Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowa instrukcja zakładania kont podmiotów dostępna jest na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Centrum Pomocy” / „Zakładanie konta użytkownika”.

2. Zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa „Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia”, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl

3. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje) odbywała się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl

4. Sposób korzystania z formularzy do komunikacji został opisany w instrukcji znajdującej się zakładce „Centrum Pomocy” / „Komunikacja w postępowaniu” dostępnej na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl

5. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich skutecznego przesłania za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl

6. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).

7. Zalecenia:

1) Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z ;

4) Wśród formatów powszechnych a nie występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

6) Ze względu na niższe ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES (wbudowanym).

7) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

8) Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może uniemożliwić weryfikację złożonych podpisów w załączonych plikach.

9) Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

10) Ofertę należy przygotować z należytą starannością. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków

8. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały określone w pkt 10 SWZ.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: "RODO") informuje się, że:

1. Administrator danych.

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Urząd Pracy w Pile, z siedzibą przy alei Niepodległości 24, 64 - 920 Piła.

2. Inspektor Ochrony Danych.

W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych można się kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych: Krzysztof Ślósarski pod adresem e-mail: iod@pup.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora w związku z prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zawarciem i wykonaniem umów.

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: "ustawa Pzp").

4. Odbiorcy danych osobowych.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;

b) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. Urząd Zamówień Publicznych, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy);

c) podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora, w tym na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. dostawcy usług IT, firmy audytorskie).

5. Okres przechowywania danych osobowych.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Dane będą również przechowywane nie krócej niż przez okres przewidziany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

6. Prawa osób, których dane osobowe dotyczą.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Informacja o wymogu podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych.

Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

W przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, a także ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych”.

2. Usługi pocztowe świadczone będą na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Pile oraz jego Filii w Wyrzysku.

3. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, m. in. ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366, 820) wraz z obowiązującymi aktami wykonawczymi, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 4 do SWZ.

5. Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp. Zamawiający na podstawie art. 95 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia:

1) przyjmowania oraz doręczenia przesyłek pocztowych od Zamawiającego na terenie powiatu pilskiego,

2) reprezentowania Wykonawcy przed Zamawiającym przy realizacji umowy, pomocy w realizacji sytuacji problemowych, udzielania informacji o wysyłkach realizowanych w trakcie umowy, w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z usług pocztowych nieujętych w formularzu cenowym, dostarczania cennika. Dotyczy osoby pełniącej funkcję „Opiekuna” Zamawiającego. Powyższy wymóg dotyczy tylko realizacji zawartej umowy z Wykonawcą. Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę powyższych wymagań oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań określone zostały w Załączniku nr 5 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

6. Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

1) Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Formularz cenowy - Załącznik nr 3 do SWZ;

3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy;

4) Pełnomocnictwo- jeżeli zostało udzielone.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółki cywilnej) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.

4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w przypadku:

1) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe (pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,

2) większej ilości faktycznych przesyłek (niedających się przewidzieć na etapie szacowania) skutkujących zmianą wartości zamówienia.

3. W związku z tym, że Umowa obejmuje usługi świadczone przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, Zamawiający wprowadza postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją umowy, przyjętych przez Wykonawcę w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia wskazanego w ofercie. Pierwsza zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji zamówienia. Zamawiający ustala następujące zasady, stanowiące podstawę wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy:

1) poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, o których mowa w art. 439 ust. 1 ustawy Pzp uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi 10%,

2) za podstawę do żądania zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy i określenia wysokości takiej zmiany, Strony umowy przyjmują średnioroczny wskaźnik zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: „GUS”), informujący czy nastąpiły zmiany cen lub kosztów i w jakiej wysokości,

3) w sytuacji wystąpienia okoliczności uprawniających do zmiany wynagrodzenia strony nawzajem są wobec siebie uprawnione do złożenia pisemnego wniosku o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia. Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne wraz z wskaźnikiem GUS będącego podstawą takiego żądania z potwierdzeniem, że nastąpiła jego zmiana uzasadniająca żądanie. Z wnioskiem należy złożyć dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia po zmianie umowy, w szczególności wskazać związek pomiędzy wnioskowaną kwotą zmiany wynagrodzenia a wpływem zmiany kosztów realizacji umowy na kalkulację wynagrodzenia,

4) Zamawiający określa maksymalną, dopuszczalną wartość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w całym okresie realizacji zamówienia, w wyniku zastosowania postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie, na poziomie 20 % ceny wybranej.

4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowoduje zastosowanie przez Wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek.

5. Warunkiem wprowadzenia zmiany do umowy jest złożenie pisemnego wniosku wraz z uzasadnieniem z powołaniem się na zgodę Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

6. Zmiana postanowień umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.