Świadczenie usług pocztowych

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem:

https://www.platformazakupowa.pl/pn/chojnice.praca.gov/proceedings

Instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dot. logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

Zalecenia (rekomendacje) zamawiającego:

Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z zał. nr 2 do „Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.

Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

W celu ewentualnej kompresji danych zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń: .zip .7 Z

Wśród rozszerzeń powszechnych a niewystępujących w rozporządzeniu KRI występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi maksymalnie 5 MB.

W przypadku stosowania przez wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego: ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na rozszerzenie .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym w formacie PAd ES. pliki w innych formatach niż pdf zaleca się opatrzyć podpisem w formacie XAd ES o typie zewnętrznym. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

Zamawiający zaleca, aby wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

Osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji.

Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert.

Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik o rozszerzeniu .zip zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty.

Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem: https://drive.google.com/file/d/1Kd1DttbBeiNWt4q4slS4t76lZVKPbkyD/view

7.9. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r.

w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, szczegółowo opisane w pkt 7.9 SWZ

29. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chojnicach związanych z postepowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

29.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że:

29.2. Administratorem Państwa danych osobowych jest: Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Chojnicach.

29.3. Inspektorem ochrony danych osobowych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chojnicach jest

Pan Mateusz Zarychta, tel. 505-540-306, email: mateusz@epomerania.pl.

29.4. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

29.5. Odbiorcami Państwa danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;

29.6. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

29.7. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

29.8. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

29.9. Posiadają Państwo

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

29.10. Nie przysługuje Państwu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

29.11. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO ), w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4).

29.12. Ponadto wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

29.13. W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem wykonawcy w postępowaniu, zobowiązuje się wykonawcę do złożenia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.

29.14. Oświadczenie wymagane od wykonawcy w zakresie wypełnienia przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO zawiera druk oferty.

5.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Powiatowego Urzędu Pracy w Chojnicach w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j,. Dz. U. z 2025 r. poz. 366 ze zm.). Przedmiot umowy obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, zwrot ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) pokwitowanego przez adresata, jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy. Przedmiot zamówienia obejmuje: przesyłki listowe nierejestrowane w obrocie krajowym, przesyłki listowe z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym, przesyłki polecone w obrocie krajowym , przesyłki listowe polecone z potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym, przesyłki listowe polecone z potwierdzeniem odbioru z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym, paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością obrocie krajowym, paczki pocztowe potwierdzeniem odbioru z zadeklarowaną wartością w obrocie krajowym, paczki pocztowe w obrocie krajowym, oraz przesyłki polecone priorytetowe ZPO w obrocie zagranicznym, strefa A - Europa (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem) do 50 g, przesyłki polecone priorytetowe ZPO w obrocie zagranicznym, strefa A - Europa (łącznie z Cyprem, całą Rosją i Izraelem) do 50 do 100 g.

5.2. Przedmiot zamówienia został szczegółowo określony w Formularzu asortymentowo-cenowym stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ oraz projektowanych postanowieniach umownych stanowiących załączniki nr 7 do SWZ.

Cena ofertowa brutto –„C”- 60% Z tytułu niniejszego kryterium max. Ilość punków: 60

Termin płatności za fakturę – „T”- 40 % Z tytułu niniejszego kryterium max. Ilość punktów: 40

12.3. Na ofertę składa się :

12.3.1. Formularz ofertowy – zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ.

12.3.2. Formularz asortymentowo-cenowy zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ.

12.3.3. Oświadczenie (o którym mowa w pkt 11.1.1 SWZ) na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego według wzoru stanowiącego zał. nr 2 do SWZ.

12.3.4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby zgodnie z zał. nr 3 do SWZ (jeżeli dotyczy), 12.3.5. Oświadczenie, (o którym mowa w pkt 11.1.2 SWZ) potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ (w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby), 12.3.6. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (oświadczenie jest składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy) – zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ. (jeżeli dotyczy), 12.3.7. Pełnomocnictwo dla osoby podpisującej ofertę do występowania w imieniu wykonawcy, jeżeli nie wynika to bezpośrednio z dokumentów rejestrowych lub w przypadku o którym mowa w art. 58 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

20.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

20.2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt 11.1.1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

20.3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

20.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie składane na podstawie art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ.