Dostawa i wdrożenie systemu repertoryjno-biurowego w komórkach organizacyjnych Sądu Rejonowego w Słubicach wraz z usługą opieki autorskiej

1) Z zastrzeżeniem art. 61 ust. 2 ustawy, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym oferty oraz wszelkie oświadczenia, wnioski (w tym o wyjaśnienie treści SWZ), zawiadomienia i informacje przekazywane są przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

2) Korespondencja przekazana zamawiającemu w inny sposób (np. listownie, mailem) nie będzie brana pod uwagę. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sekretariat@slubice.sr.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

3) Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

1) Ofertę i oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacja zamieszczona w zakładce „Centrum Pomocy”.

3) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

4) Sposób sporządzania i przekazywania dokumentów elektronicznych (w tym dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, tzw. odwzorowanie cyfrowe) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”).

5) Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. (zw. dalej „Rozporządzeniem w sprawie

Krajowych Ram Interoperacyjności”), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

6) Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

a) w formatach danych określonych w przepisach Rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści „Formularza do komunikacji”).

7) Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

8) Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań, zawiadomień i zadawanie pytań. „Formularze do komunikacji” umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

Ze względu no ograniczoną ilość znaków dalsze informacje zawarte są w SWZ.

1) W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający, w zależności od potrzeb, przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji (zamówienia opcjonalnego), o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy.

2) Zakres opcji obejmuje zwiększenie liczby migrowanych spraw z istniejącego systemu repertoryjno-biurowego do nabywanego systemu, maksymalnie do 30%, względem liczby spraw określonej w opisie przedmiotu zamówienia, jako maksymalna.

3) Zamawiający ma prawo skorzystać z prawa opcji w okresie do 24 miesięcy od dnia podpisania umowy. W przypadku, kiedy realizacja zamówienia opcjonalnego będzie wykraczała poza okres, na jaki została zawarta umowa, termin jej realizacji wydłuża się o czas realizacji zamówienia opcjonalnego.

4) O zamiarze skorzystania z prawa opcji, zamawiający poinformuje każdorazowo wykonawcę odrębnym oświadczeniem, a następnie złoży „Polecenie realizacji zamówienia”.

5) Wykonawca każdorazowo zrealizuje zamówienie w terminie 30 dni, liczonym od dnia otrzymania „Polecenia realizacji zamówienia”, o którym mowa w ppkt 4.

6) Brak stosownego oświadczenia, złożonego przez zamawiającego w okresie wskazanym w ppkt 3 świadczy o rezygnacji z zamówienia opcjonalnego.

7) Wykonawcy zobowiązani są do realizacji zamówienia przewidzianego prawem opcji na warunkach opisanych w SWZ i projekcie umowy. W przypadku skorzystania przez zamawiającego z prawa opcji wykonawca zobowiązany jest do stosowania takich samych cen jednostkowych, jak wskazane w ofercie wykonawcy.

8) Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem zamawiającego. Nieskorzystanie przez zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do zamawiającego.

9) Wykonawcy powinni złożyć oferty obejmujące cały zakres przedmiotu zamówienia (zamówienie gwarantowane i opcjonalne). Niedopełnienie tego wymogu skutkuje odrzuceniem oferty.

1. Podmiotowe środki dowodowe wymagane przez zamawiającego które należy złożyć składając ofertę:

a) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia wraz z oświadczeniem podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzającym brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ). Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby może być zastąpione innym podmiotowym środkiem dowodowym potwierdzającym, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tego podmiotu;

Uwaga! Ww. dokument należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

b) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wskazujące, które usługi, wykonają poszczególni wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

Uwaga! Ww. dokument należy złożyć w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia.

2. Podmiotowe środki dowodowe wymagane przez zamawiającego, które należy złożyć na wezwanie, o którym mowa w art. 274 ust.

- wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, również wykonywanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie; przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ.

Dokumenty wymagane przez zamawiającego, które należy złożyć składając ofertę:

1) formularz oferty, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ wraz z podaniem nazwy oferowanego systemu repertoryjno-biurowego.

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu (odpowiednio: wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby) jest umocowana do jego reprezentowania; wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w załączniku nr 1 do SWZ (formularz oferty) dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

3) pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2)

4) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ; Uwaga! W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z wykonawców.

5) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ; Uwaga! W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z wykonawców, w zakresie, w jakim wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6) oświadczenie wykonawcy o poleganiu na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ; Uwaga! Ww. dokument należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

7) oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 i 3 do SWZ). Uwaga! Ww. dokument należy złożyć tylko wtedy, gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy.

2. Pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 1 należy dołączyć do oferty.

3. Wszelką korespondencję w postępowaniu zamawiający kieruje do pełnomocnika.

4. Wspólnicy spółki cywilnej są wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt 1 – 3.

5. Przed zawarciem umowy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą mieli obowiązek przedstawić zamawiającemu kopię umowy regulującej współpracę tych wykonawców, zawierającą, co najmniej:

1) zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem realizację przedmiotu zamówienia,

2) określenie zakresu działania poszczególnych stron umowy,

3) czas obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia.

1. Wykonawca nie może przenosić wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zamawiającego.

2. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć realizacji umowy innemu Wykonawcy ani też przelać na niego swoich praw wynikających z umowy, pod rygorem odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności i naliczenia z tego tytułu kary umownej, określonej w § 15 ust. 1 umowy.

3. W razie naruszenia przez Wykonawcę postanowień zawartych w ust. 1. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności. Postanowienia § 15 ust. 1 umowy nie mają w takim wypadku zastosowania.

4. Zamawiający, przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o poniższych okolicznościach, w zakresie terminu realizacji przedmiotu umowy w przypadku:

1) uzasadnionym zmianą przepisów prawa lub wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy, przy zachowaniu przez niego należytej staranności, skutkujących niemożnością dotrzymania terminu realizacji przedmiotu umowy,

2) wstrzymania przez Zamawiającego wykonania prac niewynikających z okoliczności leżących po stronie Wykonawcy (nie dotyczy okoliczności wstrzymania wykonywania dostawy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zawinionych przez Wykonawcę),

3) wystąpienia siły wyższej, czyli zdarzenia zewnętrznego, którego skutków nie da się przewidzieć;

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 4 wynagrodzenie Wykonawcy zostanie naliczone proporcjonalnie do wielkości zamówienia.

6. W przypadku zmiany terminu, o którym mowa w ust. 4 pkt. 1 termin ten może ulec przedłużeniu, jednak nie dłużej, niż o czas trwania tych okoliczności.

7. Postanowienia wymienione w ust. 4 stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę, lecz nie stanowią one zobowiązania Zamawiającego na ich wprowadzenie.

8. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w zakresie wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany:

1) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2207 ze zm.),

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 427), - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

9. Zmiana wysokości wynagrodzenia, na podstawie ust. 8 obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmian, o których mowa odpowiednio w ust. 8 pkt 1-4. Wykonawca najpóźniej w terminie 30 dni od wejścia w życie zmian, o których mowa w ust. 8 pkt 2-4, złoży oświadczenie, o którym mowa w ust. 14. W przypadku niezłożenia oświadczenia w tym terminie, zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia jego złożenia.

10. W wypadku zmiany, o której mowa w ust. 8 pkt 1, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona z uwzględnieniem aktualnej stawki podatku VAT. Dalsze postanowienia zawarte są w SWZ.