Świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Ostrołęce na lata 2026-2027

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między

Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

2. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje (więcej informacji w SWZ) Wykonawcy przekazują:

1) drogą elektroniczną za pośrednictwem: platformazakupowa.pl

2) Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

3) Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl.

Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego

Wykonawcy.

3. Rejestracja i korzystanie z Platformy: Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

4. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej:

https://platformazakupowa.pl/strona/regulamin oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej na stronie internetowej Platformy Zakupowej.

5. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl t.j:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3,

7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

6. Więcej informacji w SWZ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) a także przysługujących Wykonawcy uprawnień, może się on kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych –, za pośrednictwem adresu e-mail: iod@powiatostrolecki.pl.

3. Dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikających z ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, tj. przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i dokonania wyboru oferty Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa.

4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

5. Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

6. Podanie przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Odmowa podania danych uniemożliwi udział w postępowaniu.

7. Dane osobowe Wykonawcy nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

8. Na zasadach określonych w RODO, Wykonawcy przysługuje prawo do:

• dostępu do treści jego danych osobowych;

• żądania sprostowania danych osobowych;

• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

• żądania usunięcia danych osobowych;

• wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE

L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy że:

1. Administratorem danych osobowych jest Powiat Ostrołęcki, z siedzibą przy pl. Gen. J. Bema 5, 07-410 Ostrołęka. Z

Administratorem można skontaktować się:

• listownie na ww. adres korespondencyjny,

• pod nr tel.: +48 29 764 36 45,

• za pośrednictwem adresu e-mail: kancelaria@powiatostrolecki.pl.

2. W przypadku pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych w zakresie działania Powiatu Ostrołęckiego

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego), zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowanego przez adresata, jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy, w obrocie krajowym i zagranicznym.

2. Przedmiot umowy będzie realizowany na zasadach określonych w Istotnych postanowieniach umowy oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w szczególności:

1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.) oraz aktach wykonawczych;

2) międzynarodowych przepisach pocztowych – wiążących Rzeczpospolitą Polską umowach międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminach Światowego Związku Pocztowego;

3) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 poz. 572 ze zm.) regulującą tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym.

3. Formaty przesyłek: Przesyłki listowe krajowe będą nadawane w następujących formatach: S do 500g, Wymiary MAKSIMUM –wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm. M do 1 000g, Wymiary MAKSIMUM –wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. L do 2 000g, Wymiary MAKSIMUM – suma wymiarów 900 mm (długość + szerokość + wysokość) przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm. Paczki krajowe – maksymalna suma długości i obwodu - 3000 mm: Gabaryt A Wymiary maksimum - długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, Gabaryt B Wymiary – jeżeli choć jeden wymiar przekroczy: długość > 600 mm lub szerokość > 500 mm lub wysokość > 300 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

4. Przez przesyłki listowe będące przedmiotem zamówienia, rozumie się przesyłki:

• zwykła ekonomiczna – przesyłka nierejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,

• zwykła priorytetowa – przesyłka nierejestrowana, będąca przesyłką najszybszej kategorii,

• polecona ekonomiczna – przesyłka rejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii,

• polecona priorytetowa – przesyłka rejestrowana, najszybszej kategorii,

• polecona ekonomiczna ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

• polecona priorytetowa ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłka rejestrowana, najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru.

5. Pozostałe informacje w SWZ.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione warunki udziału dotyczące:

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

• Wykonawca powinien posiadać uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe.

2) zdolności technicznej lub zawodowej:

• Wykonawca powinien posiadać przynajmniej 1 placówkę odbioru korespondencji lub punkt awizacyjny w każdej gminie powiatu ostrołęckiego, czynną w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku przez co najmniej 5 godzin dziennie. Każda placówka lub punkt awizacyjny winien być oznaczony nazwą Wykonawcy i zapewniać prawidłowe zabezpieczenie przesyłek gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych;

• Wykonawca winien dysponować na terenie miasta Ostrołęki co najmniej jedną placówką pocztową w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Prawo pocztowe. Placówka winna być czynna we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, minimum w godz. od 08.00 do godz. 17.00;

• Wykonawca winien dysponować co najmniej jedną placówką pocztową w miejscowości Kadzidło (powiat Ostrołęcki) w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Prawo pocztowe. Placówka winna być czynna we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, minimum w godz. od 08.00 do godz. 15.00.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie to składa każdy z Wykonawców. W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia, wraz z oświadczeniem własnym, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ. Oświadczenia to składa się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych - aktualnych na dzień złożenia, na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

• odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

• oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego – wzór stanowi załącznik do SWZ.

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, dokument składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie to składa każdy z Wykonawców. W przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, Wykonawca przedstawia, wraz z oświadczeniem własnym, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ. Oświadczenia to składa się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej, opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych - aktualnych na dzień złożenia, na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

• dokument potwierdzający, że wykonawca uprawniony jest do świadczenia usług pocztowych na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z ustawą Prawo pocztowe.

1. Ofertę składa się na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do SWZ.

1) oświadczenie (a) o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ - zgodnie ze wzorem, który stanowi załącznik nr 2 do SWZ;

2) oświadczenie (a) o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu podmiotu udostepniającego zasoby (jeżeli dotyczy) - o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ - zgodnie ze wzorem, który stanowi załącznik nr 3 do SWZ;

3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy) - zgodnie ze wzorem, który stanowi załącznik nr 4 do SWZ;

4) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

5) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

6) w przypadku o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór załącznik nr 6).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, zobowiązani są dostarczyć Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.

1. Zamawiający przewiduje możliwość istotnych zmian w umowie w przypadkach:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia,

2) z przyczyn organizacyjnych ze strony Zamawiającego, w tym w strukturze organizacyjnej,

3) zaistnienia siły wyższej, Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie,

4) wprowadzenia przez Wykonawcę powszechnie obowiązujących w jego działalności nowych cen usługi lub usług należących do przedmiotu umowy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen jednostkowych, odpowiednio tej usługi lub usług pod warunkiem ich zaakceptowania przez Zamawiającego, a w przypadkach gdy jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa, również pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT, 2. Wykonawca wnioskujący o zmianę Umowy, przedłoży Zamawiającemu pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy.