ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM NA 2026 R.

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/

2. Zamawiający dopuszcza warunkowo komunikowanie się Wykonawców z Zamawiającym za pośrednictwem korespondencji e-mailowej pod adresem: zamowienia@powiatopolski.pl w sytuacji awaryjnej, związanej tylko i wyłącznie z czasową awarią funkcjonowania platformy e-Zamówienia, uniemożliwiającą przesyłanie formularzy oraz załączników wymaganych w postępowaniu.

Niedopuszczalne jest składanie ofert drogą e-mailową.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

3. Zalecenia Zamawiającego dotyczące podpisów.

a) Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAd ES (PDF Advanced Electronic Signature),

- dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem XAd ES (XML Advanced Electronic Signature).

b) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu osobistego :

- w przypadku wykorzystywania aplikacji e DO App (obsługuje tylko dokumenty w formacie .pdf) na telefonach z obsługą technologii

NFC wielkość dokumentów nie może przekraczać 5 MB,

- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),

- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.

c) Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu zaufanego :

- wielkość plików nie może przekraczać 10 MB,

- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAd ES (podpisany plik ma rozszerzenie .pdf),

- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAd ES (podpisany plik ma rozszerzenie .xml).

4. Po podpisaniu plików, a przed ich załączeniem na Platformę e-Zamówienia zaleca się dokonanie weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich złożonych podpisów (w szczególności gdy dokument był podpisywany przez kilku reprezentantów lub przy wykorzystaniu różnych podpisów). W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę e-Zamówienia odpowiedniej pary plików, tj. pliku podpisywanego oraz pliku zawierającego podpis.

5. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem:

- formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” na Platformie e-Zamówienia. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”);

6. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

7. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

9. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

10. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę zawierającą najkorzystniejszy bilans punktów w następujących kryteriach:

- Cena - 60 %

- Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych w obrocie krajowym - 40 %

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1) Nie podlegają wykluczeniu;

2) Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie stawia takiego warunku b) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający wymaga spełnienia przez Wykonawcę tego warunku,

c) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie stawia takiego warunku,

d) Zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający nie stawia takiego warunku.

2. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunku posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał: a) aktualne zaświadczenie wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej potwierdzające, iż Wykonawca został wpisany do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.).

3. Wykonawca nie może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

1. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. 2024 r. poz. 594), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 3 do SWZ;

2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunku posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał:

- aktualne zaświadczenie wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej potwierdzające, iż Wykonawca został wpisany do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie stanowiące załącznik nr 4 do SWZ, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek określony w rozdz. VI, pkt. 2 SWZ musi spełniać przynajmniej jeden z Wykonawców.

6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, są zobowiązani przedłożyć umowę regulującą współpracę tych wykonawców, tzw. umowę konsorcjum, która w swojej treści powinna zawierać między innymi następujące postanowienia:

1) okres obowiązywania co najmniej na czas nie krótszy niż czas trwania umowy z Zamawiającym powiększony o okres gwarancji i rękojmi,

2) ustanowienie pełnomocnika do zawarcia umowy z Zamawiającym,

3) wytypowanie przez uczestników konsorcjum podmiotu wiodącego do wystawiania faktur za prace wykonane przez uczestników konsorcjum na rzecz Zamawiającego i prowadzenia korespondencji w zakresie realizowanej inwestycji,

4) ustanowienie zasady odpowiedzialności solidarnej Wykonawców za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

5) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia oraz upływu czasu gwarancji i rękojmi,

6) zakaz zmian w umowie bez zgody Zamawiającego.

Zakazane są zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z potrzeb Zamawiającego lub z przyczyn dotyczących Zamawiającego lub też z przyczyn obiektywnych, niezależnych od żądnej ze stron. Zmiana może dotyczyć w szczególności:

1) Wystąpienia sytuacji opisanych w § 2 ust. 18 umowy;

2) Wynagrodzenia w przypadku zmiany zasad podleganiu ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;

3) W przypadku zmiany adresu lub nazwy wykonawcy lub zmiany numerów kont podanych w umowie – zmianie ulegną odpowiednie zapisy w umowie.

4) Zmiany powszechnie obowiązujących zasad wystawiania, przesyłania i odbierania faktur VAT. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.