Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Gminy Porąbka w roku 2026

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między

Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub za pośrednictwem poczty elektronicznej zamawiającego anna.omasta@ug.porabka.pl.

1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

Szczegółowe informacje dotyczące zakładania kont oraz zasad korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie:

➡ https://ezamowienia.gov.pl oraz w zakładce „Centrum Pomocy”.

2. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania.

4. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych musi być zgodny z:

– rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2452),

– rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń.

5. Komunikacja w postępowaniu (z wyłączeniem składania ofert i wniosków) odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy dostępnych w zakładce „Formularze do komunikacji” na Platformie e-Zamówienia.

Formularze umożliwiają również dodanie załączników (przycisk „dodaj załącznik”).

W przypadku dokumentów podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym mogą one być wprowadzane jako:

– podpis wewnętrzny (wszyty w plik),

– podpis zewnętrzny (oddzielny plik .xades / .p7s).

6. Pełne korzystanie z „Formularzy do komunikacji” wymaga posiadania konta „Wykonawca” i zalogowania się do Platformy.

Do zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest konto uproszczone.

7. Wszystkie wysłane i odebrane wiadomości widoczne są po zalogowaniu w zakładce „Komunikacja” w podglądzie postępowania.

8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (dotyczy pojedynczego formularza).

9. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu oraz specyfikacja połączenia określone są w Regulaminie Platformy e-Zamówienia.

10. W przypadku problemów technicznych użytkownicy mogą korzystać z pomocy technicznej:

– tel. (32) 77 88 999,

– formularz kontaktowy w zakładce „Zgłoś problem” na stronie: https://ezamowienia.gov.pl

1) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO). Dane osobowe wykonawców będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz przepisami krajowymi.

2) Administratorem danych osobowych jest:

Gmina Porąbka, ul. Krakowska 3, 43-353 Porąbka, e-mail: ors@porabka.pl tel. 33 827 28 10.

Inspektorem ochrony danych osobowych jest Pan Janusz Dębowski, kontakt: e-mail ors@porabka.pl , tel. 33 827 28 10.

3) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane w celu:

przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, udzielenia i realizacji zamówienia, prowadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej, archiwizacji, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

4) Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

a) ustawa z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych,

b) ustawa z 27.08.2009 r. o finansach publicznych,

c) ustawa z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

d) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

5) Odbiorcami danych osobowych mogą być:

– podmioty przetwarzające dane na podstawie umów powierzenia,

– inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa,

– osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art. 74–76 ustawy Pzp.

Zasada jawności nie obejmuje danych z art. 9 ust. 1 RODO (dane szczególnych kategorii).

6) Dane osobowe będą przetwarzane przez okres zgodny z przepisami dot. archiwizacji, w szczególności:

– przez 4 lata od zakończenia postępowania (art. 78 ust. 1 Pzp),

– jeżeli umowa trwa dłużej niż 4 lata – przez cały okres jej obowiązywania (art. 78 ust. 4 Pzp).

7) Wykonawcy przysługują prawa:

a) dostępu do danych – przy czym zgodnie z art. 75 Pzp zamawiający może żądać doprecyzowania nazwy lub daty postępowania,

b) sprostowania lub uzupełnienia danych – pod warunkiem nienaruszenia integralności protokołu postępowania (art. 76 Pzp),

c) usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,

d) ograniczenia przetwarzania – z zastrzeżeniem art. 74 ust. 3 Pzp, zgodnie z którym ograniczenie nie dotyczy przetwarzania danych do zakończenia postępowania.

8) Wykonawca ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9) Dane osobowe wykonawcy nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

10) Dane osobowe wykonawcy nie będą przekazywane do państw trzecich.

11) Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, wynikającym z ustawy Pzp. Niepodanie danych powoduje skutki prawne przewidziane w ustawie Pzp, w tym brak możliwości udziału w postępowaniu.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca na dzień składania ofert posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz w obrocie zagranicznym, tj. jest wpisany do Rejestru Operatorów Pocztowych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w zakresie obejmującym usługi objęte niniejszym zamówieniem. Spełnienie warunku zostanie ocenione w formule „spełnia/nie spełnia” na podstawie:  oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składanego zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SWZ). Zamawiający nie żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunku, uznając oświadczenie Wykonawcy za wystarczające.

2. Zdolności technicznej lub zawodowej:

1) Zdolność techniczna (potencjał techniczny) Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że na dzień składania ofert spełnia łącznie następujące wymagania:

a) Zapewnienie możliwości nadawania przesyłek przez Zamawiającego (wymóg priorytetowy):  Wykonawca dysponuje co najmniej jedną placówką nadawczą zlokalizowaną w odległości do 1 km od siedziby Zamawiającego (ul. Krakowska 3, 43-353 Porąbka), lub  w przypadku braku takiej placówki, zapewni odbiór przesyłek nadawanych przez Zamawiającego bezpośrednio z jego siedziby, codziennie w godzinach 12:30–13:30.

b) Zapewnienie punktów odbioru przesyłek awizowanych (wymóg minimalny)  Wykonawca dysponuje co najmniej dwoma punktami odbioru przesyłek niedoręczonych pod adres (awizowanych), zlokalizowanymi na terenie Gminy Porąbka, umożliwiającymi mieszkańcom odbiór przesyłek awizowanych (mieszkańcy stanowią ok. 70% adresatów przesyłek nadawanych przez Zamawiającego).  Punkty te muszą łącznie spełniać następujące wymagania:

• być czynne we wszystkie dni robocze, w godzinach co najmniej 12:00–15:00;

• posiadać warunki lokalowe zapewniające dostęp osobom z niepełnosprawnościami. Spełnienie warunku potencjału technicznego zostanie ocenione w formule „spełnia/nie spełnia” na podstawie:  oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składanego zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SWZ). Zamawiający nie żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunku, uznając oświadczenie Wykonawcy za wystarczające.

2) Zdolność techniczna (doświadczenie) Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli prowadzi działalność krócej – w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej dwie usługi polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto każda. Wymagania szczegółowe:  wartość każdej usługi musi odnosić się do jednego zamówienia / jednej umowy,  w przypadku usług w trakcie wykonywania – wykonana część musi osiągać na dzień składania ofert wartość co najmniej 100 000,00 zł brutto. Spełnienie warunku zostanie ocenione w formule „spełnia/nie spełnia” na podstawie:  oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składanego zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3 do SWZ). Zamawiający nie żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunku, uznając oświadczenie Wykonawcy za wystarczające. UWAGI dotyczące stawianych warunków udziału 1) Dysponowanie punktami odbioru przesyłek awizowanych na terenie Gminy Porąbka:

a) Wykonawca musi wykazać co najmniej 2 punkty spełniające wymagania określone w ust. 4 pkt. 4.1. (rozdział II SWZ)

b) Liczba punktów powyżej minimalnego wymogu podlega ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.

2) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcjum):

a) warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej uważa się za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców posiada wymagane uprawnienia i będzie wykonywał tę część zamówienia, do której uprawnienia są wymagane.

b) warunki dotyczące zdolności technicznej:  warunek dotyczący dysponowania punktami odbioru przesyłek może być spełniany łącznie, poprzez sumowanie potencjałów poszczególnych Wykonawców,  warunek dotyczący doświadczenia może być spełniany łącznie, poprzez sumowanie potencjałów poszczególnych Wykonawców.

c) Wykonawcy składający ofertę wspólną zobowiązani są dołączyć oświadczenie wskazujące, które części zamówienia będą realizowane przez poszczególnych Wykonawców (oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp).

3) Poleganie na zasobach podmiotów trzecich (art. 118 Pzp)  Wykonawca może polegać na zdolnościach podmiotów trzecich jedynie w takim zakresie, w jakim podmiot udostępniający zasoby będzie wykonywał tę część usług, do której dane zdolności są wymagane.

4) Waluty obce  Jeżeli kwoty lub informacje dotyczące spełniania warunków udziału zostaną przedstawione w walutach obcych, Zamawiający przeliczy je na złoty polski według średniego kursu NBP z dnia wszczęcia postępowania (data publikacji ogłoszenia w BZP).  W przypadku braku publikacji kursu w tym dniu stosuje się ostatni kurs ogłoszony przed tą datą, zgodnie z Uchwałą nr 51/2002 Zarządu NBP.

Obligatoryjnie do oferty należy dołączyć:

- Załącznik nr 2 do SWZ – „Informacje dodatkowe”, obejmujący: kalkulację ceny ofertowej (tabelę cen jednostkowych i wartości szacunkowych). - Załącznik nr 3 do SWZ – oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Fakultatywnie, jeżeli dotyczą wykonawcy, do oferty mogą zostać dołączone:

- pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),

- wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy),

- zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa,

- oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (załącznik nr 4 do SWZ),

- zobowiązanie podmiotu trzeciego (załącznik nr 3a do SWZ),

- oświadczenia podmiotu trzeciego (jeżeli wykonawca polega na zasobach).

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:

a) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. UWAGA! na gruncie przepisów dotyczących zamówień publicznych za wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia należ traktować także przedsiębiorców, prowadzących działalność w formie spółki cywilnej. Zatem wszelkie zapisy wskazane w SWZ dotyczące wykonawców składających ofertę wspólną – odnoszą się także do przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej.

b) Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z wyznaczonym pełnomocnikiem.

c) Jeżeli w postępowaniu zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców (umowa konsorcjum, spółki cywilnej, itp.).

d) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jest spełniony jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólników wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia posiada uprawienie do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

e) W odniesieniu do warunków dotyczących zdolności technicznej wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

f) W przypadku, o którym mowa w pkt d) i e) wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp – załącznik nr 4 do SWZ). g)Żaden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1, a także na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. h) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić za zgodą obydwu stron wyrażoną na piśmie, w formie aneksu do umowy z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności takiej zmiany. Zamawiający określa następujące okoliczności zmiany terminu ustalonego w § 2 niniejszej umowy, w szczególności:

1) działania siły wyższej (np. klęski żywiołowe, strajki generalne lub lokalne), mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonywania usługi,

2) wystąpienia okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności.

3) wydłużenia okresu obowiązywania umowy w przypadku, gdy w okresie 12 miesięcy liczonych od dnia 01.01.2026 r. łączna wartość wynagrodzenia z tytułu wykonania usług świadczonych na jej podstawie nie osiągnie poziomu kwoty, o której mowa w §3 ust.3 niniejszej umowy. Zamawiający określa następujące okoliczności zmian umowy dotyczących sposobu świadczenia usług, w przypadku:

1) zmian ilości w poszczególnych pozycjach wymienionych w Formularzu ofertowym Wykonawcy stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy i dostosowania ich do rzeczywistych potrzeb zamawiającego wynikający z bieżących potrzeb. Łączna wartość zleconych do realizacji usług, w wyniku dokonanych zmian pomiędzy poszczególnymi pozycjami nie może przekroczyć ceny ofertowej brutto stanowiącej całkowite wynagrodzenie Wykonawcy, określonej w §3 ust. 3 niniejszej umowy. Rozliczenie przedmiotowych zmian będzie odbywało się wg jednostkowych cen załącznika nr 2 do umowy, o którym mowa powyżej.

2) zmiana zapisów umowy, które staną się niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w wyniku wchodzących w życie nowelizacji tych przepisów. W zakresie zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej Umowy, w przypadku:

1) zmian cen jednostkowych za poszczególne rodzaje przesyłek, o których mowa w ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 w okresie obowiązywania umowy w przypadku: a)zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) w zakresie usług pocztowych w sposób opisany w ust. 4 pkt. 2), b)zmiany „cen jednostkowych" w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w ofercie stanowiącej załącznik nr 2 do umowy w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wykonania usługi,

c) obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy w stosunku do cen wynikających z oferty Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do umowy,

d) korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej Umowy; jeżeli zmiany te będą miały wpływ na obniżenie kosztów wykonania zamówienia przez wykonawcę.

2) W przypadku ustawowej zmiany stawki VAT (zwiększenia lub zmniejszenia) wartości netto z oferty Wykonawcy pozostaną bez zmian, a kwota wynagrodzenia brutto Wykonawcy, zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów z uwzględnieniem stopnia wykonania zamówienia. 5. Zamawiający przewiduje także, na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, możliwość dokonywania zmian postanowień niniejszej umowy w razie wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 439 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z zasadami opisanymi w SWZ. Niezależnie od powyższych zmian określonych w ust. 1 -5 niniejszej umowy zmiana umowy może być zawsze dokonana, jeżeli jest ona korzystna dla Zamawiającego, pod warunkiem, że zmiana ta nie prowadzi do wzrostu wysokości wynagrodzenie określonego w §3 ust.3 umowy.