Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy pod adresem https://zuromin.ezamawiajacy.pl

1.2 Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na stronie internetowej https://zuromin.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.

1.3 Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej w zakładce „Pytania i odpowiedzi”. Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Systemu.

1.4 Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki

1.5 Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Instrukcji dla Wykonawców – Regulacje i procedury procesu zakupowego https://zuromin.ezamawiajacy.pl

1.6 Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc ze szczególnym wskazaniem na pdf

1.7 Za datę przekazania oferty, oświadczeń, wniosków, zawiadomień, informacji, dokumentów elektronicznych, lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na Platformie https://zuromin.ezamawiajacy.pl

1.8 Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego pod numerem telefonu: +48 22 576 22 23, e-mail: oneplace@marketplanet.pl

1.9 Do kontaktowania się z Wykonawcami Zamawiający upoważnia osoby: w zakresie procedury przetargowej Ewa Wnuk,

2. Złożenie oferty

2.1 Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami za pośrednictwem platformy pod adresem https://zuromin.ezamawiajacy.pl w zakładce „OFERTY". Formularz oferty – zał. nr 2 do SWZ.

2.2 Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem https://zuromin.ezamawiajacy.pl

2.3 Wykonawca składa ofertę w formatach: określonych w pkt. 14.5 SWZ

2.4 Oferta musi być sporządzona w języku polskim.

2.5 Wczytanie oferty wraz z załącznikami następuje poprzez polecenie „Złóż ofertę". Potwierdzeniem prawidłowo złożonej Oferty jest komunikat systemowy „Oferta złożona poprawnie”. O terminie złożenia Oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na platformie. Po zapisaniu, plik jest w Systemie o którym mowa w pkt. 2.2 zaszyfrowany.

2.6 Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać złożoną ofertę - polecenie „wycofaj ofertę” lub „Modyfikuj ofertę”

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu komunikacji określa pkt 14 SWZ.

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina i Miasto Żuromin, reprezentowana przez Burmistrza Gminy i Miasta Żuromin z siedzibą w Urzędzie: Plac Józefa Piłsudskiego 3, 09-300 Żuromin, telefon 23 657 25 58, e-mail: ugimz@zuromin.info;

- inspektorem ochrony danych osobowych jest pan Paweł Modrzejewski – kontakt: telefon/ 544-544-006, adres e-mail: inspektor@kiodo.pl;

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze; w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Zagospodarowanie terenu przy szkole Podstawowej w Poniatowie” nr ZP. 271.2.7.2024 prowadzonym w trybie podstawowy bez negocjacji; tj. w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji;

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. przetwarzanie jest konieczne do zawarcia i/lub realizacji łączącej nas umowy (zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji), a także podjęcia czynności niezbędnych przed jej zawarciem;

- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów, którym jest prawidłowe wykonanie umowy zawartej z Administratorem oraz sprawny kontakt w celu jej wykonania, gdy stroną umowy jest inny podmiot a Państwo jesteście osobą podaną do kontaktu/reprezentacji w celu zawarcia i /lub realizacji tej umowy (państwa dane „służbowe”, m.in. imię, nazwisko, stanowisko, kontakt- mogą być przekazane przez wybranego Kontrahenta, a Państwa zwierzchnika służbowego). Na tej podstawie dane mogą być także przetwarzane w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

- wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej

- art.6, ust.1,lit.e RODO;

- w wyjątkowych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody

- art.6, ust.1 lit. a RODO. Może to dotyczyć danych kontaktowych, które podają Państwo w celu usprawnienia kontaktu, a które nie są wymagane przez przepisy (np. nr telefonu, adres email) Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 RODO (pełna treść zawarta w pkt. 27 SWZ)

Na zasadach określonych w RODO, w zależności od przesłanki przetwarzania danych, posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących*;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych z zastrzeżeniem, że sprostowanie lub uzupełnienie nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp ** oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników zgodnie z przepisami art. 76 Ustawy Pzp;

− usunięcia danych – tylko na podstawie i w przypadkach wynikających z art. 17 ogólnego rozporządzenia;

− na podstawie art.18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, po spełnieniu przesłanek o których mowa w art. 20 RODO;

− wyrażenia sprzeciwu z powodu szczególnej sytuacji - wyłącznie na podstawie art. 21 ogólnego rozporządzenia; co do zasady nie dotyczy danych przetwarzanych na gruncie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

− cofnięcia zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO). Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Wycofania zgody można dokonać w formie mailowej, za pomocą pisma wysłanego drogą pocztową lub osobiście w Urzędzie; Co do zasady nie przekazujemy Państwa danych osobowych do Państw Trzecich. Może się zdarzyć, iż w celu realizacji naszych zadań, nasi zaufani partnerzy (np. dostawcy poczty elektronicznej) skorzystają z serwerów znajdujących się poza Europą, m.in. w USA. W tej sytuacji zapewniamy zawarcie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania/analizę treści regulaminów, a nasi dostawcy zapewniają, że przetwarzanie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Transfer danych do USA odbywa się na zasadzie nowego programu transferowego- Data Privacy Framework. W zakresie podmiotów, które nie są wpisane do programu DPF, podstawą prawną transferu będzie zobowiązanie podmiotu do stosowania postanowień standardowych klauzul wydanych na mocy decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej.

10.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp dotyczące: 1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie 2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.);

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa wymagań w tym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe na kwotę co najmniej 50.000,00 zł brutto; Uwaga: W przypadku usług nadal wykonywanych Wykonawca musi wykazać, iż na dzień składania ofert wykonał zakres wskazany ww. warunku. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia co najmniej jeden z wykonawców ubiegających się o udzielnie zamówienia musi spełnić warunek – wykazać się całym wymaganym doświadczeniem. Do przeliczenia wartości finansowej występującej w innej walucie niż PLN zamawiający zastosuje średni kurs Narodowego Banku Polskiego (NBP) z dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Zgodnie z art. 274 ust. 1 Pzp Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień ich złożenia)

W celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu należy złożyć:

1) W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający żąda wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tekst jednolity: Dz. U.z 2020r, poz. 1041)

2) w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy (sporządzony zgodnie z Załącznikiem Nr 5 do SWZ).

• Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.

• Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług wykonanych, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

1) Odpis lub Informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania lub w przypadku gdy Zamawiający może ww. dokumenty pozyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych wskazanie w Formularzu oferty danych umożliwiających dostęp do tych dokumentów.

2) Pełnomocnictwo - gdy umocowanie osoby lub osób składających ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych;

3) W przypadku złożenia oferty wspólnej – pełnomocnictwo udzielone liderowi 4) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – Załącznik nr 7 do SWZ lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów na podstawie art. 118 ust. 3 Pzp - jeśli dotyczy 5) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy) – na podstawie art. 117 ust. 4 Pzp - Załącznik Nr 8 do SWZ - jeżeli dotyczy. 6) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy)