Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Gminy Tczew

1. W postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@gmina-tczew.pl (nie dotyczy składania ofert w postępowaniu).

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

3. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

4. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r., sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

5. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r., przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: 1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (i przekazuje się jako załącznik), lub 2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

6. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub ww. rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

7. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

1. Klauzula informacyjna dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i

Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO, administrator informuje, iż:

1) Administrator Danych Osobowych Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Tczew, z siedzibą przy ul. Lecha 12, 83-110 Tczew.

2) Inspektor Ochrony Danych. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania swoich danych osobowych w zakresie działania Administratora, a także przysługujących uprawnień, można skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych – p. Adrianą Głuchowską za pomocą adresu e –mail: iod@gminatczew.pl oraz numeru telefonu: 696 011 969.

3) Cel oraz podstawa prawna przetwarzania. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celach związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, polegającego na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Gminy Tczew, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji.

4) Prawa osób, których dane są przetwarzane. Zgodnie z RODO,przysługuje Pani/Panu prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, prawo żądania ich sprostowania (poprawienia). Powyższe żądania można przesłać na adres wskazany w pkt 3.1 rozdziału V SWZ. Ponadto, zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

5) Okres przechowywania. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność, a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6) Odbiorcy danych. Odbiorcami

Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

7) Dobrowolność podania danych osobowych. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.

8) Profilowanie. Informujemy, że nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

1.1 Przedmiotem zamówienia dla części I - przesyłki listowe i paczki pocztowe, jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrot do Zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe. 1.1.1 Zakres zamówienia obejmuje m.in.:

1) przesyłki nierejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (zwykłe);

2) przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (zwykłe priorytetowe);

3) przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym (polecone);

4) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (polecone priorytetowe);

5) zwrotne potwierdzenie odbioru;

6) elektroniczne potwierdzenie odbioru (EPO):

- usługa EPO świadczona jest tylko i wyłącznie w obrocie krajowym,

- usługa EPO świadczona jest łącznie z usługą przesyłka listowa polecona,

- w razie zwrotu do Zamawiającego przesyłki listowej rejestrowanej w obrocie krajowym nadanej z usługą elektroniczne potwierdzenie odbioru, opłata za EPO nie podlega zwrotowi,

- warunkiem korzystania z EPO jest przekazywanie przez Zamawiającego elektronicznej informacji o zamiarze nadania przesyłek z EPO za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Wykonawcy,

- usługa EPO realizowana jest zgodnie z zasadami świadczenia usługi obowiązującymi u Wykonawcy;

7) przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym obszar Europy (zwykłe priorytetowe);

8) przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym poza obszar Europy (zwykłe priorytetowe);

9) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym obszar Europy (polecone priorytetowe);

10) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym poza obszar Europy (polecone priorytetowe);

11) paczki rejestrowane niebędące paczkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym;

12) paczki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym (priorytetowe);

13) usługę „zwrot niedoręczonej przesyłki rejestrowanej do siedziby zamawiającego" w obrocie krajowym;

14) usługę „zwrot niedoręczonej paczki rejestrowanej do siedziby zamawiającego" w obrocie krajowym”. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I postępowania został zawarty w Rozdziale V SWZ oraz w załączniku nr 5 do SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia dla części II - przesyłki kurierskie, jest świadczenie usług kurierskich oraz zwrot do Zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia w rozumieniu ustawy- Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2025 r. poz.366 z późn. zm.). 1.1 Zakres zamówienia obejmuje m.in.:

1) przesyłki kurierskie na jutro do godz. 09:00 w obrocie krajowym,

2) usługę „zwrot niedoręczonej przesyłki kurierskiej na jutro do godz. 09:00 w obrocie krajowym”,

3) przesyłki kurierskie na jutro do godz. 12:00 w obrocie krajowym,

4) usługę „zwrot niedoręczonej przesyłki kurierskiej na jutro do godz. 12:00 w obrocie krajowym”,

5) przesyłki kurierskie standardowe w obrocie krajowym,

6) usługę „zwrot niedoręczonej przesyłki kurierskiej standardowej w obrocie krajowym”,

7) przesyłki kurierskie w obrocie zagranicznym (obszar Europy),

8) usługę „zwrot niedoręczonej przesyłki kurierskiej w obrocie zagranicznym (obszar Europy)”.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II postępowania został zawarty w Rozdziale V SWZ oraz w załączniku nr 6 do SWZ.

1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa powyżej składa dokumenty określone w pkt 4.1.a) rozdziału XIX SWZ.

1. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą, tj.: interaktywnym formularzem oferty udostępnionym przez Zamawiającego na Platformie e-Zamówienia i zamieszczonego w podglądzie postępowania w zakładce ,,Informacje podstawowe'' niżej wymienione oświadczenia i dokumenty:

1) Formularz cenowy, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 1a i/lub 1b do SWZ (w zależności od części, na którą Wykonawca składa ofertę - I i/lub II). Niezłożenie wraz z interaktywnym Formularzem oferty Formularza cenowego skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2) Oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, sporządzone na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ,

3) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (jeżeli dotyczy), sporządzone na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ,

4) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy) w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego dla ustanowionego przez nich pełnomocnika (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. wspólników spółki cywilnej, konsorcjum), oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 2 do SWZ) składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

4. Rozdział XII SWZ, tj. Opis sposobu przygotowania i składania oferty stosuje się odpowiednio do składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zmiany postanowień umowy są dopuszczalne w zakresie:

1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w Formularzu cenowym, który stanowi załącznik nr 1 do umowy ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;

2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;

3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.;

4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego: cz. I: (np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w formie elektronicznej, spełniającym wymogi zawarte w odpowiednich przepisach), - cz. II: (np. pobranie, zwrotne potwierdzenie odbioru, itp.) ;

5) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy, o których mowa w załączniku nr 2 do umowy, z zachowaniem 6 godzinnego czasu pracy od poniedziałku do piątku;

6) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w zał. nr 2 do umowy, ze względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;

7) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej w danej miejscowości, Wykonawca zgłosi pisemnie ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie poinformowany przez Wykonawcę na piśmie;

8) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z realizacją umowy.

2. Do zmian umowy mają zastosowanie zapisy art. 15 r Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany ustaleń w umowie bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia jeżeli konieczność zmiany umowy, w tym w szczególności zmiany wysokości ceny, spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, o ile zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy a wzrost ceny spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50% wartości pierwotnej umowy.

4. Dopuszczalna jest zmiana umowy na podstawie art. 455 ust.1 pkt 1 ustawy Pzp, w tym w sytuacjach jak niżej:

1) konieczność zmiany terminu umownego w następujących sytuacjach:

a) z powodu okoliczności siły wyższej;

b) z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu umowy, które to działanie nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron;

c) z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego;

d) z powodu zaistnienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności spowodowanych sytuacją finansową, zdolnościami płatniczymi lub warunkami organizacyjnymi lub okolicznościami, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili zawarcia umowy;

2) zmiany odpowiednich zapisów umowy, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego;

3) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów publicznych – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego.

5. Szczegółowy rodzaj i zakres zmian oraz warunki ich wprowadzenia zostały określone w § 9 Załącznika nr 4 do SWZ dla części I i II.