Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich zwrotów na potrzeby Urzędu Gminy Osielsko

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: justyna.janicka@osielsko.pl (w zakresie np. zadawania pytań dot. wyjaśnienia treści SWZ, przekazywania wezwań i zawiadomień). Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415). Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). „Formularz do komunikacji” umożliwia w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

Szczegółowe informacje znajdują się w SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 - 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.), dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Osielsko ul. Szosa Gdańska 55 A, 86-031 Osielsko tel. 52 324-18-00; adres mail: gmina@osielsko.pl

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@osielsko.pl lub pisemnie na adres Administratora;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich zwrotów na potrzeby Urzędu Gminy Osielsko”, znak: Ii ZP.271. U. 11.2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”;

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8. Posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pani/Pana narusza przepisy RODO;

9. nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

64120000-3 - Usługi kurierskie

64121100-1 - Usługi dostarczania poczty

64121200-2 - Usługi dostarczania paczek

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

Wykonawca spełni warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli wykaże, że:

a) wykonał (zakończył) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: - co najmniej 2 usługi w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym każda wykonana dla jednego podmiotu przez okres co najmniej 12 miesięcy o wartości usługi nie mniejszej niż 100.000,00 zł brutto. Jeżeli na potrzeby spełniania warunku wykazywana jest usługa obecnie realizowana, wymaga się, by wartość zrealizowanej części usługi była nie mniejsze niż opisana w warunku.

b) dysponuje lub będzie dysponował z chwilą rozpoczęcia realizacji umowy na terenie gminy Osielsko co najmniej jedną placówką pocztową w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. 2025 r. poz. 366). Placówka pocztowa nadawczo - odbiorcza Wykonawcy, o której mowa wyżej, musi spełniać niżej wymienione warunki: 1. placówka winna być czynna we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, 2. placówka winna być oznakowana w sposób widoczny nazwą, logo Wykonawcy umieszczonymi na zewnątrz budynku lub na witrynie obiektu, w którym mieści się placówka pocztowa Wykonawcy (zewnętrzne oznaczenie winno zawierać oznaczenie dni i godzin obsługi klienta), 3. placówka pocztowa znajdująca się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą, logo Wykonawcy, 4. placówka pocztowa powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych. 5. w placówce klient musi mieć możliwość wejścia do pomieszczenia, nie dopuszcza się obsługi klienta przez zewnętrzne okienko, 6. przesyłka nieodebrana, awizowana u klienta - oczekuje przynajmniej 14 (słownie: czternaście) dni na odbiór w placówce Wykonawcy, niedopuszczalne jest prowadzenie obsługi klienta w placówce prowadzącej jednocześnie handel artykułami przeznaczonymi dla osób (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa) od lat 18, np. alkoholem, papierosami. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek ten należy spełnić łącznie.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

2) Oświadczenia własne Wykonawcy w zakresie wskazanym w SWZ część IV ust. 4.3 pkt 1,2,4,5,6,7 (art. 109 ust. 1 pkt.1,2, 5, 8, 9 i 10 ustawy Pzp).;

3) Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania – wzór załącznik nr 10 do SWZ.

2. Zamawiający żąda od wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 Pzp, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w Części VII ust. 1 pkt 1-3 SWZ

3. W przypadku wykonawców składających wspólnie ofertę dokumenty, o których mowa w ust.1 wszyscy wykonawcy.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności zawodowej Zamawiający żąda:

1) wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty – wzór załącznik nr 6 do SWZ;

2) wykazu narzędzi, wyposażenia zakładu lub urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług (wraz ze wskazaniem adresu, godzin otwarcia, odległości od siedziby Zamawiającego placówki pocztowej nadawczo- odbiorczej) w celu wykonania zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami – wzór załącznik nr 7 do SWZ;

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności takiej zmiany.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w formie aneksu, gdy wystąpią okoliczności, o których mowa w art. art. 455 ust. 1 pkt 1-4 oraz ust. 2 ustawy Pzp.

3. Zamawiający przewiduje również możliwość zmiany umowy:

a) w zakresie przedłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, w szczególności w przypadku okoliczności wystąpienia siły wyższej lub z powodu działania osób trzecich, które to przyczyny każda ze Stron musi udokumentować,

b) w zakresie podwykonawstwa,

c) zmiany stawki podatku od towarów i usług, w związku ze zmianą obowiązujących przepisów w tym zakresie.

4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w przypadku, gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zapisów niniejszej umowy w przypadku zmiany:

a) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

c) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427) - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, przy czym zmiana ta może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.

6. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmian kosztów związanych z realizacją zamówienia rozumianych jako wzrost cen lub kosztów, jak i ich obniżenie względem cen lub kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie.

1) Zmiana, o której mowa w niniejszym ustępie może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy,

2) zmiana kosztów, o której mowa w niniejszym ustępie, nie może być mniejsza niż 20 % w odniesieniu do cen lub kosztów przyjętych w ofercie Wykonawcy i dotyczy w szczególności konieczność uiszczenia dodatkowych danin publiczno - prawnych, opłat administracyjnych, sądowych itp., które muszą zostać poniesione przez Wykonawcę w związku z realizacją zamówienia.

7. Wniosek o zmianę umowy powinien zawierać co najmniej:

a) zakres proponowanej zmiany,

b) opis okoliczności faktycznych uprawniających do dokonania zmiany,

c) podstawę dokonania zmiany, to jest podstawę wynikającą z przepisów ustawy Pzp lub postanowień niniejszej umowy,

d) informacje i dowody potwierdzające, że zostały spełnione okoliczności uzasadniające dokonanie zmian umowy.

8. Dowodami, o których mowa w ust. 7 pkt d, są wszelkie dokumenty, które uzasadniają dokonanie proponowanej zmiany, w tym w szczególności dokumenty potwierdzające zmianę kosztu Wykonawcy mający istoty wpływ na realizację zamówienia, dokument potwierdzający konieczność uiszczenia dodatkowych danin publiczno – prawnych, opłat administracyjnych, sądowych, które muszą zostać poniesione przez Wykonawcę w związku z wykonaniem umowy.

9. Jeżeli zmiany, o których mowa w u ust. 5 i 6, mają wpływ na wysokość wynagrodzenia, dopuszczalna jest zmiana wynagrodzenia w zakresie, w jakim zmiany te mają wpływ na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, z zastrzeżeniem, że zmiana wynagrodzenia nie przekroczy 10 % pierwotnej wartości umowy. ciąg dalszy w § 11 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 8 do SWZ.