Kompleksowe usługi sprzątania i utrzymania w czystości pomieszczeń biurowych, gospodarczych i publicznych toalet na terenie cmentarzy komunalnych we Wrocławiu

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy:

1. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Cmentarzy Komunalnych we Wrocławiu, 50-224 Wrocław pl. Strzelecki 19/21 tel. 71/ 328 70 20, biuro@zck.wroc.pl.

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i realizacji Państwa praw jest możliwy pod adresem poczty elektronicznej: iod@zck.wroc.pl lub listownie na adres administratora.

3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z potrzebą wyłonienia wykonawcy w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub organizacji konkursów realizowanych w trybie wynikającym z odpowiednich przepisów prawa, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz archiwizacji dokumentacji postepowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne ciążące na administratorze), a także innych krajowych lub unijnych przepisów odnoszących się do zamówień i konkursów, przedmiotu umowy oraz ochrony danych osobowych, w szczególności na podstawie przepisów:

 Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 z późn. zm.), dalej Pzp/, oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.

 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wynikająca z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego w ZCK we Wrocławiu (wytworzonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) - dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych jest to 5 lat, dla umów zawartych w wyniku postepowania o zamówienia publiczne jest to okres 10 lat, zgodnie z art. 78 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp, czyli Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja podlega brakowaniu zgonie z instrukcją obowiązująca u administratora, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.

5. Odbiorcy danych osobowych lub kategorie odbiorców

Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (w szczególności art. 18 oraz art. 74). Protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek.

A także:

 podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów,  obsługa prawna,  podmioty świadczące usługi dla administratora danych przy spełnieniu wszystkich wymogów dających gwarancje bezpiecznego i zgodnego z prawem ich przetwarzania, na podstawie zawartych stosownych umów lub porozumień, zobowiązanych do zachowania w poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych (w tym: organizacja i przeprowadzenie postepowania w ramach zamówienia publicznego, obsługa informatyczna administratora, niszczenie dokumentów, obsługa w zakresie ochrony danych osobowych).

Przy realizacji procesu zamówień publicznych ZCK we Wrocławiu korzysta z usług Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu oraz platformy zakupowej Smart PZP.

6. Prawa osób, których dane są przetwarzane:

W związku z udzielaniem zamówień publicznych posiadają Państwo prawo:

1) dostępu do treści swoich danych na podstawie art. 15 RODO, przy czym w przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia, co wynika z art. 75 Pzp;

2) sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych na podstawie art. 16 RODO w przypadku, gdy są one nieprawidłowe lub niekompletne, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników, co wynika z art. 76 Pzp;

3) ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, przy czym wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu, zgodnie z art.74 ust. 3 Pzp;

4) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie znajduje już podstawy w obowiązujących przepisach prawa. Ograniczenie tego prawa wynika z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe dostępne na stronie: https://uodo.gov.pl/), jeśli Państwa zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych.

7. Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych do państwa trzeciego (poza europejski obszar gospodarczy).

8. Informacja o wymogu podania danych

Przystąpienie do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest dobrowolne. Dane przekazywane są przez Uczestnika postępowania. Obowiązek podania przez Uczestnika postępowania danych osobowych bezpośrednio go dotyczących lub osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy wynika z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych. Dane osób trzecich zamieszczone w dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienie publicznego zostały pozyskane od Uczestnika postepowania.

9. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu

Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu.

Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Przez usługi, których dotyczy obowiązek wskazania przez Wykonawcę w wykazie, Zamawiający rozumie zamówienia potwierdzające spełnienie warunku opisanego w rozdziale 10 pkt 1 SWZ. Wzór Wykazu usług stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości:

1) dla części nr 1 – 3 000 zł 2) dla części nr 2 – 3 000 zł 3) dla części nr 3 – 3 000 zł 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:

1) pieniądzu;

2) gwarancjach bankowych;

3) gwarancjach ubezpieczeniowych;

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2) ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 419).

4. Wadium wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w PKO BP SA numer rachunku dla podmiotów krajowych: 85 1020 5226 0000 6002 0802 1612, dla podmiotów zagranicznych: kod IBAN-SWIFT: PL 85 1020 5226 0000 6002 0802 1612 BPKOPLPW, z adnotacją „Wadium: TT-28-06/2025 dla części nr …..”. UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin zaksięgowania środków na rachunku Zamawiającego.

5. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:

1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie Pzp;

2) z jej treści powinno jednoznacznej wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium;

3) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;

4) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);

5) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;

6) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest: Zarząd Cmentarzy Komunalnych, pl. Strzelecki 19/21, 50-224 Wrocław;

7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 Pzp.), Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum);

6. Zgodnie z art. 226 pkt) 14) ustawy Pzp, oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3) ustawy Pzp, zostanie odrzucona.

7. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 Pzp.