Administrowanie i utrzymanie cmentarza komunalnego, położonego w Grajewie przy ul. Pułaskiego w 2026 r.

1. W niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja pomiędzy Zama-wiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tj. Platformy Przetargowej Miasta Grajewo: https://um-grajewo.logintrade.net/. Do połączenia używany jest szy-frowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie Przetargowej Miasta Grajewo: ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wy-cofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz ko-munikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.

2. Oferty oraz oświadczenia sporządza się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Środkiem komu-nikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty przez Wykonawcę, jest jego prawidłowe złożenie na Platformie Przetargowej dostępnej pod adresem https://um-grajewo.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Oferty oraz oświadczenia sporządza się, pod rygo-rem nieważności, w postaci elektronicznej, i opatruje się podpisem zaufanym lub podpisem osobi-stym. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.

3. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej Miasta Grajewo:

a) dopuszczalne przeglądarki internetowe:

 Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,  Google Chrome 31,  Mozilla Firefox 26,  Opera 18.

b) pozostałe wymagania techniczne:

 dostęp do sieci Internet,  zainstalowana wtyczka flash - flash player - dotyczy kupca,  obsługa przez przeglądarkę protokołu XML Http Request – ajax,  włączona obsługa Java Script,  zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s,  zainstalowany Acrobat Reader,  zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment, 6 Update 24 lub nowszy.

4. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych: image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg

5. Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych: Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH: MM: SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości e-mail, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie zakupowej. Wiadomość otrzymuje Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu w ikonę „Złóż ofertę”. W przypadku Wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.

1) Administrowanie cmentarzem i jego utrzymanie obejmuje w szczególności następujące czynności:

- prowadzenie dokumentacji cmentarza w formie elektronicznej i papierowej w zakresie wymaganym stosownymi przepisami, tj. prowadzenie księgi osób pochowanych na cmentarzu, księgi grobów na cmentarzu - przy zachowaniu zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów,

- bieżące uzupełnianie istniejącej dokumentacji cmentarza. W przypadku braku dokumentacji, należy ją uzupełnić poprzez dokonanie inwentaryzacji z natury,

- umieszczenie na własnej stronie internetowej wyszukiwarki grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym,

- bieżące aktualizowanie elektronicznej bazy danych osób pochowanych i uzupełnianie inwentaryzacji grobów w elektronicznej wyszukiwarce grobów i osób pochowanych na cmentarzu komunalnym,

- prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania terenu,

- nadzór nad właściwym zagospodarowaniem cmentarza, w tym:

• wytyczanie miejsc pochówków i usytuowania grobów,

• oznaczenie sektorów grzebalnych zgodnie z planem zagospodarowania terenu,

• wytyczanie usytuowania pomników i grobowców oraz nadzór nad prawidłowością ich usytuowania,

- wydawanie pozwoleń na budowę grobowców i postawienie pomnika,

- nadzór nad budową grobowców i pomników pod kątem ich zgodności z udzielonym pozwoleniem i bezpieczeństwem sąsiednich grobów,

- nadzór nad czynnościami wykopania grobu, jego zasypaniem, uporządkowaniem otoczenia grobu po czynnościach związanych z pochówkiem lub ekshumacją oraz wskazanie miejsca odkładu gruntu, z czuwaniem nad prawidłowym wykonaniem robót,

- zawieranie w imieniu Miasta umów na korzystanie z kwater pod groby,

- pobieranie opłat za czynności związane z wytyczaniem usytuowania pomnika i grobowca oraz opłat za kwatery pod groby, zgodnie z aktualnym cennikiem wprowadzonym przez uprawniony organ,

- prowadzenie ewidencji pobranych opłat zgodnie z obowiązującymi stawkami za korzystanie z cmentarza komunalnego,

- sporządzanie miesięcznych raportów z wpłat z tytułu w/wym. opłat,

- udostępnianie cmentarza zakładom pogrzebowym i wykonawcom pomników oraz nadzorowanie wykonywanych przez nich prac,

- ponoszenie odpowiedzialności za wypadki oraz za szkody na mieniu i zdrowiu, wynikające z niewłaściwego utrzymania cmentarza,

- zapewnienie biura zlokalizowanego w mieście Grajewo, na potrzeby obsługi klienta i prowadzenia spraw administracyjnych,

- prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi,

- nadzór nad przygotowywaniem miejsc pochówku zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków,

- czuwanie nad właściwym przebiegiem ceremonii pogrzebowych, dbanie o właściwe przygotowanie miejsca pochówku, zapewnienie prawidłowego dojazdu lub dojść do tego miejsca oraz ochronę sąsiednich grobów i nagrobków,

- zapewnienie możliwości kontaktu z pracownikiem administracyjno - technicznym poza godzinami pracy biura Wykonawcy,

- ponoszenie wszelkich kosztów związanych z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponoszenie pełnej odpowiedzialności za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie tych kontroli,

- usuwanie na swój koszt wszelkich szkód, które powstały w trakcie wykonywania prac,

- dokonywanie rozliczeń opłat, o których mowa wcześniej do 10 - tego dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 10 - tego dnia następnego miesiąca przekazać Miastu szczegółowe rozliczenie za poprzedni miesiąc w postaci wykazu wykonywanych czynności i pobranych opłat,

- dokonywanie wpłaty opłat, o których mowa wyżej na konto Urzędu Miasta w terminie do 5 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wykonawca w przypadku wystąpienia różnic pomiędzy należnymi opłatami wynikającymi z cennika opłat za usługi cmentarne a wpłatami, które faktycznie wpłynęły na konto Miasta, ma obowiązek pokrycia tej różnicy na wezwanie Zamawiającego,

- w przypadku nieterminowego dokonania opłat przez Wykonawcę Zamawiający naliczy odsetki ustawowe za zwłokę,

- Zamawiający jest uprawniony do dokonywania kontroli ksiąg cmentarnych, ksiąg rachunkowych oraz wszelkiej dokumentacji księgowo - finansowej dotyczącej przychodów z tytułu wnoszonych opłat cmentarnych,

- zawieranie wszelkich umów w swoim imieniu, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania cmentarza oraz do ponoszenia opłat za dostawę wody, odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza.

2) Utrzymanie czystości i porządku na terenie cmentarza, w tym:

a) utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarza, ścieżek i dróg dojazdowych, w tym odchwaszczanie chodników i miejsc utwardzonych,

b) w okresie zimowym odśnieżanie i zwalczanie śliskości alejek cmentarza oraz dróg dojazdowych,

c) wyposażenie cmentarza w odpowiednią ilość pojemników do gromadzenia odpadów i ich sukcesywne opróżnianie w miarę napełniania,

d) ponoszenie kosztów wywozu i zagospodarowania odpadów,

e) wyposażenie cmentarza w kabiny toaletowe TOI-TOI (szt.

4) i ich utrzymanie w czystości wraz z serwisem.

3) Utrzymanie zieleni, w tym:

a) sukcesywne koszenie trawy i zbieranie nieczystości na terenie cmentarza,

b) pielęgnacja drzew i krzewów,

c) dokonywanie przeglądów drzew i krzewów oraz niezwłoczne zawiadamianie Zamawiającego o zagrożeniach,

4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia, w tym:

a) bieżące utrzymanie we właściwym stanie cmentarza i infrastruktury technicznej (ogrodzenie, nawierzchnie alejek cmentarnych, sieć wodociągowa i kanalizacja deszczowa, punkty czerpania wody),

b) prowadzenie przeglądów terenu cmentarza komunalnego pod kątem zagrożenia dla mienia i osób przebywających na terenie cmentarza komunalnego. W przypadku wystąpienia zagrożenia niezwłoczne zabezpieczenie miejsca i poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. 2. Wykonawca jest wytwórcą odpadów w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) i na nim ciążą wszystkie obowiązki określone w tej ustawie. Dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów będą załącznikiem do wystawianej faktury i podstawą do wypłaty należności za wykonaną usługę.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określa tego warunku.

2) zdolności ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa tego warunku.

3) zdolności technicznej lub zawodowej:

- w tym zakresie Zamawiający będzie wymagał od Wykonawcy:

• wykazania się zrealizowaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, dwóch usług polegających na bieżącym utrzymaniu i administrowaniu cmentarzem o wartości co najmniej 200.000,00 zł brutto każda;

• wykazania się dysponowaniem co najmniej 1 osobą administracyjno-techniczną z dwuletnim doświadczeniem przy prowadzeniu administracji cmentarzem komunalnym oraz co najmniej 1 osobą posiadającą doświadczenie przy sprawowaniu nadzoru przy pracach dotyczących utrzymania czystości i porządku, wykonywania grobowców i pomników, wyznaczania miejsc pod groby.

1. Wszystkie istotne dla stron postanowienia zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym zał. nr 4 do n/n specyfikacji.

2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy na podstawie art. 455 ustawy Pzp oraz w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych we wzorze umowy.