Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz nadawanie przekazów pocztowych w obrocie krajowym na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy do elektronicznej obsługi zamówień dostępnej pod adresem: https://mops-katowice.logintrade.net/zapytania_email,216025,d9e76513e7d55c4b04fd4385897d9384.html

Zgodnie z art. 13, 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej "RODO") informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana/Wykonawcy/ Członka Organu/ Prokurenta/ Pełnomocnika/ Podmiotu trzeciego/ Podwykonawcy/ Pracownika lub osoby, którą dysponuje Wykonawca, danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Katowicach, ul. Wita Stwosza 7, 40-040 Katowice. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem Pani/Pana praw w zakresie ochrony danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem poczty elektronicznej: daneosobowe@mops.katowice.pl lub pod nr telefonu: 32 606 18 00 oraz za pośrednictwem elektronicznej skrytki e PUAP, której adres jest dostępny na stronie internetowej http://www.mops.katowice.pl/node/3127.

2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego oraz w celu archiwalnym zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz wydanych na ich podstawie aktach wykonawczych, jak również w celach kontrolnych. Dane te są konieczne do przeprowadzenia postępowania w celu zrealizowania przedmiotowego zamówienia.

3) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy P. Z. P. Dane nie będą udostępnione innym podmiotom, za wyjątkiem przypadków, kiedy obowiązek udostępniania wynika z przepisów prawa. Dane mogą być jednak ujawnione innym podmiotom zapewniającym obsługę administracyjną, techniczną i informatyczną MOPS. W szczególności podmiotom administrującym systemami informatycznymi, serwisującym sprzęt informatyczny, zapewniającymi transport dokumentów i nośników elektronicznych, zapewniającymi niszczenie dokumentów i nośników elektronicznych oraz podmiotom zapewniającym obsługę prawną, Platformie zakupowej Logintrade. Informacje o tych podmiotach dostępne są na stronie http://www.mops.katowice.pl/node/3127. Przekazanie danych realizowane będzie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania, a podmioty przetwarzające mogą je przetwarzać jedynie na polecenie MOPS, co należy rozumieć w ten sposób, że nie są uprawnione do przetwarzania tych danych we własnych celach.

4) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P. Z. P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (tekst jednolity: Dz. U z 2011, nr 14, poz. 67, ze zmianami) teczki aktowe będą przechowywane w archiwum zakładowym przez okres 5 lat w przypadku dokumentacji zamówień publicznych oraz 10 lat w przypadku umów zawartych w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych;

5) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

6) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

7) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

8) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

9) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

10) Wykonawca przekaże osobom wymienionym w pkt 1 informacje zawarte w rozdziale I ust 17 oraz informacje, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO;

11) szczegółowe informacje i wyjaśnienia dostępne są na stronie internetowej MOPS (www.mops.katowice.pl).

1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz nadawanie przekazów pocztowych w obrocie krajowym na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach.

2. Zamówienie zostało podzielone na 2 części: Część 1 - Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym.

3. Usługi, o których mowa w pkt 1.2 mogą być wykonywane przez przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

OPCJA.

1. Zamawiający może wielokrotnie skorzystać lub nie skorzystać z opcji w każdej części zamówienia. Nie skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.

2. W przypadku zrealizowania zamówienia podstawowego Wykonawca automatycznie uruchomi zamówienie opcjonalne bez uprzedniego otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego.

3. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego opcją będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.

4. Wysokość ceny jednostkowej netto za usługę w ramach prawa opcji nie może być wyższa niż wysokość ceny jednostkowej netto wycenionej w ramach zamówienia podstawowego. Jeżeli Wykonawca w ramach prawa opcji wskaże wartość ceny jednostkowej netto wyższą niż wartość ceny jednostkowej netto usługę w ramach zamówienia podstawowego, Zamawiający na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3) ustawy Pzp dokona poprawy wartości ceny jednostkowej netto w ramach prawa opcji według wartości ceny jednostkowej netto wskazanej w ramach zamówienia podstawowego. Jeżeli Wykonawca nie zaoferuje ceny jednostkowej netto za świadczenie usługi w ramach prawa opcji, Zamawiający przyjmie, że cena ta równa jest wartości ceny jednostkowej netto wskazanej za usługę w ramach zamówienia podstawowego.

5. Zamawiający zastrzega prawo skorzystania z prawa opcji w Części 1 zamówienia w zakresie: usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe - zgodnie z podanymi w Załączniku nr 3 do SWZ – ilościami dodatkowymi – opcjonalnymi. Podane ilości są wielkościami orientacyjnymi ustalonymi na postawie świadczonych usług pocztowych przez okres ostatnich 12 miesięcy oraz przewidywanego zapotrzebowania na najbliższe lata w związku z polityką społeczną - przyjętymi w celu ustalenia wartości zamówienia i wszczęcia postępowania. Zamawiający skorzysta z opcji w sytuacji zwiększenia zapotrzebowania na przesyłkę korespondencji.

6. Zamawiający zastrzega prawo skorzystania z prawa opcji w Części 2 zamówienia w zakresie: ilości nadanych przekazów pocztowych. Wskazana ilości ok. 872 szt. miesięcznie jest wielkością orientacyjną, liczbą szacunkową i może ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy o + 5 %. Skorzystanie z opcji jest uzależnione od liczby wydanych decyzji administracyjnych, przyznających pomoc w formie wypłaty przekazu pocztowego.

7. Dodatkowe szczegóły związane z opcją zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załączniki nr 4 do SWZ (Części 1 i Część 2).

Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty – w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:

- Cena brutto 60%

- Liczba placówek pocztowych w Katowicach 40%

1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz nadawanie przekazów pocztowych w obrocie krajowym na rzecz Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Katowicach.

2. Zamówienie zostało podzielone na 2 części: Część 2 – Nadawanie przekazów pocztowych w obrocie krajowym.

3. Usługi, o których mowa w pkt 1.2 mogą być wykonywane przez przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.

OPCJA.

1. Zamawiający może wielokrotnie skorzystać lub nie skorzystać z opcji w każdej części zamówienia. Nie skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego.

2. W przypadku zrealizowania zamówienia podstawowego Wykonawca automatycznie uruchomi zamówienie opcjonalne bez uprzedniego otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego.

3. Zasady dotyczące realizacji zamówienia objętego opcją będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego.

4. Wysokość ceny jednostkowej netto za usługę w ramach prawa opcji nie może być wyższa niż wysokość ceny jednostkowej netto wycenionej w ramach zamówienia podstawowego. Jeżeli Wykonawca w ramach prawa opcji wskaże wartość ceny jednostkowej netto wyższą niż wartość ceny jednostkowej netto usługę w ramach zamówienia podstawowego, Zamawiający na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3) ustawy Pzp dokona poprawy wartości ceny jednostkowej netto w ramach prawa opcji według wartości ceny jednostkowej netto wskazanej w ramach zamówienia podstawowego. Jeżeli Wykonawca nie zaoferuje ceny jednostkowej netto za świadczenie usługi w ramach prawa opcji, Zamawiający przyjmie, że cena ta równa jest wartości ceny jednostkowej netto wskazanej za usługę w ramach zamówienia podstawowego.

5. Zamawiający zastrzega prawo skorzystania z prawa opcji w Części 1 zamówienia w zakresie: usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe - zgodnie z podanymi w Załączniku nr 3 do SWZ – ilościami dodatkowymi – opcjonalnymi. Podane ilości są wielkościami orientacyjnymi ustalonymi na postawie świadczonych usług pocztowych przez okres ostatnich 12 miesięcy oraz przewidywanego zapotrzebowania na najbliższe lata w związku z polityką społeczną - przyjętymi w celu ustalenia wartości zamówienia i wszczęcia postępowania. Zamawiający skorzysta z opcji w sytuacji zwiększenia zapotrzebowania na przesyłkę korespondencji.

6. Zamawiający zastrzega prawo skorzystania z prawa opcji w Części 2 zamówienia w zakresie: ilości nadanych przekazów pocztowych. Wskazana ilości ok. 872 szt. miesięcznie jest wielkością orientacyjną, liczbą szacunkową i może ulec zmianie w trakcie obowiązywania umowy o + 5 %. Skorzystanie z opcji jest uzależnione od liczby wydanych decyzji administracyjnych, przyznających pomoc w formie wypłaty przekazu pocztowego.

7. Dodatkowe szczegóły związane z opcją zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załączniki nr 4 do SWZ (Części 1 i Część 2).

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:

- aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe – dotyczy Części 1 i 2 zamówienia.

1 Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r., poz. 671, ze zm.). 2 Ofertę należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. 3 Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w Rozdziale III, ust. 1 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia na dzień składania ofert. Oświadczenie należy złożyć zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ. 4 Oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IV, ust. 1, pkt. 1.3 SWZ składają odrębnie:

1.1. Wykonawca/każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;

1.2. Podmiot udostępniający zasoby, na którego potencjał powołuje się Wykonawca celem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby Wykonawcy. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest załączyć: 1. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, 2. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów opisanych w Rozdziale IV, ust. 1 ppkt. 1.4.1. SWZ, 3. w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

a) pełnomocnictwo, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publicznego,

- wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego pełnomocnictwa,

b) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale I, ust. 4, pkt 4.3 SWZ (oświadczenie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia – Zamawiający dopuszcza złożenia tego oświadczenia na formularzu ofertowym). 4. zobowiązanie podmiotu trzeciego udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów, zawierającym treści określone w rozdziale I ust. 5. Zamawiający dopuszcza złożenie zobowiązania w treści formularza ofertowego (jeśli dotyczy). 5 Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w Rozdziale IV, ust. 1, ppkt. 1.5.1. SWZ, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. 6. Zapisy Rozdziału IV, ust. 1, ppkt. 1.5.2. SWZ stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Projektowane postanowienia umowy stanowią Załącznik nr 4 do SWZ.

2. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez Wykonawcę projektowanych postanowień umowy.