Promocja Gminy Miasto Elbląg poprzez piłkę nożną dzieci i młodzieży

Wykonawcami odbywa się za pośrednictwem Platformy zakupowej (dalej jako

Platforma) https://platformazakupowa.pl/transakcja/1192573

Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy. Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Formularza składania oferty dostępnego dla niniejszego postępowania na stronie prowadzonego postępowania.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż składane wraz z ofertą), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość” znajdującego się na stronie prowadzonego postępowania.

Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) szyfrowanie na Platformie odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, sporządza się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Forma elektroniczna to postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Miasto Elbląg z siedzibą przy ul. Łączności 1, 82-300 Elbląg, reprezentowana przez: Prezydenta Miasta Elbląg.

Kontakt: e-mail - umelblag@umelblag.pl, e-Doręczenia - AE: PL-34593-82312-RISEC-17.

1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: tel. 55 239 33 28, e-mail: iod@umelblag.pl

2) Dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

DZP. 271.114.2025. JG Promocja Gminy Miasto Elbląg poprzez piłkę nożną dzieci i młodzieży , prowadzonym w trybie podstawowym, na podstawie ustawy Pzp.

3) Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje upoważnione na mocy przepisów prawa w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, między innymi Krajowa Izba Odwoławcza w ramach prowadzenia postępowania odwoławczego, podmiotom z którymi Administrator zawarł umowy na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.

4) Dokumentacja zawierająca Państwa dane osobowe przechowywana będzie przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 2 celów, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

5) Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, wynika z realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, tj. ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Podanie danych kontaktowych (nr telefonu) jest dobrowolne, umożliwi kontakt w ramach załatwiania sprawy.

6) Posiadają Państwo prawo do:

- dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania*

- złożenia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na niezgodne z prawem przetwarzanie Państwa danych osobowych.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. Żądanie ograniczenia przetwarzania, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

Zamawiający dodatkowo informuje, że:

1) Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał.

Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4).

2) Wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

W związku z powyższym Zamawiający oczekuje, że Wykonawca złoży oświadczenie o treści:

„Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskaliśmy w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.”

(Wykonawca nie musi składać ww. oświadczenia w przypadku gdy nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO).

1. Przedmiot zamówienia: Promocja Gminy Miasto Elbląg poprzez piłkę nożną dzieci i młodzieży

2. Przedmiot i zakres zamówienia obejmuje promocję Gminy Miasto Elbląg polegającą na:

1) Działaniu promocyjnym prowadzonym poprzez:

- umieszczenie nazwy miasta Elbląg przy nazwie drużyn, zgłoszonych do rozgrywek dzieci i młodzieży prowadzonych przez Warmińsko-Mazurski Związek Piłki Nożnej w ilości zadeklarowanej w formularzu OFERTA , nie mniejszej niż 7 drużyn;

- umieszczenie herbu Elbląga o wymiarach co najmniej 2x3 cm oraz logotypu „Elbląg w formie” na co najmniej 150 koszulkach zawodników o wymiarach co najmniej 10x15 cm;

- wyrażenie zgody na bezpłatne wykorzystanie wizerunku drużyn w materiałach promocyjnych Gminy Miasto Elbląg oraz dostarczeniu fotografii drużyn objętych umową z umieszczonymi na nich: herbem Miasta Elbląg oraz logotypami „Elbląg w formie” i Wykonawcy;

- kreowanie pozytywnego wizerunku Gminy Miasta Elbląg na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych Wykonawcy m.in. poprzez umieszczanie komunikatów dotyczących wydarzeń organizowanych przez Miasto Elbląg i dostarczonych przez Zamawiającego, co najmniej pięciu;

- w przypadku tworzenia materiałów promocyjnych (plakatów, ulotek, gadżetów, spotów wideo, kalendarza) umieszczenie herbu Miasta Elbląg i logotypu „Elbląg w formie” po uzgodnieniu z Zamawiającym 2) Jeżeli w formularzu OFERTA Wykonawca zadeklarował udział co najmniej jednej drużyny w rozgrywkach centralnych, działania promocyjne, o których mowa w niniejszym zamówieniu, obejmować będą również te rozgrywki. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia ekspozycji herbu Miasta Elbląg oraz logotypu „Elbląg w formie” podczas meczów, wydarzeń i materiałów medialnych dotyczących drużyn uczestniczących w rozgrywkach centralnych, zgodnie z zasadami określonymi w projekcie umowy.

3) Działaniu promocyjnym prowadzonym poprzez ekspozycję:

- czterech winderów „Elbląg w formie”, wykonanych przez Wykonawcę według projektu zatwierdzonego przez Zamawiającego, podczas co najmniej 20 meczów drużyn dziecięcych i młodzieżowych Wykonawcy;

- balonu reklamowego z logotypem „Elbląg w formie” dostarczonego przez Zamawiającego na co najmniej 5 meczach drużyn dziecięcych i młodzieżowych Wykonawcy;

- dwóch banerów „Elbląg w formie”, wykonanych przez Wykonawcę według projektu zatwierdzonego przez Zamawiającego, na co najmniej 20 meczach drużyn dziecięcych i młodzieżowych Wykonawcy.

4) Prowadzeniu w okresie obowiązywania umowy działań promujących Miasto w Internecie poprzez:

- umieszczenie na oficjalnej stronie internetowej Wykonawcy herbu Elbląga o minimalnych rozmiarach 100x100 pikseli wraz z przekierowaniem do strony internetowej Zamawiającego https://elblag.eu/;

- umieszczenie na oficjalnej stronie internetowej logotypu „Elbląg w formie” o minimalnych rozmiarach 250 pikseli na 80 pikseli wraz z przekierowaniem do strony internetowej Zamawiającego https://turystyka.elblag.eu/;

- umieszczanie postów na Facebooku – co najmniej 40 postów z oznaczeniem profili Miasto Elbląg oraz In Elbląg;

- udostępnienie postów na Facebooku z oficjalnego profilu Miasta Elbląg wskazanych przez Zamawiającego, co najmniej 10 postów;

- umieszczanie postów na Instagramie – co najmniej 30 postów z oznaczeniem profili Miasto Elbląg oraz In Elbląg;

- umieszczenie herbu Miasta Elbląg i logotypu „Elbląg w formie” w materiałach video publikowanych na kanale You Tube – co najmniej 10 filmów;

- umieszczenie lub udostępnienie na stronie internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych prowadzonych przez Wykonawcę (Instagram, Facebook) filmów dostarczonych (wskazanych) przez Zamawiającego, co najmniej 10 publikacji wraz z treścią uzgodnioną z Zamawiającym;

- umieszczenie w mediach społecznościowych na profilach prowadzonych przez Wykonawcę postów promujących hasło „Nówka Starówka”, co najmniej 10 takich postów z treścią uzgodnioną z Zamawiającym;

- umieszczenie/udostępnienie informacji o finansowaniu przez Miasto Elbląg drużyn Wykonawcy w postach na Facebooku i Instagramie zapowiadających mecze drużyn Wykonawcy, przynajmniej 10 takich publikacji;

- nagranie przez Wykonawcę i udostępnienie na oficjalnych profilach Wykonawcy w serwisach społecznościowych co najmniej 5 rolek o charakterze informacyjno-promocyjnym z udziałem zawodników i trenerów drużyn dziecięcych i młodzieżowych, treść rolek musi być uzgodniona z Zamawiającym.

5) Prowadzeniu innego typu działań, jakie zapewni Wykonawca w czasie obowiązywania umowy tj:

- ekspozycji logotypu „Elbląg w formie” na tzw. „ściance konferencyjnej” (minimum 2 szt.), która będzie wykorzystywana przez Wykonawcę podczas przygotowywania materiałów filmowych dotyczących udziału w rozgrywkach dziecięcych i młodzieżowych, co najmniej 15 materiałów filmowych;

- nieodpłatnego udziału trenerów Wykonawcy w przedsięwzięciach organizowanych lub współorganizowanych przez Zamawiającego (imprezy, festyny, pokazy itp.), w uzgodnionych wcześniej terminach, nie kolidujących z realizacją procesu szkoleniowego i zawodami piłkarskimi, minimalny udział Wykonawcy w 4 przedsięwzięciach Zamawiającego w całym okresie trwania umowy;

- przeprowadzeniu minimum 10 lekcji WF w elbląskich szkołach podstawowych;

- przeprowadzeniu akcji pn. „Bezpieczny stadion”, promującej właściwe zachowania kibicowskie wśród uczniów elbląskich szkół – minimum 2 wydarzenia;

- zorganizowaniu spotkań z elbląskim seniorami – odwiedziny trenerów i zawodników w domach opieki i innych placówkach wskazanych przez Zamawiającego (przeprowadzenie prostych ćwiczeń fizycznych, wyjścia na spacer itp.) – minimum 6 przedsięwzięć;

3. W ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w sezonie 2025/2026 zgłosić do rozgrywek dzieci i młodzieży prowadzonych przez Warmińsko-Mazurski Związek Piłki Nożnej ilość drużyn odpowiadającą ilości wykazanej w formularzu OFERTA , nie mniejszej niż 7 drużyn i zobowiązany będzie w okresie obowiązywania umowy do:

1) oddelegowania do współpracy z Zamawiającym osoby w zakresie działań promocyjnych realizowanych w ramach niniejszego zamówienia;

2) regularnego kontaktu z Zamawiającym (minimum dwa razy w miesiącu, w formie spotkań, rozmów telefonicznych lub korespondencji mailowej) w celach sprawnego zarządzania współpracą w zakresie objętym przedmiotem zamówienia a przede wszystkim dobrego przepływu informacji pomiędzy stronami);

3) przedstawiania okresowych raportów/sprawozdań (miesięcznych oraz końcowego) potwierdzających wywiązanie się z postanowień umowy wraz z dokumentacją fotograficzną oraz na adres dpit@umelblag.pl. Raporty powinny uwzględniać poniższe wskaźniki:

- liczbę materiałów zamieszczanych na oficjalnej stronie internetowej oraz klubowych portalach społecznościowych (You Tube, Facebook, Instagram, X) w podsumowywanym odcinku czasu;

- liczbę dzieci i młodzieży z Elbląga uczestniczącą w zajęciach organizowanych przez Wykonawcę w podsumowywanym odcinku czasu;

- ilośi meczów rozegranych przez zespoły Wykonawcy uczestniczące w rozgrywkach dziecięcych i młodzieżowych prowadzonych przez Warmińsko-Mazurski Związek Piłki Nożnej oraz turniejach towarzyskich w podsumowywanym odcinku czasu.

4. Szczegółowe obowiązki Wykonawcy oraz warunki wykonania zamówienia zawiera Projekt umowy stanowiący ZAŁĄCZNIK NR 3 do SWZ.