Świadczenie usług opiekuńczych dla mieszkańców Gminy Firlej w roku 2026

1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający określa sposób przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji: za pośrednictwem platformy znajdującej się pod adresem https://firlej.ezamawiajacy.pl w zakładce Korespondencja.

2. Pytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link: https://firlej.ezamawiajacy.pl Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem.

3. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://firlej.ezamawiajacy.pl.

4. Za datę złożenia oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanych na adres e-mail Zamawiającego przyjmuje się datę dostarczenia wiadomości na adres e-mail Zamawiającego. Za datę wpływu oświadczeń wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanych przez Platformę zakupową przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

5. Wymagania dotyczące zasad rejestracji oraz minimalnych parametrów technicznych wymaganych od Wykonawcy przy wykorzystywaniu systemu do elektronicznej komunikacji z Wykonawcami:

a) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Gminy Firlej; https://firlej.ezamawiajacy.pl, lub https://oneplace.marketplanet.pl;

b) Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”;

c) rejestracja konta następuje poprzez: kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych;

d) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji.

6. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące systemu dostępnego pod adresem https://firlej.ezamawiajacy.pl:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

b) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

d) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;

2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „Świadczenie usług opiekuńczych dla mieszkańców Gminy Firlej w roku 2026” prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;

3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173 ) dalej „ustawa Pzp”;

4) odbiorcą danych osobowych Wykonawcy będzie spółka Otwarty Rynek Elektroniczny S. A. siedzibą w Warszawie (02-672) przy ul. Domaniewskiej 49, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000041441, REGON: 017282436, NIP: 526-25-35-153, jako właściciel Platformy Zakupowej, na której Gmina Firlej prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działającą pod adresem: https://firlej.ezamawiajacy.pl

5) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) Wykonawca posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

9) Wykonawcy nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.

Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług na potrzeby zadania własnego gminy, określone w art. 50 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1214 z późn. zm.) polegające na świadczeniu usług opiekuńczych dla osób potrzebujących w miejscu ich zamieszkania, z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych.

2. Szacowana ilość godzin usług opiekuńczych w okresie wykonywania zamówienia wynosi 4240 godzin.

3. Usługi opiekuńcze i ich zakres uzależnione są od sytuacji osoby objętej opieką szczególności polegają na wspieraniu w różnych strefach życia, w tym:

1) wsparcia osoby potrzebującej w czynnościach samoobsługowych, w tym utrzymaniu higieny osobistej;

2) wsparcia osoby potrzebującej w prowadzeniu gospodarstwa domowego i wypełnianiu ról w rodzinie;

3) wsparcia osoby potrzebującej w przemieszczaniu się poza miejscem zamieszkania;

4) wsparcia osoby potrzebującej w podejmowaniu aktywności życiowej i komunikowaniu się z otoczeniem.

4. Ogólny zakres czynności możliwych do realizacji w ramach usług opiekuńczych został określony w załączniku nr 2 do SWZ.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

1) w zakresie zdolności występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie;

2) w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie;

3) w zakresie sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie;

4) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający określa minimalne poziomy zdolności dotyczące posiadania niezbędnego doświadczenia oraz potencjału technicznego Wykonawcy, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości:

a) Wykonawca musi legitymować się zdolnością techniczną lub zawodową w zakresie usług zgodnych z przedmiotowym zamówieniem. W tym celu powinien wykazać się łącznie co najmniej 24 miesięcznym doświadczeniem w zakresie świadczenia usług opiekuńczych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Zamawiający nie dopuszcza sumowania doświadczenia nabytego w tym samym okresie w różnych podmiotach;

b) Wykonawca dysponuje lub będzie dysponować co najmniej 10 opiekunami skierowanymi do realizacji przedmiotu zamówienia, z których każda spełnia następujące minimalne wymagania:  posiada dokument potwierdzający uzyskanie kwalifikacji w następujących zawodach i specjalnościach: asystent osoby niepełnosprawnej, opiekun osoby starszej, opiekun medyczny, pedagog, psycholog, terapeuta zajęciowy, pielęgniarka, siostra PCK, fizjoterapeuta lub  posiada co najmniej 6-miesięczne, udokumentowane doświadczenie w udzielaniu bezpośredniej pomocy osobom, w tym z niepełnosprawnościami np. doświadczenie zawodowe, udzielanie wsparcia osobom wymagającym wsparcia, w tym z niepełnosprawnościami i/lub opiece w formie wolontariatu oraz  biegle posługuje się językiem polskim. Zamawiający poprzez biegłe posługiwanie się językiem polskim przez opiekuna rozumie sprawne i skuteczne komunikowanie się z osobami korzystającymi z usług, z osobami z ich otoczenia, personelem medycznym i personelem pomocy społecznej. Ponadto opiekun powinien posiadać umiejętność sprawnego i rzetelnego prowadzenia w języku polskim dokumentacji;  jest sprawny fizycznie i intelektualnie (w przypadku posiadania stopnia niepełnosprawności, stwierdzona niepełnosprawność nie może ograniczać zdolności pracy);  posiada zaświadczenie o niekaralności oraz nie figuruje w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – w odniesieniu do opiekuna świadczącego usługi na rzecz dzieci do 16. roku życia z orzeczeniem o niepełnosprawności.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu Zamawiający żąda następujących dokumentów, które Wykonawca składa wraz z ofertą:

a) oświadczenie wstępne o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):

c) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Jeżeli Zamawiający posiada te dokumenty lub może je uzyskać za pomocą bezpłatnych ogólnodostępnych baz danych zgodnie z art. 127 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp nie będzie wzywał do ich złożenia o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych środków;

d) jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o których mowa w ust. c składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on winnej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

e) jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. d, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy;

f) dokumenty, o których mowa w ust. e, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem;

g) oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia z postępowania, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 10 do SWZ.

1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału Zamawiający żąda następujących dokumentów, które Wykonawca składa wraz z ofertą:

a) oświadczenie wstępne o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):

a) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Należy złożyć wypełniony i podpisany załącznik nr 8 do SWZ wraz z dowodami o których mowa powyżej.

W wypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania niniejszego warunku przedstawi dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach innych niż PLN, Zamawiający przeliczy je na PLN. Do przeliczenia zostanie zastosowany wyliczony i ogłoszony przez Narodowy Bank Polski bieżący kurs średni wymiany na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w którym zostanie on opublikowany.

Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi Wykonawcami w ramach konsorcjum, powyższy wykaz dotyczy usług faktycznie przez niego wykonanych;

b) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, wykształcenia i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – załącznik nr 9 do SWZ.

Zamawiający wymaga, aby osoby wskazane w wykazie osób brały udział w realizacji przedmiotu zamówienia i w sposób bezpośredni odpowiadały za realizację przedmiotu zamówienia;

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:

1) Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ – Wykonawca podaje cenę oferty oraz wskazuje informacje niezbędne do dokonania oceny oferty;

2) Oświadczenie wstępne o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania - do wykorzystania wzór stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ;

3) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy) - do wykorzystania wzór stanowiący Załącznik nr 7 do SWZ;

4) Zobowiązanie podmiotu do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres ich korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (jeżeli dotyczy).

5) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby (jeżeli dotyczy).

6) Potwierdzenie umocowania do działania w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby:

a) Zamawiający w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania, żąda złożenia wraz z ofertą odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;

b) Wykonawca lub podmiot udostępniający zasoby nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w lit a), jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów;

c) jeżeli w imieniu Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w lit a), zamawiający żąda od Wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;

7) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia, albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

a) oświadczenie o których mowa w rozdziale IX pkt 1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia;

b) w przypadku, o którym mowa w Rozdziale X pkt 1 wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie należy złożyć wg wymogów załącznika nr 7 do SWZ. Oświadczenie to jest podmiotowym środkiem dowodowym.

3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.