego:

a) oświadczenia wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp w odpowiednim zakresie art. 108 ust. 1 Pzp i art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – zgodnego z załącznikiem nr 6 do SWZ. Powyższe oświadczenie składa na wezwanie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

b) odpisu lub informacji wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Powyższy dokument składa na wezwanie każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

3. Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające brak podstaw do wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się ww. dokumentów, zastępuje się je w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy. Dokument lub dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

2.2 w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.);

2.3 w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej wykazu usług wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają na wezwanie jeden wspólny wykaz.