Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu

1. Zmiany i wyjaśnienia SWZ oraz inne dokumenty związane z postępowaniem będą udostępniane na stronie postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-36d1f4ba-9aaf-4865-9427-26ed4cd95567

2. Identyfikator postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-36d1f4ba-9aaf-4865-9427-26ed4cd95567

3. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Wyjątkowo dopuszcza się również kierowanie przez Wykonawcę pytań, składanie wniosków, zawiadomień na pocztę elektroniczną

Zamawiającego adres e-mail: kancelaria@poznan.pip.gov.pl

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). Wyjątkowo dopuszcza się również kierowanie przez Wykonawcę pytań, składanie wniosków, zawiadomień na pocztę elektroniczną

Zamawiającego adres e-mail: kancelaria@poznan.pip.gov.pl Maksymalny rozmiar maila (razem z załącznikiem) kierowanego na wskazany wyżej adres mailowy nie może przekroczyć 50 MB., w takiej sytuacji za datę złożenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę wpływu na adres poczty elektronicznej Zamawiającego (decydujące znaczenie będzie miała data otrzymania wiadomości przez system pocztowy

Zamawiającego).

3. Zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty związane z postępowaniem będą udostępniane na stronie tytułowego postępowania wskazanej w rozdziale II SWZ.

4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu opisane zostały w:

regulaminie korzystania z Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/

Szczegółowe informacje dotyczące korzystania z Modułu Ofert i Wniosków oraz nadawania uprawnień w tym zakresie dostępne są w Komponencie Edukacyjnym na Platformie e-Zamówienia w Instrukcji użytkownika. Interaktywne instrukcje do wszystkich funkcjonalności platformy e-Zamówień dostępne są z poziomu Centrum Pomocy – instrukcje interaktywne.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

 administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Okręgowy Inspektor Pracy w Poznaniu z siedzibą: ul. Marcelińska 90, 60-324 Poznań, tel. 61/628 40 00,  administrator powołał inspektora ochrony danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@poznan.pip.gov.pl;

 Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, numer postępowania PZ-POR-A-213.3.8.2025, oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji przedmiotu zamówienia poprzez zawarcie umowy.

 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych.

 Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

 obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

 w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

 posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;*

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

 nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmiana postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się tylko jednym kryterium wyboru – cena brutto oferty. (Cena brutto oferty – 100%)

2. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną ofertową brutto.

3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie PZP oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej kryterium wyboru.

Do oferty należy dołączyć : 1.oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postepowania i spełnianiu warunku udziału w postępowaniu (załącznik nr 2 do SWZ), oświadczenie składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) Wykonawca załącza kilka oświadczeń, w zależności od wystąpienia sytuacji opisanej poniżej w pkt 2.lub w pkt 3.

2. jeśli dotyczy - WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA - W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa powyżej w pkt 2.1, wraz z ofertą, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (każdy podmiot wypełnia i podpisuje odrębny formularz). Oświadczenie to ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych Wykonawców powyższe wykazuje.

3. jeśli dotyczy - pełnomocnictwo. W przypadku podpisywania wszelkich oświadczeń, dokumentów, formularza ofertowego przez osobę nie będącą umocowanym przedstawicielem wykonawcy do wykonywania czynności prawnych – wykonawca składa wraz z ofertą pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo do złożenia ofert powinno posiadać taką samą formę jak oferta, tj. składa się je w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym oraz przekazuje w oryginale.

4. jeśli dotyczy - w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagane jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowaniu ich w postepowaniu i zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Do oferty winno być dołączone stosowne pełnomocnictwo (w formie jak wyżej). Jeżeli oferta podmiotu wspólnego zostanie wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

5. jeśli dotyczy - w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy, według wzoru stanowiącego zał. nr 4 do SWZ.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień Umowy w następujących przypadkach:

1) niezbędna jest zmiana terminu realizacji umowy w przypadku zaistnienia okoliczności lub zdarzeń uniemożliwiających realizację umowy w wyznaczonym terminie, o ile ich powstanie nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Wykonawcy; zmianie może ulec termin realizacji Umowy o okres trwania zdarzenia lub okoliczności, o których mowa powyżej, a które uniemożliwiają realizację przedmiotu umowy zgodnie z jej treścią i w sposób należyty;

2) w przypadku zaistnienia innych okoliczności, bez względu na ich charakter, w tym leżących po stronie Zamawiającego, skutkujących niemożliwością wykonania lub należytego wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami, o ile ich pojawienie się nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Wykonawcy, w tym o charakterze prawnym, organizacyjnym, ekonomicznym, administracyjnym lub technicznym, możliwa jest uzasadniona tymi okolicznościami zmiana: sposobu wykonania umowy oraz zakresu przedmiotu umowy, w tym wyłączenia części przedmiotu umowy oraz zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy odpowiednio do okresu trwania przeszkody, która uniemożliwia realizację przedmiotu umowy, zgodnie z jej treścią i w sposób należyty;

3) zmiany cenników Wykonawcy, w trybie przewidzianym ustawą Prawo Pocztowe, zaakceptowanych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej;

4) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na realizację przedmiotu umowy, w tym zmian w zakresie obowiązku korzystania przez Zamawiającego z e-Doręczeń;

5) zmian organizacyjnych leżących po stronie Zamawiającego, w tym zmian w strukturze organizacyjnej;

6) zmiany miejsca świadczenia usługi odbioru przesyłek w przypadku zmiany lokalizacji Zamawiającego;

7) wystąpienia siły wyższej (siła wyższa – zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych, w szczególności powódź, pożar, trzęsienie ziemi i inne klęski żywiołowe, epidemie, pandemie) – w zakresie dostosowania umowy do zmian nią spowodowanych;

8) w przypadku zaistnienia innych okoliczności, bez względu na ich charakter, w tym leżących po stronie Zamawiającego, skutkujących niemożliwością wykonania lub należytego wykonania umowy, o ile ich pojawienie się nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Wykonawcy, w tym o charakterze prawnym, organizacyjnym, ekonomicznym lub technicznym możliwa jest uzasadniona tymi okolicznościami zmiana sposobu wykonania umowy w zakresie pozwalającym na wykonanie usług w sposób należyty. 2. Zamawiający przewiduje dokonanie zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy za realizację umowy, w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:

1) zmian w przepisach w zakresie stawki podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego;

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 773 ze zm.);

3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

4) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 427 ze zm.). - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.