Wykonywanie w okresie 12 miesięcy usług w zakresie wsparcia/utrzymania systemu enova365 (ERP) wraz z aktualizacją licencji na ten system, posiadanych przez zamawiającego

Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia ws. informacji, wymagań technicznych i środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem https://urpl.ezamawiajacy.pl (dalej platforma). Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie:

a) komputer klasy PC lub MAC, wyposażony w pamięć RAM min. 2 GB, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych, tj. MS Windows 10, Mac Os x 10.8, Linux, lub ich nowsze wersje;

b) zainstalowana przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji (np. Internet Explorer 11.0) oraz zainstalowany program obsługujący pliki w formacie pdf, np. Acrobat Reader;

c) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

d) włączona obsługa Java Script.

Składanie ofert wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami, wnoszenie pytań i przekazywanie wyjaśnień treści SWZ, informacji, zawiadomień odbywa się za pośrednictwem platformy. Dopuszczalne jest przesyłanie danych w formie plików o wielkości do 80 MB zapisanych w formatach: pdf, rtf, txt, xps, doc, xls, ppt, docx, xlsx, jpg, jpeg, tif, tiff, zip, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem platformy – przycisk ZADAJ PYTANIE lub zakładka „Korespondencja”. Po wypełnieniu wskazanych pól (dane wykonawcy, temat i treść pytania) oraz podaniu wymaganego kodu weryfikującego z obrazka wykonawca naciska klawisz POTWIERDŹ i uzyskuje potwierdzenie wysłania pytania. Zamawiający za pośrednictwem platformy udzieli wyjaśnień oraz zamieści ewentualne zmiany treści SWZ nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ zamawiający otrzyma do dnia 20 listopada 2025 r. Kontaktowanie się wykonawców jest dopuszczalne poza platformą tylko w niezbędnym zakresie z upoważnionym pracownikiem zamawiającego na e-mail zampubl@urpl.gov.pl. Kompletną dokumentację ofertową, w tym ofertę, oświadczenia i środki dowodowe wykonawca składa pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji wykonawcy, albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby uprawnionej do reprezentacji wykonawcy. Zaleca się składanie na platformie dokumentów w formacie pdf, po ich podpisaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAd ES. Alternatywnie dopuszcza się dokumenty w formacie innym niż pdf, co wymaga oprócz dokumentu podpisanego przez wykonawcę załączenia oddzielnego pliku zawierającego kwalifikowany podpis elektroniczny, albo podpis zaufany lub podpis osobisty.

Wykonywanie w okresie od 22 grudnia 2025 r. do 21 grudnia 2026 r. na rzecz zamawiającego (dalej także Urząd) usług w zakresie wsparcia/utrzymania systemu enova365 (klasa ERP) dalej zwanego system, które obejmują w ww. okresie obowiązywania umowy:

1) dostawy aktualizacji systemu wdrożonego przez zamawiającego, w tym aktualizacja licencji na kolejnych 12 miesięcy od dnia wygaśnięcia posiadanego prawa do aktualizacji użytkowanych licencji; zamawiający posiada bezterminowe licencje w wersji platynowej (nr 8270009) do systemu z terminem obowiązywania gwarancji do 1 stycznia 2026 r. typ i rodzaj licencji: standardowa;

2) świadczenie usług utrzymania systemu w standardzie jego producenta, tj. Soneta sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie oraz wdrożonych u Zamawiającego przez Dr IT Warszawa sp. z o.o. w okresie od 31 maja 2022 r. do 20 grudnia 2025 r., w szczególności w obszarach:

a) księgowość, handel, finanse, płace i środki trwałe - dla potrzeb Biura Finansowo-Księgowego,

b) środki trwałe - dla potrzeb Biura Administracyjno-Gospodarczego,

c) kadry oraz moduł pracownika - dla potrzeb Biura Dyrektora Generalnego;

3) świadczenie usług rozwoju funkcjonalności systemu wdrożonych u zamawiającego przez Dr IT Warszawa sp. z o.o. w okresie od 31 maja 2022 r. do 20 grudnia 2025 r.;

4) świadczenie usług rozwoju obejmujących w szczególności usprawnienie funkcjonalności i automatyzacji pracy w systemie;

5) świadczenie usług szkoleniowych.

Stosownie do treści art. 112 PZP zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

a) zdolności technicznej i zawodowej, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości: należyte wykonanie w okresie od 24 listopada 2022 r. do 24 listopada 2025 r. (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej jednej usługi/umowy na rzecz jednostki sektora finansów publicznych, która trwała nie krócej niż 12 miesięcy, w przedmiocie utrzymania systemu enova365 w zakresie modułów: finanse i księgowość, kadry i płace, portal pracownika, majątek trwały;

b) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, tj. posiadanie statusu autoryzowanego partnera Soneta sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie aktualnego/ważnego na dzień złożenia dokumentu dowodzącego posiadanie takiego statusu, a w przypadku realizacji zamówienia – w całym okresie umowy.

OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, sporządzone zgodnie z treścią załącznika nr 2 do SWZ, dołączone do OFERTY jako aktualne na dzień składania. OŚWIADCZENIE o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o nieobjęciu zakazem udzielania wszelkich zamówień publicznych> sporządzone zgodnie z treścią załącznika nr 2a do SWZ, dołączone do OFERTY jako aktualne na dzień składania. Informacje zawarte w ww. oświadczeniach stanowią potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania.

OŚWIADCZENIE dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu, sporządzone zgodnie z treścią załącznika nr 3 do SWZ, dołączone do OFERTY jako aktualne na dzień składania. Informacje zawarte w tym oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w pkt 2.a, 2.b SWZ.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu wykonawcy, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, oprócz oświadczeń określonych w pkt 3.2 SWZ ww. wykonawca wraz z tymi oświadczeniami i OFERTĄ albo na wezwanie zamawiającego, aktualny dokument lub dokumenty wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, wykonawca składa wraz z OFERTĄ albo na wezwanie zamawiającego:

a) sporządzony według wzoru załącznika nr 4 do SWZ WYKAZ USŁUG wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, tj. od 24 listopada 2022 r. do 24 listopada 2025 r. (a jeżeli okres Prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) usług określonych w pkt 2.a SWZ; w WYKAZIE USŁUG należy podać: przedmiot/zakres umowy, miesiąc i rok rozpoczęcia oraz zakończenia każdej usługi, wartość brutto w złotych danej usługi, a także podmioty (odbiorców), na rzecz których usługi zostały wykonane; należy załączyć dowody, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ws. podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń, określające czy wykazane usługi zostały wykonane należycie;

b) dokument potwierdzający posiadanie aktualnego/ważnego statusu autoryzowanego partnera Soneta sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, jako producenta systemu enova365, tj. spełnienie warunku ustalonego w pkt 2.b SWZ.

Wykonawca ubiegający się o udzielenia zamówienia, zobowiązany jest przed upływem terminu składania ofert wnieść wadium o równowartości 5 000 PLN (słownie złotych: pięć tysięcy). Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach:

• pieniądz wpłacony przelewem na rachunek bankowy zamawiającego NRB 19 1010 1010 0094 1013 9120 0000

• gwarancje bankowe

• gwarancje ubezpieczeniowe

• poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 4 PZP. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, tj. do 23 grudnia 2025 r. Dodatkowe informacje w pkt 3.9 SWZ. O wpłacie wadium przelewem decyduje uznanie wymaganej kwoty na ww. rachunku zamawiającego do upływu terminu składania ofert. Wadium wnoszone w formach innych niż pieniądz musi być ważne w ww. terminie związania ofertą. Zwrot wadium i przesłanki zatrzymania wadium regulują przepisy art. 98 PZP.