Kompleksowa realizacja działań informacyjno-promocyjnych projektu FEnIKS

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia (https://ezamowienia.gov.pl) oraz – w przypadkach uzasadnionych – za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3. Adresy stron internetowych postępowania:

• Platforma e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl

• BIP Zamawiającego: https://bip.muzeum.edu.pl/index.php?id=57

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Informacje o zakładaniu konta i korzystaniu z platformy znajdują się w Regulaminie oraz w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Przeglądanie i pobieranie publicznych dokumentów postępowania nie wymaga logowania.

3. Dokumenty elektroniczne muszą być zgodne z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2452).

4. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w §2 ust. 1 ww. rozporządzenia, sporządza się w formatach danych zgodnych z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI) i przekazuje jako załączniki. Zasady dotyczące formatów określa art. 66 ust. 1 ustawy Pzp.

5. Inne dokumenty lub informacje, niewskazane w §2 ust. 1 ww. rozporządzenia, mogą być przekazywane jako:

a) załączniki w formacie KRI lub

b) treść wpisana bezpośrednio w formularzu komunikacyjnym na Platformie.

6. Dokumenty zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa należy oznaczyć jako poufne i przesłać w odrębnym, wyraźnie oznaczonym pliku z nazwą „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

7. Komunikacja (z wyłączeniem ofert) odbywa się za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” dostępnych na Platformie e-Zamówienia. Możliwe jest dołączanie załączników podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – zarówno wewnętrznie (tzw. wszyty podpis), jak i zewnętrznie (oddzielny plik podpisu).

8. Pełna funkcjonalność „Formularzy do komunikacji” wymaga posiadania konta Wykonawcy. Do zadawania pytań wystarczy konto uproszczone.

9. Wiadomości przesyłane przez Platformę są dostępne w zakładce „Komunikacja” po zalogowaniu na konto Wykonawcy.

10. Maksymalny rozmiar załączników przesyłanych w jednym formularzu komunikacyjnym wynosi 25 MB.

11. Minimalne wymagania techniczne niezbędne do korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl.

12. W przypadku wystąpienia problemów technicznych należy skorzystać z formularza kontaktowego w zakładce „Zgłoś problem” na stronie https://ezamowienia.gov.pl lub z Centrum Pomocy.

13. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy nie jest możliwa komunikacja za pośrednictwem Platformy, Zamawiający dopuszcza kontakt z wykorzystaniem poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@muzeum.edu.pl.

Uwaga: adres ten nie służy do składania ofert – oferty muszą być składane wyłącznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia.

14. Informacje dotyczące ostatecznego terminu i godziny składania ofert znajdują się w Rozdziale XIV SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum im. Jacka Malczewskiego w Radomiu z siedzibą w Radomiu, ul. Rynek 11, 26-600 Radom, dane kontaktowe Inspektora ochrony danych osobowych e-mail: iodo@muzeum.edu.pl, tel. (48) 362 21 14 wew.126.

2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,

3. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, z tym, że udostępnienie danych, o których mowa w art. 10 RODO, może nastąpić w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w Dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu ich wniesienia.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do zgodnie z kategorią archiwalną akt B5, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

5. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

6. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

7. posiada Pani/Pan:

– na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, z zastrzeżeniem art. 75 ustawy Pzp ,

– na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych z zastrzeżeniem art. 19 ust. 2 i art. 76 ustawy Pzp ,

– na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO , oraz art. 19 ust. 3 ustawy Pzp ,

– prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

nie przysługuje Pani/Panu:

– w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

– prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

– na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO

I. Informacje ogólne:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na zaplanowaniu i realizacji działań informacyjno-promocyjnych w ramach projektu „Rozwój działalności Muzeum im. Jacka Malczewskiego w Radomiu poprzez stworzenie dodatkowej przestrzeni kulturalnej wraz z wprowadzeniem nowej oferty kulturalno-edukacyjnej”, współfinansowanego ze środków Programu Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko 2021–2027 (FEn IKS), Priorytet VII Kultura, Działanie FENX. 07.01, zwanego dalej „projektem”.

2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia w sposób zgodny z:

- ustawą Prawo zamówień publicznych,

- wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków dla programu FEn IKS,

- Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich 2021–2027 w zakresie informacji i promocji,

- zasadą DNSH (nieczynienia poważnych szkód dla środowiska),

- przepisami dotyczącymi przeciwdziałania konfliktowi interesów i nadużyciom finansowym,

- innymi przepisami prawa krajowego i unijnego mającymi zastosowanie do niniejszego zamówienia.

3. Wykonawca zobowiązuje się:

- współpracować z Zamawiającym oraz z instytucjami kontrolnymi (m.in. IZ, IP, instytucje audytowe),

- prowadzić i przechowywać dokumentację związaną z realizacją zamówienia przez okres wymagany w umowie o dofinansowanie (nie krótszy niż 5 lat od zakończenia projektu),

- udostępniać tę dokumentację na każde żądanie uprawnionych instytucji.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ. Opis ten należy traktować jako integralną część SWZ oraz przyszłej umowy. II. Zakres usługi – cel i ogólne zadania: Zakres usługi obejmuje w szczególności zaprojektowanie, wykonanie i udokumentowanie kompleksowych działań informacyjno-promocyjnych związanych z realizacją projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich. Celem działań jest w szczególności:

• upowszechnienie informacji o projekcie, jego zakresie, celach i efektach,

• zapewnienie widoczności wsparcia Unii Europejskiej zgodnie z Podręcznikiem informacji i promocji,

• promocja nowej oferty kulturalno-edukacyjnej Muzeum,

• dotarcie do możliwie szerokiego grona odbiorców (różne grupy wiekowe i społeczne: mieszkańcy, turyści, środowisko kultury, edukacja). III. Zakres rzeczowy zamówienia: Zakres rzeczowy zamówienia obejmuje w szczególności:

• przygotowanie, wykonanie i montaż 2 tablic informacyjnych/pamiątkowych,

• opracowanie, druk i dystrybucję materiałów informacyjno-promocyjnych,

• utworzenie i wdrożenie dedykowanej podstrony projektu w ramach serwisu www.muzeum.edu.pl,

• przygotowanie i publikację 10 ogłoszeń prasowych informujących o projekcie,

• organizację 2 spotkań promujących projekt dla mediów i środowisk kultury,

• realizację kampanii informacyjnej w mediach społecznościowych 20 postów , 10 relacji,

• produkcję 6 spotów promocyjnych (wideo i/lub radiowych) o projekcie,

• wykonanie i ekspozycję 4 billboardów promujących projekt,

• prowadzenie dokumentacji fotograficznej i wideo ze wszystkich działań,

• archiwizację materiałów źródłowych, plików graficznych i kopii druków,

• sporządzenie raportu końcowego z realizacji działań. Dokładny opis każdego z powyższych zadań znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ. IV. Obowiązki Wykonawcy: W szczególności Wykonawca jest zobowiązany do:

1. Prowadzenia dokumentacji z działań promocyjnych, w tym:

- dokumentacji fotograficznej i wideo ze wszystkich działań,

- gromadzenia egzemplarzy materiałów drukowanych,

- zapisywania emisji spotów, zrzutów ekranu stron internetowych i postów w mediach społecznościowych,

- zbierania skanów publikacji prasowych, protokołów odbioru oraz innych dowodów wykonania działań.

2. Archiwizacji materiałów:

- przechowywania materiałów źródłowych (np. plików graficznych, otwartych projektów graficznych, montażowych, plików audio-wideo),

- przekazania Zamawiającemu kopii tych materiałów na trwałym nośniku lub w ustalonej formie elektronicznej (np. link do repozytorium, dysk sieciowy).

3. Przygotowania raportu końcowego, zawierającego:

-opis zrealizowanych działań, -rezultaty ilościowe (np. liczba uczestników wydarzeń, liczba emisji, zasięgi w mediach społecznościowych, liczba publikacji),

- ważniejsze rezultaty jakościowe (np. grupy, do których udało się dotrzeć),

- proste rekomendacje na przyszłość.

4. Zapewnienia prawidłowego oznakowania i identyfikacji wizualnej wszystkich materiałów i działań, zgodnie z:

- Podręcznikiem informacji i promocji dla perspektywy 2021–2027,

- Księgą Identyfikacji Wizualnej Funduszy Europejskich 2021–2027,

- wytycznymi programu FEn IKS. Wszystkie materiały muszą zawierać w szczególności:

-logo Funduszy Europejskich / programu FEn IKS, -barwy Rzeczypospolitej Polskiej, -logo Unii Europejskiej z napisem „Dofinansowano przez Unię Europejską”, -inne znaki wymagane umową o dofinansowanie (np. logo MKi DN – jeżeli wynika to z umowy), oraz stosować obowiązkowe hashtagi #Fundusze UE lub #Fundusze Europejskie we wszystkich publikacjach internetowych (strona www, media społecznościowe).

5. Przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wszelkich materiałów powstałych w ramach zamówienia (teksty, grafiki, layouty, projekty DTP, zdjęcia, filmy, nagrania audio, projekty stron www itp.), w zakresie umożliwiającym:

-nieograniczone terytorialnie i czasowo korzystanie, -zwielokrotnianie, modyfikowanie, publikację i udostępnianie, -wywiązywanie się przez Zamawiającego z obowiązków wobec instytucji zarządzających Funduszami Europejskimi. Materiały muszą być przekazane również z niewyłączną licencją dla właściwych instytucji systemu Funduszy Europejskich, jeżeli wynika to z umowy o dofinansowanie.

79341400-0 - Usługi prowadzenia kampanii reklamowych

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

72413000-8 - Usługi w zakresie projektowania stron WWW

Warunek 1 – Doświadczenie Wykonawcy Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonał należycie co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowych działaniach informacyjno-promocyjnych o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł brutto każda, obejmujące co najmniej kilka z następujących elementów:

• upowszechnianie informacji o projekcie lub innym przedsięwzięciu publicznym, jego zakresie i efektach,

• promocja nowej oferty kulturalnej, edukacyjnej lub społecznej,

• dotarcie do szerokiego grona odbiorców w różnych grupach wiekowych i społecznych,

• opracowanie, druk i dostarczenie materiałów promujących projekt / przedsięwzięcie,

• tworzenie i wdrożenie podstrony projektu lub kampanii w serwisie internetowym zamawiającego (lub innego klienta),

• tworzenie multimediów (np. spoty wideo, spoty radiowe, filmy informacyjne),

• realizacja kampanii informacyjnej w mediach społecznościowych,

• organizacja konferencji lub spotkań informacyjnych,

• wykonanie fotorelacji / dokumentacji fotograficznej z działań. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie zdobyte wspólnie z innymi wykonawcami (np. jako członek konsorcjum), może wykazać jedynie tę część usługi, którą faktycznie i bezpośrednio wykonywał. Warunek nie podlega sumowaniu – co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie musi spełniać go samodzielnie. Warunek 2 – Dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca musi wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował osobami posiadającymi kwalifikacje i doświadczenie odpowiednie do pełnionych funkcji, w tym co najmniej:

a) Koordynatorem działań informacyjno-promocyjnych – osobą z doświadczeniem w PR oraz prowadzeniu kompleksowych działań informacyjno-promocyjnych (co najmniej 2 takie kampanie lub projekty),

b) Specjalistą ds. kreacji i komunikacji cyfrowej – osobą z doświadczeniem w przygotowywaniu materiałów graficznych i treści do internetu (w szczególności do mediów społecznościowych i na strony WWW). Szczegółowe informacje o tych osobach (funkcja, kwalifikacje, doświadczenie, zakres zadań oraz podstawa dysponowania) Wykonawca poda w Wykazie osób – Załącznik nr 10 do SWZ. Pozostałe funkcje wymagane do realizacji zamówienia, takie jak w szczególności:

• grafik,

• specjalista ds. tworzenia stron WWW,

• operator kamery,

• montażysta materiałów wideo,

• technik dźwiękowiec,

• konferansjer / lektor,

• fotograf, Wykonawca zapewni na etapie realizacji zamówienia – zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i postanowieniami umowy. Dopuszcza się, aby jedna osoba pełniła więcej niż jedną z wymienionych funkcji oraz aby Wykonawca korzystał z podwykonawców lub osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych. Uwaga: liczba zadań zrealizowanych przez Koordynatora będzie oceniana w ramach kryteriów oceny ofert. Wykonawca ubiegający się o punkty w tym zakresie powinien złożyć wypełniony formularz zgodny z Załącznikiem nr 3 do SWZ.

1.1. Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu z art. 125 ust. 1 Pzp w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7, 8, 10 ustawy Pzp.

1.2. Oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, lub oświadczenie o przynależności do tej samej grupy wraz z dowodami niezależnego przygotowania oferty.

1.3. Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym w zakresie przesłanek wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.

Uwaga: Jeżeli Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów zgodnie z art. 118 Pzp, Zamawiający wymaga złożenia dokumentów, o których mowa w pkt 1.1 oraz 1.3, również w odniesieniu do tych podmiotów.

2.1. Wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi zostały wykonane należycie.

Dowodami są w szczególności:

– referencje,

– poświadczenia,

– protokoły odbioru,

– lub – w przypadku braku możliwości ich uzyskania z przyczyn niezależnych od Wykonawcy – oświadczenie Wykonawcy.

Okres 5 lat liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert. Wykaz należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 6 do SWZ.

2.2. Wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia, zawierającego informacje o kwalifikacjach zawodowych, doświadczeniu i wykształceniu, zakresie wykonywanych czynności oraz podstawie dysponowania tymi osobami.

Wykaz należy sporządzić zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ.

Jeżeli w warunkach udziału lub w opisie przedmiotu zamówienia przewidziano wymagane kwalifikacje formalne (np. określone certyfikaty), Zamawiający może żądać dołączenia kopii dokumentów potwierdzających ich posiadanie.

3. Zamawiający przewiduje, na podstawie art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych, możliwość zmiany postanowień Umowy w szczególności w następującym zakresie:

1) Zmiana terminu realizacji Przedmiotu Umowy – w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Stron, mających wpływ na wykonanie działań informacyjno-promocyjnych, w szczególności:

a) zmiany harmonogramu realizacji projektu lub terminu jego zakończenia wynikających z umowy o dofinansowanie lub jej aneksów,

b) konieczności dostosowania terminów działań promocyjnych do rzeczywistego przebiegu realizacji projektu (np. zmiany terminów otwarć, wydarzeń, udostępnienia nowej oferty),

c) wystąpienia siły wyższej lub innych nadzwyczajnych okoliczności uniemożliwiających terminowe przeprowadzenie zaplanowanych działań promocyjnych. W takim przypadku termin realizacji Umowy może zostać przedłużony o czas trwania wskazanych okoliczności, z uwzględnieniem terminów realizacji i rozliczenia projektu wynikających z umowy o dofinansowanie.

2) Zmiana sposobu realizacji poszczególnych działań informacyjno-promocyjnych, jeżeli:

a) jest to konieczne dla zapewnienia prawidłowej realizacji projektu lub dostosowania działań do zmienionych warunków, potrzeb odbiorców lub wytycznych programu FEn IKS,

b) zachowany zostanie cel i zasadniczy zakres rzeczowy działań (w szczególności obowiązek zapewnienia wymaganej widoczności wkładu UE),

c) zmiana nie prowadzi do zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy ponad dopuszczalne limity określone w ustawie Prawo zamówień publicznych, z uwzględnieniem zasad waloryzacji określonych w § 14 Umowy.

3) Zmiana wynagrodzenia oraz warunków rozliczeń – wyłącznie w zakresie i na zasadach określonych w § 14 (Waloryzacja wynagrodzenia), z uwzględnieniem art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4) Zmiana osób skierowanych do realizacji Umowy – pod warunkiem, że:

a) nowo wskazane osoby spełniają wymagania określone w SWZ i ofercie Wykonawcy,

b) zmiana nie prowadzi do obniżenia poziomu spełniania warunków udziału w postępowaniu ani naruszenia wyników oceny w kryteriach pozacenowych,

c) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu zaktualizowany wykaz osób wraz z informacjami o kwalifikacjach i doświadczeniu.

5) Zmiana danych formalnych Stron – w szczególności nazwy, formy prawnej, adresu siedziby, numeru rachunku bankowego, numerów identyfikacyjnych (NIP, REGON, KRS/CEIDG), o ile nie powoduje to zmiany tożsamości Stron.

6) Zmiany wynikające ze zmiany przepisów prawa, wytycznych programu FEn IKS, Podręcznika informacji i promocji lub umowy o dofinansowanie – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do dostosowania treści Umowy do nowych regulacji lub wymogów instytucji zarządzającej/pośredniczącej, pod warunkiem, że nie prowadzi to do zmiany charakteru Umowy.

4. Zmiany Umowy nie mogą prowadzić do obejścia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych ani powodować zmiany ogólnego charakteru Umowy.