Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Zamiejscowych Stanowisk Pracy Zamawiającego

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się za pośrednictwem Platformy e Zamawiający zwanej dalej Platformą znajdującej się pod adresem:

https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl

Link do Platformy znajduje się pod adresem:

https://bip.powiat-olsztynski.pl/5037/platforma-zakupowa.html

Bezpośredni link do postępowania:

https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl/pn/powiat-olsztynski/demand/247423/notice/public/details

2. Jakiekolwiek dokumenty, oświadczenia i informacje przekazane w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy zostaną przez Zamawiającego zignorowane.

1. Ofertę oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Za datę przekazania oferty, oświadczeń, wniosków, zawiadomień, informacji, dokumentów przyjmuje się datę ich wysłania na Platformie.

3. Ogólne zasady korzystania z Platformy:

1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Powiatu Olsztyńskiego: https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl

2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego: podaje adres e-mail, ustawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Rejestracja konta następuje poprzez kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie, konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych,

3) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej. Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji,

4. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:

1) dokumenty w formacie PDF zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż PDF wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.

5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,

3) zainstalowana dowolna aktualna wersja przeglądarki internetowej wspierana przez producenta obsługująca TLS 1.2,

4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf

6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB:

1) Zamawiający zaleca stosowanie następujących formatów danych wskazanych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ramach Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych: .pdf,.doc, .docx, .zip, .7z,. PAd ES;

2) Zamawiający dopuszcza stosowanie pozostałych formatów danych wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności,

3) Zamawiający nie obsłuży plików, które nie znajdują się na liście plików wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności.

7. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj:

1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert,

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Zamiejscowych Stanowisk Pracy Zamawiającego oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego (Olsztyn, Plac Bema 5).

2. Wymagania Zamawiającego dotyczące sposobu świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia zostały zawarte w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ.

3. Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zamówienia regulują zapisy projektowanych postanowień umowy stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie następującymi kryteriami:

1) cena - 60 pkt,

2) możliwość elektronicznego śledzenia przesyłek rejestrowanych w trybie on-line (tzw. tracking), która umożliwia sprawdzanie aktualnego statusu przesyłek po wskazaniu numeru wpisanego na potwierdzeniu nadania przesyłek – 40 pkt

2. Każdej ofercie zostanie przypisana ocena stanowiąca łączną liczbę punktów w wymienionych kryteriach.

3. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów spośród ofert nie podlegających odrzuceniu.

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada wymagane uprawnienia i zrealizuje usługę wymagającą wpisu do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie z pełnomocnikiem Konsorcjum, jeżeli załączone pełnomocnictwo nie będzie wskazywało inaczej.

4. Jeżeli w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do jego reprezentacji nie wynika z odpisu lub informacji Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć z ofertą pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.