Świadczenie usług pogrzebowych osób zmarłych oraz dzieci martwo urodzonych dla Centrum Usług Społecznych w Szczecinie

1) Z zastrzeżeniem art. 61 ust. 2 ustawy, komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, w tym oferty oraz wszelkie oświadczenia, wnioski (w tym wyjaśnienia treści SWZ), zawiadomienia i informacje przekazywane są wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

2) Korespondencja przekazana Zamawiającemu w inny sposób (np. listownie, pocztą elektroniczną, faksem) nie będzie brana pod uwagę. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres zam.publiczne@cus.szczecin.eu (nie dotyczy składania ofert).

3) Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

1) Ofertę i oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacja zamieszczona w zakładce „Centrum Pomocy”.

3) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

4) Sposób sporządzania i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r.

w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji, wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych).

5) Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej w formatach określonych w przepisach Rozporządzenia Rady Ministrów z 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (zw. Rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności) z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

6) Informacje, oświadczenia lub dokumenty inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik) lub

b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

7) Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

8) Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań, zawiadomień i zadawanie pytań. „Formularze do komunikacji” umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale II SWZ

5. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 „RODO”, zamawiający informuje, że:

1) administratorem i podmiotem przetwarzającym wszelkie dane osobowe osób fizycznych związanych z niniejszym postępowaniem jest – Centrum Usług Społecznych w Szczecinie,

2) kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Centrum Usług Społecznych w Szczecinie tel. 91 48 57 542, iod@cus.szczecin.eu,

3) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego prowadzonego w trybie podstawowym,

4) dane osobowe będą również przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to potrzebne do wykonania umowy lub do podjęcia działań niezbędnych przed jej zawarciem,

5) odbiorcami ww. danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 73 ustawy oraz umowy dofinansowania (jeżeli dotyczy),

6) ww. dane osobowe będą przechowywane, odpowiednio:

• przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego - jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata,

• przez okres, o którym mowa w art. 125 ust. 4 lit. d) w zw. z art. 140 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego nr 1303/2013 z dnia 17.12.2013 r. - w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE,

• do czasu przeprowadzenia archiwizacji dokumentacji – w zakresie określonym w przepisach o archiwizacji,

7) obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy,

8) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,

9) osoba fizyczna, której dane dotyczą posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do ww. danych osobowych.

W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, zamawiający może żądać od osoby, występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia,

b) podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania ww. danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania. W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO,

10) osobie fizycznej, której dane osobowe dotyczą nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. W zakresie części I - Usługa pogrzebowa powinna obejmować następujące czynności:

1) Pogrzeb tradycyjny:

a) dostarczenie trumny wyściełanej, sosnowej, lakierowanej bez względu na rozmiar,

b) dostarczenie 4 zniczy pogrzebowych (o gramaturze wkładu 120 g) i wiązanki kwiatów (5 kwiatów na podłożu świerkowym),

c) dostarczenie krzyża lub palika (w zależności od wyznania zmarłego),

d) dostarczenie metalowej tabliczki z wytłoczonymi danymi zmarłego*,

e) przewiezienie zwłok z miejsca wskazanego przez zamawiającego do chłodni na cmentarzu – w granicach Miasta Szczecin,

f) umieszczenie zwłok w worku dostarczonym przez wykonawcę,

g) dostarczenie ubrania dla zmarłego (ubranie powinno być czyste, schludne, wyprasowane, powinno wyglądać godnie i być w dobrym stanie, nienoszące śladów użytkowania):

1) kobieta – sukienka albo kostium, bielizna, rajstopy, buty,

2) mężczyzna:

- garnitur, koszula, krawat, bielizna, skarpety, buty,

h) przygotowanie zwłok do pochowania** (kosmetyka ciała i ubranie ciała w odzież, jeżeli pozwala na to stan zwłok albo zawinięcie ciała w prześcieradło dostarczone przez wykonawcę),

i) umieszczenie klepsydry tj. afisza zawiadamiającego o śmierci i pogrzebie, w miejscu zamieszkania zmarłego***,

j) przeprowadzenie ceremonii pogrzebowej przy grobie przy udziale kapłana lub mistrza ceremonii (wskaże Zamawiający w zależności od wyznania zmarłego),

k) obsługa pogrzebu, w tym przewóz karawanem trumny ze zwłokami w obrębie cmentarza oraz umieszczenie trumny w przygotowanym grobie,

l) wykopanie jednorzędowego grobu lub wybranie ziemi z istniejącego grobu głębinowego,

m) pogłębienie wykopanego grobu zwykłego do grobu głębinowego,

n) zasypanie i uformowanie grobu**** oraz umieszczenie na nim krzyża albo palika, tabliczki z wytłoczonymi danymi zmarłego, wiązanki oraz zniczy,

o) dochowanie szczątek ludzkich wraz z nadanym numerem zezwolenia na pochówek do grobu ziemnego, wskazanego przez Administratora cmentarza.

2) Pogrzeb z wykorzystaniem kremacji zwłok:

a) dostarczenie trumny kremacyjnej drewnianej lub drewnopodobnej bez względu na rozmiar,

b) dostarczenie urny na prochy,

c) dostarczenie 4 zniczy pogrzebowych (o gramaturze wkładu 120 g) i wiązanki kwiatów (5 kwiatów na podłożu świerkowym),

d) dostarczenie krzyża lub palika (w zależności od wyznania zmarłego),

e) dostarczenie (metalowej) tabliczki z wytłoczonymi danymi zmarłego*,

f) przewiezienie zwłok z miejsca wskazanego przez zamawiającego do chłodni na cmentarzu – w granicach Miasta Szczecin,

g) umieszczenie zwłok w worku dostarczonym przez wykonawcę,

h) dostarczenie ubrania dla zmarłego (ubranie powinno być czyste, schludne, wyprasowane, powinno wyglądać godnie i być w dobrym stanie, nienoszące śladów użytkowania):

a) kobieta – sukienka albo kostium, bielizna, rajstopy, buty,

b) mężczyzna:

- garnitur, koszula, krawat, bielizna, skarpety, buty,

i) przygotowanie zwłok do kremacji** (kosmetyka ciała i ubranie ciała w odzież, jeżeli pozwala na to stan zwłok albo zawinięcie ciała w prześcieradło dostarczone przez wykonawcę),

j) umieszczenie klepsydry tj. afisza zawiadamiającego o śmierci i pogrzebie, w miejscu zamieszkania zmarłego ***,

k) przeprowadzenie ceremonii pogrzebowej przy grobie przy udziale kapłana lub mistrza ceremonii (wskaże Zamawiający w zależności od wyznania zmarłego),

l) obsługa pogrzebu, w tym przewóz karawanem urny z prochami w obrębie cmentarza oraz umieszczenie urny w grobie urnowym lub innym miejscu przechowywania urn z prochami,

m) wykopanie, zasypanie i uformowanie grobu**** urnowego i umieszczenie na nim krzyża albo palika, tabliczki z wytłoczonymi danymi zmarłego oraz wiązanki pogrzebowej i 4 zniczy, Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Rozdziale XVI SWZ

W zakresie części II - Usługi pogrzebowe dzieci martwo urodzonych:

a) dostarczenie trumny kremacyjnej drewnianej lub drewnopodobnej.

b) dostarczenie urny dziecięcej na prochy.

c) dostarczenie 4 zniczy (o gramaturze wkładu 120 g) i wiązanki kwiatów (5 kwiatów na podłożu świerkowym).

d) dostarczenie białego krzyża z metalową białą tabliczką z wytłoczonym napisem (napis do ustalenia z pracownikiem CUS)* e) przewiezienie zwłok z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do Chłodni na cmentarzu – w granicach Miasta Szczecin.

f) umieszczenie zwłok w worku dostarczonym przez Wykonawcę.

g) dostarczenie białego płótna na trumnę i żywego kwiata.

h) ułożenie w trumnie kremacyjnej wszystkich dzieci martwo urodzonych.

i) wystawienie trumny kremacyjnej w kaplicy bocznej.

j) uroczyste wystawienie urny w Kaplicy Głównej Cmentarza Zachodniego k) obsługa pogrzebu, w tym przewóz karawanem w obrębie cmentarza urny Dzieci Utraconych z Kaplicy Głównej na Cmentarzu Zachodnim do Grobu Zbiorowego Dzieci Utraconych, otwarcie niszy urnowej, umieszczenie urny w niszy urnowej, zamknięcie niszy urnowej, umieszczenie wiązanki kwiatów, krzyża oraz zniczy.

l) formalności niezbędne do sprawienia pogrzebu (do ustalenia z pracownikiem CUS).

m) uroczysta oprawa muzyczna Dzieci Utraconych (nagłośnienie, postument dla Księdza). Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale XVI SWZ

Podmiotowe środki dowodowe:

a) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wskazujące, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

Uwaga! ww. dokument należy złożyć w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia.

Podmiotowe środki dowodowe wymagane przez zamawiającego, które należy złożyć na wezwanie, o którym mowa w art. 274 ust. 1 ustawy na potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w sytuacjach określonych w wykazie podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale V pkt 2 SWZ:

1) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

2) zaświadczenie albo inny dokument właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

a) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wskazujące, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

Uwaga! ww. dokument należy złożyć w przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia.

1) Formularz oferty, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

2) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu (odpowiednio wykonawcy lub podmiotu udostępniającego zasoby) jest umocowana do jego reprezentowania; wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w załączniku nr 1 do SWZ (formularz oferty) dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

3) Pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: wykonawcy, podmiotu udostępniającego zasoby, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1 ppkt 2).

4) Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ; Uwaga! W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia ww. dokument składa każdy z wykonawców.

5) Kalkulację cenową zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia należy złożyć jeden ww. dokument.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy.

2. Pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 1, należy dołączyć do oferty.

3. Wszelką korespondencję w postępowaniu Zamawiający kieruje do pełnomocnika.

4. Wspólnicy spółki cywilnej są wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt 1 – 3 niniejszego rozdziału.

5. Przed podpisaniem umowy wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia będą mieli obowiązek przedstawić Zamawiającemu kopię umowy regulującej współpracę tych wykonawców, zawierającą, co najmniej:

1) zobowiązanie do realizacji wspólnego przedsięwzięcia gospodarczego obejmującego swoim zakresem realizację przedmiotu zamówienia,

2) określenie zakresu działania poszczególnych stron umowy,

3) czas obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia.

3. Zmiany postanowień umowy mogą nastąpić w przypadku:

a) ulegnie zmianie stan prawny w zakresie dotyczącym realizowanej umowy, który spowoduje konieczność zmiany sposobu wykonania przedmiotu umowy, przez wykonawcę. Zmieniony sposób wykonania przedmiotu umowy zostanie określony w aneksie do umowy sporządzonym w oparciu o aktualną podstawę prawną, stanowiącą uzasadnienie dla dokonania zmiany;

b) zmiany stawki podatku od towarów i usług, o której mowa w art. 436 pkt 4 lit. b wartość umowy netto nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

c) gdy wystąpią uzasadnione okoliczności skutkujące potrzebą zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy. Zmiana powyższa może zostać wprowadzona w granicach określonych art. 455 ust. 2 ustawy, na pisemny wniosek strony umowy, wskazujący okoliczności i uzasadnienie dla zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy o określony czas.