Świadczenie usług pocztowych w 2026 r. dla Urzędu Miasta Zamość

1. W przedmiotowym postępowaniu przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji odbywa się za pośrednictwem bezpłatnej Platformy Zakupowej znajdującej się pod adresem: https://zamosc.ezamawiajacy.pl w sekcji „Korespondencja” oraz przez opcję „Zadaj pytanie”.

2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

3. Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy przez Wykonawców dostępna jest na stronie: https://zamosc.ezamawiajacy.pl w zakładce „Baza wiedzy”.

4. W sytuacji awarii Platformy lub przerwy technicznej działania systemu Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres: zamowienia@zamosc.pl (nie dotyczy składania ofert).

1. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt 4 poniżej.

1) Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Miasta Zamość na stronie https://zamosc.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

2) Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.

3) Rejestracja konta następuje automatycznie poprzez podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym) lub kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu.

Jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych.

4) Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

5) Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem sekcji „Korespondencja”.

2. Użycie przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym środków komunikacji elektronicznej zapewnionych na Platformie jest uzależnione od uprzedniego zapoznania się i akceptacji przez Wykonawcę Regulaminu korzystania z Marketplanet One Place na witrynie internetowej przy zakładaniu konta Wykonawcy.

3. Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:

1)dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES, 2)dokumenty w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oprócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.

4. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

5. Zamawiający dopuszcza przesyłanie danych w formatach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dn. 21.05.2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).

6. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 2 GB: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

7. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj. plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany widoczny jest w Systemie jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

8. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany według czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

9. Szczegółowe regulacje dot. korespondencji elektronicznej są zawarte w pkt 8, 11 i 12 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Zamość (adres: Rynek Wielki 13, 22-400 Zamość, telefon kontaktowy: 84 677 23 00).

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych panią Ewą Palus, pod adresem e-mail: iod@zamosc.pl lub pisemnie na adres Administratora.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas obowiązywania umowy.

5. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art.6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.

6. Odbiorcami Pani/Pana danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.

7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania,

b) w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

1. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;

c) na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych.

2. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych.

4. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

5. W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Administratora w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 Rozporządzenia, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Administratora.

6. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, Administrator nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia.

7. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

8. Ponadto informujemy, iż w związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych nie podlega Pan/Pani decyzjom, które się opierają wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o czym stanowi art. 22 Rozporządzenia.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych zwykłych i poleconych, paczek zwykłych i priorytetowych oraz przesyłek kurierskich na potrzeby Urzędu Miasta Zamość 2026 r.

2. W zakres zamówienia wchodzi także świadczenie usługi Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru w obrocie krajowym.

3. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), ustawą z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568, z późn. zm.), ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.).

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z zestawieniem szacunkowych ilości przesyłek zawarty jest w załączniku nr 1 do SWZ i stanowić będzie załącznik do umowy, po jej zawarciu.

5. W przypadku, gdy Wykonawca nie jest operatorem wyznaczonym, jest on zobowiązany do nadawania przesyłek terminowo u operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe.

6. Wykonawca zobowiązany jest, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, do zapewnienia, by przy realizacji usługi zostały uwzględnione wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników.

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, polegających na powtórzeniu podobnych usług w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych zwykłych i poleconych, paczek zwykłych i priorytetowych oraz przesyłek kurierskich na potrzeby Urzędu Miasta Zamość. Warunkiem udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych będzie wystąpienie konieczności zapewnienia ciągłości świadczenia usługi w przypadku wykorzystania maksymalnej wartości umowy podstawowej. Warunki, na jakich będą udzielane ewentualne zamówienia na usługi dodatkowe będą odpowiadały warunkom określonym w niniejszym postępowaniu, w szczególności w istotnych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 5 do SWZ. Całkowita wartość ewentualnych zamówień dodatkowych została uwzględniona przy obliczaniu wartości zamówienia podstawowego i nie przekroczy wartości 100.000,00 złotych netto (słownie: sto tysięcy 00/100), przy czym to wyłącznie od woli Zamawiającego zależeć będzie jaka wartość zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych zostanie ewentualnie zlecona Wykonawcy.

W przypadku nie zlecenia Wykonawcy zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego jakiekolwiek roszczenie o zapłatę.

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

2. Do oceny punktowej ofert zostaną zastosowane wzory.

3. Wybór oferty dokonany zostanie na podstawie kryteriów oceny ofert i ustalonej punktacji do 100 pkt (100% = 100 pkt).

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie na podstawie art. 274 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia, w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczących uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, tj.:

- aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z pkt 5.3.1.2 SWZ oraz zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, z którego będzie wynikać, iż obszar, na którym będzie wykonywana działalność pocztowa obejmuje obszar Rzeczpospolitej Polskiej oraz zagranicę.

1. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej następujące oświadczenia i dokumenty:

1) formularz ofertowy, którego wzór został określony w Załącznik nr 2 do SWZ wypełniony przez Wykonawcę i podpisany w formie elektronicznej, tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby umocowane. W przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie należy podać nazwy (firmy) oraz dokładne adresy wszystkich Wykonawców składających ofertę wspólną. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu niż Załącznik nr 2 do SWZ, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu.

2) oświadczenie Wykonawcy dotyczące braku podstaw do wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 6.1.1 SWZ, według wzoru określonego w Załącznik nr 3 do SWZ; W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenie każdego z nich.

3) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 6 poniżej (jeżeli dotyczy);

4) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzającego umocowanie do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy);

5) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z treści którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – według wzoru określonego w załączniku nr 4 do SWZ [jeżeli dotyczy]

6) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy, Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentu, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał w formularzu ofertowym dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w odniesieniu do Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, podmiotu udostępniającego zasoby.

2. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U z 2020 r. poz. 2415 z późn. zm.) i wymagane zapisami SWZ składa się w formie elektronicznej, tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich, nie może podlegać wykluczeniu z postępowania z powodu przesłanek określonych w pkt 5.2 SWZ.

3. Warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 5.3.1 SWZ powinien spełnić co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie lub wszyscy Wykonawcy łącznie, przy czym warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w pkt 5.3.1.2 SWZ, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. W przypadku, o którym mowa w pkt 4, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie – każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie:

1) składa wraz z ofertą oświadczenie, o którym mowa w pkt 6.1.1 SWZ, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ w formie elektronicznej, tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób uprawnionych. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert;

2) będzie zobowiązany do złożenia dokumentów, określonych w pkt 6.2.2 SWZ, na wezwanie Zamawiającego dokonane w trybie art. 274 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w takim zakresie, w jakim każdy z tych Wykonawców, wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 5.3.1 SWZ.

7. Zgodnie art. 58 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

8. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty pełnomocnictwo wskazujące, czy pełnomocnik uprawniony jest do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Z pełnomocnikiem tym będzie prowadzona wszelka korespondencja wiążąca dla wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

9. Pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 7 i 8, powinno być złożone w ofercie wspólnej Wykonawców w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby/osób uprawnionych. W przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało złożone w postaci papierowej, Wykonawca przekazuje cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia, o którym mowa, dokonuje mocodawca lub notariusz.

10. Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną