Świadczenie usług pocztowych dla Gminy Kluczbork na 2026 r.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami, w tym złożenie ofert, odbywa za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/kluczbork

2. Szczegółowe informacje określono w rozdziale VIII,XII i XIII SWZ

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a

Wykonawcami, w tym złożenie ofert, odbywa za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/pn/kluczbork

2. Szczegółowe informacje określono w rozdziale VIII,XII i XIII SWZ

1. Zamawiający informuje, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Burmistrz Miasta Kluczborka ul. Katowicka 1; 46-200 Kluczbork, nr tel. 77 418- 14-81, adres e-mail: um@kluczbork.pl

2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Kluczborku jest Pan Maciej Tomaszczyk, z którym można się kontaktować za pośrednictwem adresu e-mail: sekretarz@kluczbork.pl

3. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym;

4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późń. zm.);

5. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;

6. Zamawiający informuje, iż dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

7. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio dotyczących Wykonawcy jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

8. W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

9. Wykonawca posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych1);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO2);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy narusza przepisy RODO.

10. Wykonawcy nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d, lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1)Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

2)Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe,), który będzie realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz.366) dla jednostek organizacyjnych Gminy Kluczbork tj. - Urząd Miejski w Kluczborku, ul. Katowicka 1; 46-200 Kluczbork;

- Miejski Zarząd Obiektów Komunalnych; ul. Wolności 1a; 46-200 Kluczbork;

- Środowiskowy Dom Samopomocy;

- Ośrodek Sportu i Rekreacji ;

- Ośrodek Pomocy Społecznej;

- Administracja Oświaty w Kluczborku;

- Gminna Szkoła Muzyczna I stopnia im. Ignacego J. Paderewskiego w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole nr 1 w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole nr 2 w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole nr 5 w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole nr 7 w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole nr 8 w Kluczborku;

- Publiczne Przedszkole w Bogacicy;

- Szkoła Podstawowa nr 1 w Kluczborku;

- Szkoła Podstawowa nr 2 w Kluczborku;

- Szkoła Podstawowa nr 5 w Kluczborku;

- Szkoła Podstawowa w Bąkowie;

- Szkoła Podstawowa w Bogacicy;

- Szkoła Podstawowa w Kujakowicach Dolnych;

- Szkoła Podstawowa w Kuniowie;

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 7 do SWZ;

3. Usługa będzie świadczona przez 5 dni roboczych w tygodniu od poniedziałku do piątku;

4. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w zestawieniu usług pocztowych podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego Cennika usług powszechnych Wykonawcy.

5. Usługa będąca przedmiotem zamówienia będzie świadczona zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 366), aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, międzynarodowymi przepisami pocztowymi tj. wiążącymi Rzeczypospolitą Polską umowami międzynarodowymi dotyczącymi świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień CPV: 64110000 – 0 - Usługi pocztowe; 64112000 – 4 - Usługi pocztowe dotyczące listów; 64113000 – 1 – Usługi pocztowe dotyczące paczek; 60160000 – 7 – Drogowy transport przesyłek pocztowych;

6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających;

7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

60160000-7 - Drogowy transport przesyłek pocztowych

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w SWZ i zostanie uznana jako najkorzystniejsza, tj. uzyska w sumie największą ilość punktów na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert.

Oferta może uzyskać w kryteriach oceny ofert maksymalnie 100 punktów (100%), przy czym 1 pkt = 1%. Maksymalna liczba punktów w kryterium równa jest określonej wadze kryterium w %. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby, które wykażą, że:

1. Uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że - posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r, Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2025r. 366) Spełnienie wyżej wymienionego warunku musi wykazać każdy z Wykonawców wspólnie ubiegający się o zamówienie oraz inne podmioty, na których zasoby powołuje się Wykonawca.

2. Zdolność techniczna lub zawodowa – o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że: - posiadają niezbędną wiedzą i doświadczenie, tzn.: Zrealizowali w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę polegającą na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe,)w ramach jednej umowy dla jednego podmiotów o wartości rocznej nie mniejszej niż 150.000,00 zł brutto.

Odpisu lub informacji z

Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

1.

Dokument potwierdzający wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji

Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r, Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 366);

2. Wykaz usług zawierających co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe,) w ramach jednej umowy dla jednego podmiotu o wartości rocznej nie mniejszej niż 150.000,00 brutto wykonane w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy te

3. Dowody określające czy usługi zamieszczone w „Wykazie usług” zostały wykonane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny sporządzone przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy

1. Ofertę należy sporządzić zgodnie z Formularzem oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;

2. Do oferty Wykonawca dołącza:

a) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SWZ,

b) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ;

3. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest załączyć:

a) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru (w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania).

b) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów opisanych w Rozdziale VB ust. 1 pkt 1.4. ppkt 1.4.1. SWZ.

c) zobowiązanie, o którym mowa w Rozdziale VD ust. 3 i 4 SWZ w przypadku polegania na zasobach podmiotu udostepniającego zasób Wykonawcy.

d) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: pełnomocnictwo, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publicznego, którego dotyczy,

- wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego pełnomocnictwa.

e) Wypełniony i podpisany formularz cenowy – zgodnie z zał. Nr 1 A do SWZ.

f) Dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o dzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

2. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia (o ile zostały sformułowane) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VB ust. 1 VB pkt 1.2. lit. a) i b) SWZ, składa każdy z Wykonawców.

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności, z wyjątkiem następujących przypadków, wymagających jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony (w formie tradycyjnej lub na wskazany adres poczty elektronicznej):

1) zmiana danych adresowych lokalizacji Zamawiającego i odpowiadających im lokalizacji Wykonawcy;

2) zmiana danych kontaktowych, osób upoważnionych do reprezentacji Strony przy realizacji przedmiotu Umowy;

3) zmiana adresów korespondencyjnych Stron.

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy:

a) zmiana jednostkowej ceny brutto za poszczególne usługi oraz zmiana całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę, w szczególności w przypadku:

- zmiany warunków świadczenia usług w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe;

- zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej;

b) zmiana jednostkowej ceny brutto oraz zmiana całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, pod warunkiem zmiany powszechnie obowiązujących przepisów mających wpływ na cenę albo zmiany cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe;

c) zmiana podmiotu, na rzecz którego ma być świadczona usługa, w przypadku zmian organizacyjnych w strukturze administracyjnej;

d) zmiana usługi, nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia na usługę aktualnie świadczoną, w przypadku zmiany nazwy usługi lub sposobu jej świadczenia przez Wykonawcę;

e) zmiana sposobu wykonywania usługi w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów;

f) zmiana stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszt wykonania Umowy przez Wykonawcę;

g) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3 do 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę;

h) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę;

i) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342), , jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.

3. Wykonawca może przekazać Zamawiającemu pisemny wniosek o dokonanie zmiany Umowy najwcześniej w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających zmiany, o których mowa w ust. 2 lit g-i. Wniosek ten powinien zawierać propozycję zmiany Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia wraz z jej uzasadnieniem oraz dokumenty niezbędne do oceny przez Zamawiającego, czy zmiany, o których mowa w ust. 2, mają lub będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę oraz w jakim stopniu zmiany tych kosztów uzasadniają zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy określonego w Umowie, a w szczególności: a)przyjęte przez Wykonawcę zasady kalkulacji wysokości kosztów wykonania Umowy oraz założenia co do wysokości dotychczasowych oraz przyszłych kosztów wykonania Umowy, wraz z dokumentami potwierdzającymi prawidłowość przyjętych założeń – takimi jak umowy o pracę lub dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń;

b) wykazanie wpływu zmian, o którym mowa w ust. 2, na wysokość kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę;

c) szczegółową kalkulację proponowanej zmienionej stawki wysokości wynagrodzenia Wykonawcy oraz wykazanie adekwatności propozycji do zmiany wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę.