Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Myśliborzu oraz filii Wydziału Komunikacji w Barlinku w 2026 roku

1. W przedmiotowym postępowaniu Pełnomocnik Zamawiającego dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji:

1) Elektronicznie na adres e-mail: sekretariat@cuwmysliborz.pl lub za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://cuwmysliborz.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”.

2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Pełnomocnika Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Pełnomocnika Zamawiającego przed upływem tego terminu (w godzinach pracy Pełnomocnika Zamawiającego, w dni robocze). Za moment wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanym na adres e-mail Pełnomocnika Zamawiającego przyjmuje się moment dostarczenia wiadomości na adres e-mail Pełnomocnika Zamawiającego. Za moment wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich złożenia na Platformie.

3. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem ust. 8 niniejszego Rozdziału;

1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Centrum Usług Wspólnych Powiatu Myśliborskiego; https://cuwmysliborz.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.

3) Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Pełnomocnik Zamawiającego zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w postaci elektronicznej.

Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.

4) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Pełnomocnikiem Zamawiającego a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”.

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków w niniejszej pozycji Pełnomocnik Zamawiającego nie miał możliwości zamieszczenia wszystkich danych. Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale XII SWZ.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Usług Wspólnych Powiatu Myśliborskiego

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@cuwmysliborz.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P. Z. P.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P. Z. P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy P. Z. P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Z uwagi na ograniczoną ilość znaków w niniejszej pozycji Pełnomocnik Zamawiającego nie miał możliwości zamieszczenia wszystkich danych. Szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale II SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Myśliborzu oraz filii Wydziału Komunikacji w Barlinku w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ich ewentualnych zwrotów do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi. Szacowane ilości przesyłek znajdują się w załączniku nr 1a do SWZ.

2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał internetową aplikację, która pozwoli usprawnić proces nadawania przesyłek krajowych i zagranicznych. Aplikacja powinna umożliwić:

1) elektroniczny proces przygotowania przesyłek,

2) generowanie dokumentów nadawczych,

3) szybkie przygotowanie większej ilości przesyłek,

4) tworzenie książki adresowej – łatwe zarządzanie własną bazą odbiorców (adresatów),

5) dostęp do pełnej dokumentacji związanej z obsługą przesyłek,

6) przygotowanie raportów xls i PDF,

7) elektroniczną komunikację: klient – opiekun handlowy,

8) elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej,

9) oszczędność kosztów związanych z obsługą przesyłek. Dzięki ww. aplikacji odbiór przesyłki przez Adresata potwierdzany jest elektronicznie.

3. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w Polsce i poza granicami kraju.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość nadania przesyłek nieujętych w kalkulacji cenowej, która stanowi załącznik nr 1 A do SWZ. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w ww. załączniku, podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące na dzień, nadania przesyłek. Wartość poniesionych opłat za przesyłki, o których mowa w zd. 1 nie może przekroczyć 10% przewidywanego wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1 – wzór umowy. Opłaty poniesione za przesyłki, o których mowa w zd. 1 pomniejszają kwotę przewidywanego wynagrodzenia brutto, określonego w § 3 ust. 1 – wzór umowy.

5. Wykaz przesyłek stanowi załącznik nr 1 A do SWZ – Kalkulacja cenowa. Ilość przesyłek w ramach świadczonych usług jest szacunkowa i może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych przesyłek. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek w ramach poszczególnych rodzajów przesyłek nie stanowi zmiany umowy.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64114000-8 - Usługi okienka pocztowego

64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie

1) Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Pełnomocnik Zamawiającego uzna, że Wykonawca posiada wymagane przepisami prawa uprawnienia do prowadzenia działalności zawodowej, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru operatorów pocztowych, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025, poz. 366, ze zm.) W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia, ww. wpis muszą posiadać wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, którzy w ramach realizacji zamówienia wykonywać będą czynności wymagające posiadania ww. uprawnień.

2) Zdolności techniczne lub zawodowe: Pełnomocnik Zamawiającego uzna, że wykonawca posiada wymagane zdolności techniczne lub zawodowe zapewniające należyte wykonanie zamówienia, jeżeli Wykonawca wykaże, że wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających lub ciągłych, również wykonuje należycie, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych realizowanych nieprzerwanie (w sposób ciągły) przez okres co najmniej 6 miesięcy oraz o wartości minimum 108.000,00 zł netto, zrealizowanej na podstawie jednej umowy.

1) wypełniony formularz oferty – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ,

2) kalkulacja cenowa – zgodnie z załącznikiem nr 1 A do SWZ,

Uwaga! Niedołączenie do oferty integralnego załącznika nr 1a stanowiącego „kalkulację cenową” będzie skutkowało odrzuceniem oferty Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 ustawy Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.

3) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ,

4) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – zgodnie z Załącznikiem nr 2a do SWZ,

Uwaga! Część załącznika nr 2a do SWZ dotyczącą polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby wypełnia się tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

5) dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentacji tj.

(1) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru,

(2) pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych

UWAGA! Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli Pełnomocnik Zamawiającego może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w załączniku nr 2 do SWZ

6) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby może być zastąpione innym podmiotowym środkiem dowodowym potwierdzającym, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tego podmiotu;

Uwaga! Ww. dokument należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

7) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynikać będzie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ.

1) Dokument potwierdzający posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności zawodowej tj. zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.

2) Wykaz wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, również wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. – załącznik nr 3a do SWZ

3) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

UWAGA! Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli Pełnomocnik Zamawiającego może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w załączniku nr 2 do SWZ

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 pkt. 3 i 4 SWZ oraz ust. 5 pkt 3 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zawierają w ofercie oświadczenie, z którego wynikać będzie jaki zakres przedmiotu zamówienia wykonywać będą poszczególni Wykonawcy.

6. W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

1. Zmiana Umowy może nastąpić w następujących przypadkach i w następującym zakresie:

1) zmiana umowy polegającą na zmianie początkowej daty terminu realizacji Przedmiotu Umowy w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających zawarcie umowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2024 poz. 1320, ze zm.) – przed dniem 01.01.2025 r. w takim wypadku początkową datą obowiązywania Umowy i początkiem terminu realizacji Przedmiotu Umowy będzie dzień jej zawarcia.

2) zmiany polegającej na dopuszczeniu do wykonywania części zamówienia (zakresu prac) podwykonawcy, który nie został wskazany w ofercie po wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego (zmiana niewymagająca sporządzania aneksu)

3) zmiany polegającej na dopuszczeniu do wykonywania przez podwykonawców tej części zamówienia (zakresu prac), która nie została wskazana w ofercie do podzlecenia po wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego (zmiana niewymagająca sporządzania aneksu),

4) zmiany albo rezygnacji z Podwykonawcy, na zasoby którego Wykonawca powoływał się na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu pod warunkiem, że Wykonawca wykaże Zamawiającemu, iż proponowany inny Podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na zasoby którego wykonawca powoływał się w trakcie prowadzonego postępowania oraz brak jest podstaw do wykluczenia proponowanego podwykonawcy (zmiana niewymagająca sporządzania aneksu); Z uwagi na ograniczoną ilość znaków w niniejszej pozycji Pełnomocnik Zamawiającego nie miał możliwości zamieszczenia szczegółowych danych. Szczegółowe informacje znajdują się w paragrafie 5 załącznika nr 3 do SWZ.