Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz paczek i ich ewentualnych zwrotów

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a wykonawcą oraz innych dokumentów zamówienia bezpośrednio związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie p.z.p., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024r., poz. 1513 ze zm.).

2. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji: elektronicznie za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://wladyslawowo.ezamawiajacy.pl/pn/wladyslawowo/demand/250612/notice/public/details w zakładce „Korespondencja” lub na adres e-mail: s.blok@wladyslawowo.pl.

9. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie podpisu elektronicznego:

• rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wspieranej przez producenta,

• uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej, koniecznie w wersji 32-bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy e Zamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze,

• zainstaluj dedykowany komponent Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie e Zamawiający. Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę,

• przed uruchomieniem platformy e Zamawiający, w pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.

10. Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska znajdą Państwa na stronie:

https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki

11. Zamawiający zgodnie z § 11 ust. 2 ww. Rozporządzenia, określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

12. Zamawiający zgodnie z § 11 ust. 2 ww. Rozporządzenia określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

Szczegółowe postanowienia zawiera Rozdział XIII SWZ.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GMINA WŁADYSŁAWOWO;

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@wladyslawowo.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

• upoważnieni pracownicy Gminy Władysławowo oraz spółka Otwarty Rynek Elektroniczny S. A. siedzibą w Warszawie (02-672) przy ul. Domaniewskiej 49, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000041441, REGON: 017282436, NIP: 526-25-35-153, jako właściciel Platformy Zakupowej, na której Gmina Władysławowo prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działającą pod adresem: https://wladyslawowo.ezamawiajacy.pl/pn/wladyslawowo/demand/250612/notice/public/details osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P. Z. P.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P. Z. P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P. Z. P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Szczegółowe postanowienia zawiera Rozdział II SWZ.

5. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp polegających na powtórzeniu usług pocztowych odpowiadających rodzajem usługom objętym zamówieniem podstawowym.

1) Zamówienia podobne mogą obejmować w szczególności:

a) świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym,

b) przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie oraz zwrot przesyłek pocztowych,

c) świadczenie usług dotyczących:

– przesyłek nierejestrowanych,

– przesyłek rejestrowanych,

– przesyłek priorytetowych,

– przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO),

– przesyłek z elektronicznym potwierdzeniem odbioru (EPO),

– przesyłek z zadeklarowaną wartością,

– paczek rejestrowanych krajowych i zagranicznych,

d) obsługę reklamacji, zwrotów i doręczeń,

e) czynności techniczne związane z nadawaniem przesyłek zgodnie z ustawą Prawo pocztowe.

2) Zakres rzeczowy zamówień podobnych będzie odpowiadać rodzajowo i funkcjonalnie usługom wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia podstawowego, przy czym Zamawiający nie jest zobowiązany do powtarzania wszystkich usług ani ich ilości.

3) Zamówienia podobne zostaną udzielone w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego.

4) Maksymalna wartość zamówień podobnych wynosi 950 000,00 zł netto i została uwzględniona przy obliczaniu wartości zamówienia podstawowego.

5) Zamówienia podobne będą udzielone dotychczasowemu wykonawcy w okresie do 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, na warunkach określonych w SWZ i umowie, z możliwością negocjacji szczegółowych postanowień.

1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryteria oceny:

Cena (C) – waga kryterium 60%

Czas reakcji Wykonawcy w odpowiedzi na kontakt ze strony Zamawiającego (R) – waga kryterium 40%

2. Zasady oceny ofert:

1) Kryterium Cena:

cena najniższa brutto*

C = ------------------------------------------------ x 60% cena oferty ocenianej brutto * spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

a) Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

b) Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

2) Kryterium Czas reakcji Wykonawcy w odpowiedzi na kontakt ze strony Zamawiającego:

> 8 godzin Oferta podlega odrzuceniu ≤ 8 godzin 0 pkt ≤ 6 godzin 20 pkt ≤ 4 godzin 40 pkt

W przypadku, gdy Wykonawca nie zaznaczy żadnej odpowiedzi w formularzu ofertowym, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oświadcza, że czas reakcji Wykonawcy w odpowiedzi na kontakt ze strony Zamawiającego będzie nie dłuższy niż 8 godziny od kontaktu ze strony Zamawiającego i przyzna ofercie 0 punktów w przedmiotowym kryterium.

W przypadku, gdy Wykonawca zadeklaruje czas reakcji Wykonawcy w odpowiedzi na kontakt ze strony Zamawiającego powyżej 8 godzin, Zamawiający odrzuci ofertę jako niezgodną z treścią SWZ. W przypadku złożenia oświadczenia o czasie reakcji Wykonawcy poniżej wymaganego dopuszczalnego, Wykonawca będzie zobowiązany przestrzegać tego zobowiązania w toku realizacji zamówienia pod rygorem zastosowania przez Zamawiającego kar umownych przewidzianych we Wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

3. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska najwyższą liczbę punktów w określonych przez Zamawiającego kryteriach:

P = C + R gdzie:

P - łączna liczba punktów

C - liczba punktów w kryterium „Cena” R - liczba punktów w kryterium „Czas reakcji Wykonawcy w odpowiedzi na kontakt ze strony Zamawiającego”.

4. Punktacja przyznawana ofertom w będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. Wspólnicy spółki cywilnej są wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia i mają do nich zastosowanie zasady określone w ust. 1 niniejszego Rozdziału.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ.