Dostawa papieru kserograficznego i materiałów biurowych na potrzeby Prokuratury Okręgowej w Gdańsku

W postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://pogda.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja”. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku awarii Systemu lub niedostępności Systemu, uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego poprzez System, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: adriana.buczkowska@prokuratura.gov.pl (nie dotyczy składania ofert). Zamawiający dopuszcza przekazywanie przez strony postępowania oświadczeń oraz informacji za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://pogda.ezamawiajacy.pl. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Prokuratury Okręgowej w Gdańsku https://pogda.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl, Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta.

Rejestracja konta następuje automatycznie poprzez podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym) lub kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych, Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem sekcji „Korespondencja”, W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, należy kontaktować się z dostawcą Platformy zakupowej - Marketplanet. Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem,

3) Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

a) Stały dostęp do sieci Internet:

b) Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

d) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie.pdf;

Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu. Formularz ofertowy oraz pozostałe dokumenty Wykonawca składa podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Szczegółowe informacje zawarte są w Rozdziale 11 SWZ.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prokuratura Okręgowa w Gdańsku, z siedzibą przy ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk;

2) Inspektorem ochrony danych osobowych w Prokuraturze Okręgowej w Gdańsku jest Paweł Szkulimowski adres e-mail: pawel.szkulimowski@prokuratura.gov.pl, tel. 058 30-40-135 ;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) Posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ,

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

9) Nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa papieru kserograficznego w forma A3 i A4 na potrzeby Prokuratury Okręgowej w Gdańsku. Szczegółowy opis zamówienia zawiera Załącznik nr 2 A do SWZ. Artykuły, które stanowią przedmiot zamówienia muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad fizycznych oraz prawnych oraz roszczeń osób trzecich, nie mogą nosić znamion użytkowania oraz muszą być pełnowartościowe w pierwszym gatunku, w tym bez odkształceń, nieuszkodzone mechanicznie, kompletne. Artykuły muszą być opakowane oryginalnie, opakowania muszą być nienaruszone, posiadać zabezpieczenia zastosowane przez producenta oraz znaki identyfikujące produkt. Dostawa artykułów odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00, transportem i na koszt Wykonawcy, wraz z wyładunkiem i wniesieniem do miejsca wskazanego przez uprawnionego pracownika Zamawiającego. Miejscem dostawy artykułów będą poniżej wskazane siedziby Zamawiającego:

1) Prokuratura Okręgowa w Gdańsku, ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk,

2) Prokuratur Rejonowych w Gdańsku ul. Piekarnicza 10, 80-126 Gdańsk,

3) Prokuratury Rejonowej w Gdyni: ul. 10 Lutego 39, 81-969 Gdynia oraz ul. Jana z Kolna 8 B, 81-364 Gdynia,

4) Prokuratury Rejonowej w Sopocie ul. Grottgera 3-5, 81-809 Sopot 5) Prokuratury Rejonowej w Pruszczu Gdańskim ul. Wojska Polskiego 7 b, 83-000 Pruszcz Gdański.

1. Zamawiający przewiduje prawo opcji na wskazanych poniżej zasadach:

1) prawo opcji może obejmować wszystkie rodzaje artykułów, które zostały opisane w Załączniku nr 2 A do wysokości 20 % wartości zamówienia podstawowego,

2) w czasie obowiązywania umowy Zamawiający będzie mógł zakupić mniejszą liczbę danego artykułu opisanego w załączniku nr 2 A do wysokości 20 % wartości zamówienia podstawowego,

3) wszystkie wymagania zawarte w umowie i SWZ dotyczą również realizacji zamówienia w ramach prawa opcji,

4) prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość pełnego albo częściowego zlecenia realizacji przedmiotu zamówienia objętego prawem opcji. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w części lub całości, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu,

5) w celu uruchomienia prawa opcji Zamawiający najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu obowiązywania umowy lub wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia złoży Wykonawcy pisemne oświadczenie w przedmiocie skorzystania z prawa opcji.

6) Zamawiający zastrzega, że ceny jednostkowe objęte opcją będą identyczne, jak w zamówieniu podstawowym oraz niezmienne w całym okresie realizacji umowy, z wyłączeniem waloryzacji przewidzianej w Rozdziale 21 SWZ,

7) Zamawiający korzystając z prawa opcji, zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu obowiązywania Umowy o maksymalnie 3 miesiące w przypadku niezrealizowania pełnej wartości umowy.

Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów biurowych na potrzeby Prokuratury Okręgowej w Gdańsku. Szczegółowy opis zamówienia zawiera Załącznik nr 2 B do SWZ. Artykuły, które stanowią przedmiot zamówienia muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad fizycznych oraz prawnych oraz roszczeń osób trzecich, nie mogą nosić znamion użytkowania oraz muszą być pełnowartościowe w pierwszym gatunku, w tym bez odkształceń, nieuszkodzone mechanicznie, kompletne. Artykuły muszą być opakowane oryginalnie, opakowania muszą być nienaruszone, posiadać zabezpieczenia zastosowane przez producenta oraz znaki identyfikujące produkt. Dostawa artykułów odbywać się będzie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 – 14:00, transportem i na koszt Wykonawcy, wraz z wyładunkiem i wniesieniem do miejsca wskazanego przez uprawnionego pracownika Zamawiającego. Miejscem dostawy artykułów będą poniżej wskazane siedziby Zamawiającego:

1) Prokuratura Okręgowa w Gdańsku, ul. Wały Jagiellońskie 36, 80-853 Gdańsk,

2) Prokuratur Rejonowych w Gdańsku ul. Piekarnicza 10, 80-126 Gdańsk,

3) Prokuratury Rejonowej w Gdyni: ul. 10 Lutego 39, 81-969 Gdynia oraz ul. Jana z Kolna 8 B, 81-364 Gdynia,

4) Prokuratury Rejonowej w Sopocie ul. Grottgera 3-5, 81-809 Sopot 5) Prokuratury Rejonowej w Pruszczu Gdańskim ul. Wojska Polskiego 7 b, 83-000 Pruszcz Gdański.

1. Zamawiający przewiduje prawo opcji na wskazanych poniżej zasadach:

1) prawo opcji może obejmować wszystkie rodzaje artykułów, które zostały opisane w Załączniku nr 2 B do wysokości 20 % wartości zamówienia podstawowego,

2) w czasie obowiązywania umowy Zamawiający będzie mógł zakupić mniejszą liczbę danego artykułu opisanego w załączniku nr 2 B do wysokości 20 % wartości zamówienia podstawowego,

3) wszystkie wymagania zawarte w umowie i SWZ dotyczą również realizacji zamówienia w ramach prawa opcji,

4) prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość pełnego albo częściowego zlecenia realizacji przedmiotu zamówienia objętego prawem opcji. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w części lub całości, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu,

5) w celu uruchomienia prawa opcji Zamawiający najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu obowiązywania umowy lub wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia złoży Wykonawcy pisemne oświadczenie w przedmiocie skorzystania z prawa opcji.

6) Zamawiający zastrzega, że ceny jednostkowe objęte opcją będą identyczne, jak w zamówieniu podstawowym oraz niezmienne w całym okresie realizacji umowy, z wyłączeniem waloryzacji przewidzianej w Rozdziale 21 SWZ,

7) Zamawiający korzystając z prawa opcji, zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu obowiązywania Umowy o maksymalnie 3 miesiące w przypadku niezrealizowania pełnej wartości umowy.

Zamawiający żąda złożenia oświadczenia na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, zwanej dalej „ustawą sankcyjną” (tj. Dz. U. 2025 poz. 514). Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy Pzp Zamawiający wykluczy:

a) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

b) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124, z późn. zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;

c) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 - Załącznik nr 3 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, oświadczenie o braku podstaw wykluczenia – Załącznik nr 3 do SWZ składa każdy z Wykonawców.

3. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną.

4. Nie dopuszcza się uczestniczenia któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia w więcej niż jednej grupie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Niedopuszczalnym jest również złożenie przez któregokolwiek z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia, równocześnie oferty indywidualnej oraz w ramach grupy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Strony przewidują możliwość wprowadzenia zmian Umowy w przypadku:

1) konieczności zmiany terminu wykonania zamówienia z uwagi na przedłużającą się procedurę przetargową – termin może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zachowania ciągłości świadczenia dostawy, jednak nie dłużej niż o 3 miesiące, pod warunkiem że zmiana ta nie skutkuje podwyższeniem wynagrodzenia Wykonawcy o więcej niż 20 % w stosunku do pierwotnej wartości umowy;

2) niewyczerpania się kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia. Przedłużenie okresu obowiązywania umowy jest dopuszczalne wyłącznie do czasu wyczerpania tej kwoty, jednak nie dłużej niż o 3 miesięcy. W okresie przedłużonym umowa realizowana będzie na dotychczasowych warunkach, w tym w zakresie cen jednostkowych i jakości dostaw;

3) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, mających wpływ na realizację umowy – dopuszcza się dokonanie zmian w zakresie niezbędnym do dostosowania jej postanowień do aktualnego stanu prawnego;

4) wydania lub zmiany wiążących wytycznych, decyzji lub opinii przez właściwy organ administracji, mających wpływ na realizację umowy;

5) zaistnienia obiektywnych przeszkód technicznych lub innych obiektywnych okoliczności lub zdarzeń, uniemożliwiających realizację umowy w wyznaczonym terminie, zakresie lub sposobie, których strony nie mogły przewidzieć w chwili zawierania umowy;

6) wystąpienia siły wyższej, przez którą rozumie się zdarzenie nieprzewidywalne, pozostające poza kontrolą Stron, występujące po podpisaniu umowy, powodujące niemożność wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu – w takim przypadku dopuszcza się zmianę terminu wykonania zamówienia;

7) konieczności zmiany wyrobu (asortymentu) na wyrób spełniający wszystkie wymagania określone w dokumentach postępowania o udzielenie zamówienia, przy zachowaniu warunków gwarancji i rękojmi oraz cen określonych w ofercie, w szczególności w przypadku:

a) wycofania z rynku, zakończenia produkcji lub czasowej niedostępności danego modelu materiału eksploatacyjnego – możliwa jest jego zamiana na produkt równoważny, spełniający co najmniej takie same parametry techniczne, jakościowe i użytkowe, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego;

b) konieczności poprawy jakości dostarczanych materiałów eksploatacyjnych, zwiększenia ich wydajności, zastosowania nowszej technologii produkcji, poprawy kompatybilności z urządzeniami drukującymi lub zwiększenia bezpieczeństwa użytkowania – dopuszcza się zmianę modelu, producenta lub parametrów, pod warunkiem że nowe materiały będą równoważne lub lepsze od dotychczasowych, a ich zastosowanie nie wpłynie negatywnie na funkcjonalność sprzętu i jakość wydruków;

c) wystąpienia siły wyższej, która uniemożliwia dostarczenie zaoferowanych wyrobów w ustalonym terminie, przy jednoczesnym braku zgody Zamawiającego na przedłużenie terminu realizacji;

8) zmiany stawki podatku VAT lub podatku akcyzowego – dopuszcza się odpowiednie dostosowanie wynagrodzenia Wykonawcy;

9) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby jednostek asortymentowych określonych w Formularzach asortymentowo-cenowych, przy zachowaniu cen jednostkowych z oferty Wykonawcy. Minimalny gwarantowany zakres realizacji umowy wynosi 80% wartości wskazanej w Formularzach asortymentowo-cenowych (Załączniki nr 2 A i 2 B do SWZ).

2. Każda ze Stron może wystąpić z wnioskiem o zmianę Umowy w oparciu o okoliczności wskazane w ust. 1 pkt 1–7. Wniosek o zmianę Umowy powinien zawierać opis proponowanych zmian oraz uzasadnienie faktyczne i prawne. Strona wnioskująca zobowiązana jest do przekazania propozycji zmiany drugiej Stronie w terminie 14 dni od dnia powzięcia informacji o zaistnieniu okoliczności uzasadniających zmianę.

3. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 8 odnosić się będzie wyłącznie do części przedmiotu umowy, po dniu wejścia w życie zmienionych przepisów oraz wyłącznie do części przedmiotu umowy, do którego zastosowanie będą miały zmiany przepisów.