Obsługa kadrowo-płacowa Instytutu Badawczego IDEAS

Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem internetowym https://platforma.eb2b.com.pl/user/terms lub https://ibideas.eb2b.com.pl/user/terms). Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.

Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania.

Zgłoszenie do udziału w postępowaniu wymaga rejestracji (wykonawcy, którzy nie posiadają konta na Platformie) oraz logowania (wykonawcy, którzy posiadają konto na Platformie)

Zgłoszenie do udziału w postępowaniu wymaga rejestracji (wykonawcy, którzy nie posiadają konta na Platformie) oraz logowania (wykonawcy, którzy posiadają konto na Platformie).

W tym celu:

1. w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego – w przypadku, kiedy wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika do Systemu w przypadku posiadania konta na Platformie;

2. po wypełnieniu formularza rejestracyjnego wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji Operatora Platformy, która może potrwać do 24h (8h roboczych);

3. zalogowanie polega na podaniu adresu e-mail oraz hasła, po podaniu których zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę

Wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”. Maksymalny rozmiar pliku do 250 MB, w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10 MB.

Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 20/4 mb/s;

2. komputer klasy PC lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (nie starsze niż 1 rok od daty wszczęcia postępowania);

3. zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera;

4. włączona obsługa Java Script;

5. zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).

Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:

1. szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;

2. formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;

3. wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy;

4. pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

5. oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.

W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu +48 22 428 19 28 lub drogą elektroniczną na adres: helpdesk@eb2b.com.pl. Pomoc techniczna dostępna jest w dni robocze, w godzinach 7:00 – 16:00

1. Realizując przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz uwzględniając wymagania określone w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, Zamawiający informuje, iż w związku z przedmiotowym postępowaniem, zawarciem oraz realizacją umowy zawartej w następstwie tego postępowania, będzie przetwarzał dane osobowe Wykonawcy lub osób po stronie Wykonawcy. Zamawiający informuje, że będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania, w szczególności dane osobowe ujawnione w ofertach i załącznikach do ofert lub w dokumentach i oświadczeniach składanych w postępowaniu oraz dane osobowe uzyskane w związku z zawarciem umowy i w trakcie realizacji umowy, w tym podane w treści zawartej umowy.

Treść klauzuli informacyjnej zawarta jest w Rozdziale II SWZ

1. O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat – w przypadku, gdy okres działalności jest krótszy, w tym okresie – wykonali co najmniej dwie usługi, z których każda polegała na:

a) obsłudze kadrowo-płacowej obejmującej swym zakresem co najmniej prowadzenie dokumentacji pracowniczej, naliczania list płac, rozliczenia zobowiązań publicznoprawnych;

b) obsłudze kadrowo-płacowej podmiotu zatrudniającego co najmniej 100 osób;

c) obsłudze kadrowo-płacowej realizowanej nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy;

d) obsłudze kadrowo-płacowej, której wartość wynosiła co najmniej 250 000 zł brutto Przez użyte w warunku pojęcie usługi należy rozumieć umowę o przedmiocie, minimalnym okresie trwania umowy oraz minimalnej wartości umowy, zgodnymi z treścią warunku. W celu wykazania spełnienie przedmiotowego warunku wykonawcy mogą legitymować się umowami nadal trwającymi. W takim przypadku jednak do oceny spełnienia określonego w postępowaniu warunku udziału będzie brana pod uwagę część wykonana na dzień składania ofert.

Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu własnym, składanym wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1

– 1.6 [w zakresie podstaw wykluczenia, określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy Pzp oraz zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 2 [w zakresie podstaw wykluczenia z ustawy sankcyjnej] – wzór informacji stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

W przypadku, gdy najwyżej oceniona zostanie oferta wykonawcy, który wykazał spełnienie warunku udziału, o którym mowa w Rozdziale X pkt 1, poprzez poleganie na potencjale innego podmiotu dodatkowo oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu tego podmiotu złożonym przez wykonawcę wraz z ofertą – w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 1.1 – pkt 1.6 [w zakresie podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1 – 6 ustawy Pzp] oraz w zakresie określonym w Rozdziale IX pkt 2 [w zakresie podstawy wykluczenia z ustawy sankcyjnej] – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

Wykaz wykonanych usług wraz z podaniem ich zakresu przedmiotowego i wartości, dat wykonania i okresu trwania usługi, podmiotów, na rzecz których usługi były wykonane i liczby osób zatrudnionych przez te podmioty oraz przedłożeniem dowodów określających, że wymienione w wykazie usługi wykonane zostały należycie – wzór wykazu stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

Dowodami, o których mowa w poprzednim zdaniu są:

1. referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonane, z tym, że w przypadku, gdy wykonawcy wykazując spełnienie warunku udziału legitymować się będą umowami nadal realizowanymi referencje bądź inne dokumenty powinny być wstawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

2. oświadczenie wykonawcy – w sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od wykonawcy nie jest on wstanie uzyskać referencji lub innych dokumentów sporządzonych przez podmiot na rzecz zamówienie było wykonana. W takim przypadku Zamawiający wymaga wskazania przyczyn, które uniemożliwiły wykonawcy uzyskanie dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego były wykonane.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wskazanych w Rozdziale IX pkt 1 i 2 SWZ w terminie składania ofert (wraz z ofertą), każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zgodnie z Rozdziałem XI pkt 1.1 SWZ, przedkłada aktualne na dzień składania ofert oświadczenie własne, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

3. W odniesieniu do określonych w Rozdziale X pkt 1 SWZ warunku dotyczącego doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi i czynności, do których opisane w Rozdziale X pkt 1 SWZ zdolności są wymagane. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia w celu wykazania warunku udziału określonego w Rozdziale X pkt 1 mogą polegać na potencjale innego podmiotu (innych podmiotów). W przypadku, o którym mowa w zdaniu drugim zastosowanie mają postanowienia Rozdziału XI pkt 1.2 SWZ.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w terminie składania ofert, składają również:

4.1 w przypadku, o którym mowa w pkt 3 zdanie pierwsze, oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymagane art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które czynności składające się na przedmiot udzielanego zamówienia, wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ;

4.2 formularz oferty, o którym mowa w Rozdziale XI pkt 2.1 SWZ;

4.3 pełnomocnictwo, wymienione w Rozdziale XI pkt 2.2 SWZ;

5. W przypadku, gdy w którymkolwiek z zadań najwyżej ocenioną będzie oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przed wyborem tej oferty Zamawiający, w terminie wskazanym w pkt Rozdziale XI pkt 3 SWZ, wezwie Wykonawców do złożenia:

5.1 przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenia, wymienionego w Rozdziale XI pkt 3.1 SWZ;

5.2 wykazu wykonanych zamówień (umów), o który mowa w Rozdziale XI pkt 3.2 SWZ;

5.3 w sytuacji, o której mowa w Rozdziale X pkt 2 – do złożenia dodatkowo informacji właściwej dla podmiotu oddającego potencjał, o której mowa w Rozdziale XI pkt 3.3 SWZ.

6. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy Pzp oraz postanowienia SWZ dotyczące Wykonawców.

7. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jako Wykonawcy składający ofertę wspólną.

1. w zakresie podwykonawstwa – w przypadku, gdy składając ofertę Wykonawca zobowiązał się do samodzielnego wykonania Przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 2, a w okresie jego realizacji zaistnieje konieczność realizacji Obsługi organizacji sympozjum przy udziale podwykonawcy. Zmiana może być dokonana pod warunkiem, że Wykonawca niezwłocznie, nie później jednak niż na 3 Dni Robocze przed rozpoczęciem świadczenia usług z udziałem podwykonawcy zobowiązany jest do:

a) wskazania części przedmiotu Umowy, która zostanie przekazana podwykonawcom do wykonania;

b) podania nazw (firm) podwykonawców;

2. w zakresie podwykonawstwa – poprzez rozszerzenie zakresu usług, o których mowa w § 2, przekazywanych do wykonania podwykonawcom, pod warunkiem przekazania przez Wykonawcę nie później niż na 2 Dni Robocze przed dokonaniem zmiany:

a) opisu zakresu usług, o których mowa w § 2, przekazywanych do wykonania podwykonawcom;

b) podania nazw (firm) podwykonawców;

3. w zakresie klauzul dotyczących ochrony danych osobowych – w przypadku zmiany stanu prawnego dotyczącego ochrony danych osobowych lub przetwarzania tych danych, w zakresie, w jakim zmiany te wpływać będą na treść klauzul zawartych w Umowie, w celu zapewnienia jej zgodności z przepisami prawa;

4. w zakresie postanowień Umowy dotyczących terminu świadczenia usług, będących przedmiotem Umowy, sposobu realizacji tego świadczenia, sposobu wynagradzania, w tym realizacji płatności, zakresu zobowiązań Stron Umowy – w przypadku wystąpienia Okoliczności Siły Wyższej i ich skutków, w celu dostosowania realizacji przedmiotu Umowy do warunków istniejących w następstwie wystąpień zdarzeń Okoliczności Siły Wyższej i ich skutków.