Świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Czersk w okresie od 01.01.2026r. – do 31.12.2026r.

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą odbywać się będzie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/czersk Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem:

https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

W sytuacjach awaryjnych z wyjątkiem składania ofert zamawiający dopuszcza komunikację elektroniczną poprzez email:

zamowieniapubliczne@czersk.pl lub urzad_miejski@czersk.pl

Adres strony internetowej do komunikacji:

https://platformazakupowa.pl/pn/czersk

Zalecenia: 1. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z zał. nr 2 do „Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych

Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.2. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf3. W celu ewentualnej kompresji danych zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: 3.1. .zip 3.2. .7 Z4. Wśród rozszerzeń powszechnych a niewystępujących w rozporządzeniu KRI występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi maksymalnie 5 MB.

6. W przypadku stosowania przez wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego: 6.1. ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na rozszerzenie .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym w formacie PAd ES. 6.2.pliki w innych formatach niż pdf zaleca się opatrzyć podpisem w formacie XAd ES o typie zewnętrznym. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. 6.3.

Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.7. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików. 8. Zamawiający zaleca, aby wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty. 9.

Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

10. Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert.

11. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik o rozszerzeniu .zip zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików. 12.

Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty.

13. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

13.1. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

13.2. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem:

https://drive.google.com/file/d/1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view

14. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl

15. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem

Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 . 12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa w pkt 7.9 SWZ niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl

Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Czersk w okresie od 01.01.2026 r. – do 31.12.2026 r.

1. Przedmiotem zamówienia są usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (t. j. - Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.), polegające na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Gminy Czersk (Urzędu Miejskiego w Czersku) w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów.

2. Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (t. j. - Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

3. Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek w sposób zgodny z przepisami regulującymi tryb postępowań administracyjnych i cywilnych.

4. Przez przesyłki pocztowe rozumie się: 4.1. przesyłki listowe w obrocie krajowym: 4.1.1. zwykłe – przesyłka nierejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii, 4.1.2. zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, 4.1.3. polecone – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4.1.4. polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4.1.5. polecone z usługą „zwrotne potwierdzenie odbioru” (ZPO) – przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, 4.1.6. polecone, priorytetowe z usługą „zwrotne potwierdzenie odbioru” (ZPO) – przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru będąca przesyłką najszybszej kategorii. 4.2. przesyłki listowe w obrocie zagranicznym: 4.2.1. zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii, 4.2.2. polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4.2.3. polecone, priorytetowe z usługą „zwrotne potwierdzenie odbioru” (ZPO) – przesyłka rejestrowana przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru będąca przesyłką najszybszej kategorii. 4.3. paczki pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym: 4.3.1. ekonomiczne - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, 4.3.2. priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, 4.3.3. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

5. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

6. W przypadku posiadania placówki pocztowej w Czersku Zamawiający będzie zobowiązany do: 6.1. dostarczania do placówki pocztowej w Czersku przesyłek wychodzących z Urzędu Miejskiego codziennie w godzinach pracy placówki Wykonawcy.

7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał placówkę pocztową w miejscowości Zamawiającego, zgodnie z organizacją sieci placówek pocztowych, którą reguluje Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29.04.2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t. j. - Dz. U. z 2020 r., poz. 1026 ze zm.).

8. Wykonawca przed podpisaniem umowy winien przedłożyć Zamawiającemu wzór pieczęci „opłata skredytowana”.

9. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego, z tym że nadanie przesyłki po godzinie 15.00 traktowane jest jako nadanie w dniu następnym.

10. Usługa dostarczania przesyłek świadczona będzie do każdego wskazanego przez Zamawiającego miejsca w kraju i za granicą zgodnie z wiążącymi Rzeczpospolitą Polską umowami międzynarodowymi dotyczącymi świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminów Światowego Związku Pocztowego.

11. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem Umowy następować będzie codziennie (w dni robocze), Wykonawca potwierdzi ich odbiór pieczęcią, podpisem, datą na kopii zestawień. Wykonawca będzie zwracał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie przez adresata „potwierdzenia odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, Operator sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata.

12. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej uzgodnionej z Wykonawcą treści opłaty pocztowej, nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku lub pieczątki określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego.

13. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 13.1. dla przesyłek poleconych – wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 13.2. dla przesyłek zwykłych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych na wzorze uzgodnionym z Wykonawcą sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których kopia będzie przeznaczona dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych a oryginał stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.

14. Zamawiający jest odpowiedzialny na nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.

15. Wykonawca przekazywał będzie bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenie odbioru wyłącznie dla przesyłek nadawanych na zasadach ogólnych, a dla przesyłek nadawanych w innych trybach Zamawiający zaopatrzy się w druki ZPO zgodnych z wzorami określonymi w odrębnych przepisach.

16. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć terminowo przesyłki zgodnie z zapisami art. 47 ustawy Prawo pocztowe oraz i wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi, zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego i Ordynacji Podatkowej w zakresie stosownych terminów i wymogów doręczeń oraz zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego.

17. Termin realizacji zamówienia: od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r. lub do momentu maksymalnego wykorzystania wartości umowy brutto, w zależności co nastąpi pierwsze.

18. Ilości przesyłek pocztowych podane w formularzu ofertowym zostały przyjęte przez Zamawiającego szacunkowo, wyłącznie w celu wyliczenia ceny oferty. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie, przy czym łączna wartość zamówienia nie przekroczy kwoty wynikającej z ceny oferty Wykonawcy. Kontrola wartości wynagrodzenia leży po stronie Zamawiającego, a ewentualne przekroczenie tej kwoty przez Zamawiającego nie pozbawia Wykonawcy prawa do wynagrodzenia za wszystkie faktycznie zrealizowane usługi.

19. Orientacyjne ilości i rodzaj przesyłek zostały podane w załączniku nr 1 A do formularza ofertowego.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na na podstawie art. 108 ust. 1 Pzp oraz nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego i spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.

1. Zamawiający żąda od Wykonawcy posiadania uprawnień do wykonywania działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym.

2. Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. – Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.).

1. Ofertę składa się na formularzu ofertowym – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ. Wraz z ofertą wykonawca jest zobowiązany złożyć:

1.1. formularz asortymentowo – cenowy zgodnie ze wzorem do SWZ,

1.2. Oświadczenie (o którym mowa w pkt 11.1.1 SWZ) na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego według wzoru stanowiącego zał. nr 2 do SWZ.

1.3. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (oświadczenie jest składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy) – zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ. (jeżeli dotyczy), 1.4. pełnomocnictwo dla osoby podpisującej ofertę do występowania w imieniu wykonawcy, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z dokumentów rejestrowych lub w przypadku o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

20.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

20.2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt 11.1.1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

20.3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie składane na podstawie art. 117 ust. 4 Pzp, z którego wynika, które roboty budowlane lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy –zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ.

20.4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.