Wykonanie i dostarczenie tablic rejestracyjnych dla Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Pile

1. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym, a wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje) odbywała się w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

2. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

3. Zalecenia:

1) formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z ;

4) wśród formatów powszechnych, a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

6) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

7) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

8) Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików;

9) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty;

10) zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email;

11) osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji;

12) ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków;

13) podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1;

14) jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików;

15) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu;

16) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

4. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w pkt 10 SWZ.

W związku z realizacją wymogów art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administrator danych:

Administratorem danych osobowych jest Starosta Pilski z siedzibą przy alei Niepodległości 33/35, 64-920 Piła;

2) Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną iod@powiat.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych;

3) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, tj. w celu prowadzenia zamówienia publicznego o nr sprawy WZP. 272.73.2025. IV, zawarcia i wykonania umowy;

4) odbiorcy Danych osobowych:

Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe;

5) okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz nie krócej niż przez okres przewidywany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

6) prawa osób, których dane dotyczą:

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

- w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych - prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie;

nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

1) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie;

2) informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych:

Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; w przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

1. Przedmiot zamówienia stanowią dostawy oznaczone tytułem „Wykonanie i dostarczenie tablic rejestracyjnych dla Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Pile”.

2. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie i systematyczne dostarczanie do Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Pile wymienionych w Załączniku nr 2 do SWZ – formularzu cenowym poszczególnych rodzajów tablic rejestracyjnych oraz odbiór starych tablic i ich złomowanie.

3. Określone w w/w załączniku orientacyjne ilości tablic mogą ulec zmianie, w zależności od ilości rejestrowanych pojazdów. Ilość tablic określona przez Zamawiającego w Załączniku nr 2 do SWZ służy do obliczenia ceny oferty, porównania złożonych ofert i wyboru Wykonawcy. Zamawiający informuje, że wielkość środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia jest określona planem finansowym. Szczegółowa ilość zamawianych tablic rejestracyjnych będzie określana przez Zamawiającego bieżącymi zamówieniami przekazywanymi za pomocą oprogramowania do zamawiania tablic rejestracyjnych. W przypadku gdy niemożliwym będzie dokonanie zamówień tablic poprzez oprogramowanie do zamawiania, Zamawiający zastrzega sobie możliwość ich przekazania drogą: faksem lub drogą elektroniczną.

4. Wykonawca, bez generowania dodatkowych kosztów, użyczy i zainstaluje oraz będzie aktualizował oprogramowanie umożliwiające elektroniczne składanie zamówień na tablice rejestracyjne. Wykonawca zapewni również przeszkolenie pracowników Zamawiającego (co najmniej 2 osoby) w zakresie prawidłowej obsługi oprogramowania. Warunki techniczne oprogramowania do zamawiania tablic rejestracyjnych zawarte są w Załączniku nr 6 do SWZ.

5. Tablice winny być wykonane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie – Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024r., poz. 1251, z późn. zm.), w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024r. w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych dokumentów związanych z rejestracją pojazdów (Dz. U. z 2024r., poz. 1709, z późn. zm.), w rozporządzeniu Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 2 maja 2012r. w sprawie warunków produkcji i sposobu dystrybucji tablic rejestracyjnych i znaków legalizacyjnych (Dz. U. z 2022r., poz. 1885, z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2019r. w sprawie warunków produkcji i sposobu dystrybucji profesjonalnych tablic rejestracyjnych i znaków legalizacyjnych oraz trybu legalizacji profesjonalnych tablic rejestracyjnych (Dz. U. z 2019r. poz. 547). W przypadku zmiany stanu prawnego w zakresie wzorów tablic rejestracyjnych Wykonawca wykona tablice rejestracyjne zgodnie z obowiązującymi wzorami określonymi w nowym akcie prawnym.

6. Tablice będą dostarczane do siedziby Zamawiającego do Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Pile na koszt i ryzyko Wykonawcy. Wykonawca dostarcza tablice w sposób gwarantujący terminowość dostaw oraz bezpieczeństwo transportu. Wykonawca zobowiązuje się również ponieść koszty ubezpieczenia dostawy podczas transportu do chwili ich odbioru przez Zamawiającego . Dostarczane tablice będą trwale opakowane po 25 kompletów w paczce i czytelnie opisane serią i numerami.

7. Okres gwarancji – 36 miesięcy od dnia odbioru przez Zamawiającego

8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Powody niedokonania podziału zamówienia na części: Podział zamówienia groziłby nadmiernymi trudnościami technicznymi oraz nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, a potrzeba skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłoby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia.

9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

10. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp.

11. Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie;

b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca w celu prowadzenia regulowanej działalności dotyczącej produkcji tablic rejestracyjnych winien być wpisany do rejestru przedsiębiorców produkujących tablice rejestracyjne zgodnie z przepisami ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2024r., poz. 1251, z późn. zm.) ;

c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie;

d) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeśli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje dwie umowy – dwa zamówienia, gdzie łączna ilość obejmowała dostawę minimum 20 000 szt. tablic rejestracyjnych.

Podmiotowe środki dowodowe jakie składa Wykonawca na wezwanie Zamawiającego, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt 6.2. ppkt b i d SWZ:

1) zaświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców produkujących tablice rejestracyjne wydane przez właściwego marszałka województwa;

2) wykaz dostaw (Załącznik nr 4 do SWZ) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółki cywilnej) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.

4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności określonych w art. 455 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

2. Warunkiem wprowadzenia zmiany umowy, jest złożenie przez Wykonawcę pisemnego wniosku o dokonanie takiej zmiany zawierającego szczegółowe uzasadnienie.

3. Zmiana postanowień umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.