132.2025 Sukcesywne świadczenie usług cateringowych na potrzeby jednostek Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Pzp, oraz określonych w Rozdziale X ppkt. 4.2) i w Rozdziale XII niniejszej SWZ, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. Platformy. Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. W celu złożenia, wycofania oferty oraz w celu porozumiewania się z Zamawiającym po otwarciu ofert, Wykonawca musi posiadać konto na Platformie, to znaczy być zarejestrowanym użytkownikiem Platformy. Aby zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ, Wykonawca nie musi posiadać konta na Platformie.

2. Prawidłowym złożeniem ofert oraz dokumentów lub oświadczeń przez Wykonawcę za pomocą środka komunikacji elektronicznej jest ich złożenie pod adresem: https://umed-wroc.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy niniejszego postępowania.

3. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

4. Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH: MM: SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę.

W wypadku Wykonawcy zalogowanego na Platformie, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę. W wypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości mailowej, która jest wysyłana automatycznie do Wykonawcy po złożeniu oferty, dokumentu. Wiadomość otrzymuje Wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu po kliknięciu w ikonę „Złóż ofertę”.

5. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania nadanym przez Zamawiającego (AZP. 260.132.2025. TP).

6. W zakresie ofert, oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust.1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów – sposób ich sporządzania i sposób przekazywania, wymagania techniczne dla zawierających je dokumentów elektronicznych oraz wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru ww. dokumentów elektronicznych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452).

1. Zamawiający przewiduje, zgodnie z treścią art. 65 ust. 1 pkt 4 Pzp, częściowe odstąpienie od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, opisane w Rozdziale X ppkt. 4.2) niniejszej SWZ, w zakresie sposobu składania przez Wykonawcę próbek, stanowiących przedmiotowe środki dowodowe.

2. Próbka- prezentacja (przygotowana zgodnie z Rozdziałem XX pkt. 3 SWZ) stanowi przedmiotowy środek dowodowy nie podlegający uzupełnieniu.

3. Próbka – Prezentacja:

a) Prezentacja dotyczy potraw opisanych w kryterium oceny ofert określonych w Rozdziale XX SWZ i sposobu ich serwowania.

b) Prezentacja przez Wykonawców- stołu z potrawami wraz z obsługą, degustacja potraw odbędzie się na I piętrze budynku Centrum Naukowej Informacji Medycznej ul. Marcinkowskiego 2-6, 50-368 Wrocław, sala numer 1 A 102.1.

c) Wykonawca na prezentację dostarczy stół wraz z nakryciami.

d) Zamawiający informuje, że w sali przeznaczonej na prezentację, o której mowa w pkt. b) jest do dyspozycji wykonawców 8 (osiem) stołów o wymiarach 80x160x71 cm (szer. x dł. x wys.).

e) Sala, w której odbędzie się prezentacja zostanie udostępniona Wykonawcom od godz. 9:

00. Prezentacja rozpocznie się o godz. 10:15 w miejscu wskazanym w pkt b).

f) Uczestnicy prezentacji podpisują listę obecności.

g) W celu udokumentowania prezentacji będą robione przez Zamawiającego zdjęcia stołów z potrawami i obsługi kelnerskiej – jej ubioru. Zabrania się utrwalania prezentacji przez Wykonawców na własnym sprzęcie (kamery, aparaty itp.).

h) Ocena smaku i świeżości potraw przez Komisję Przetargową będzie się odbywać tylko w obecności obsługi - jednego kelnera/kelnerki - przez ok. 1,5 godziny – jest to przewidywany czas przeznaczony na wszystkie prezentacje. Prezentacje będą dokonywane indywidualnie przez każdego Wykonawcę, pozostali uczestniczy będą w tym czasie poproszeni o opuszczenie sali.

i) Zamawiający przewiduje, że prezentacja wszystkich Wykonawców łącznie będzie trwała ok. 2 godzin.

j) Wykonawcy są zobowiązani do zabrania asortymentu cateringowego oraz wyposażenia cateringowego – tj. pozostawienia miejsca prezentacji w siedzibie Zamawiającego w niezmiennym stanie, w jakim ono zostało zastane – w ciągu 30 minut od zakończenia wszystkich prezentacji.

UWAGA: Wykonawcy mają możliwość wjechania na parking budynku CNIM przy ul. Marcinkowskiego 2-6 we Wrocławiu w celu dostarczenia prezentacji, pod warunkiem zgłoszenia – najpóźniej do dnia 09.12.2025r. do godz. 12:00– marki/modelu i numeru rejestracyjnego samochodu. Zgłoszenia należy dokonać mailowo na adres joanna.kowalska@umw.edu.pl. Zamawiający dysponuje ograniczonym miejscem parkingowym, po rozładunku samochodu należy opuścić teren parkingu.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) administratorem danych osobowych Wykonawców i osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu jest Zamawiający;

2) Zamawiający wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@umed.wroc.pl;

3) Dane osobowe Wykonawców i osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu przetwarzane będą na podstawie art. ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) Odbiorcami danych osobowych Wykonawców i osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp;

5) dane osobowe osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i ust. 4 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio jego dotyczących oraz danych osób uczestniczących w postępowaniu jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Pzp;

7) w odniesieniu do danych osobowych osób uczestniczących w przedmiotowym postępowaniu decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) osoby uczestniczące w przedmiotowym postępowaniu posiadają:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych bezpośrednio ich dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania przez Wykonawcę uczestniczącego w przedmiotowym postępowaniu danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących wykonawców i uczestników przedmiotowego zamówienia narusza przepisy RODO.

1. Wykonawcy i innym osobom uczestniczącym w przedmiotowym postępowaniu nie przysługuje:

a) prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b i e RODO;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania, o którym mowa w art. 21 RODO, ponieważ podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawców i innych osób uczestniczących w postępowaniu jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2. W przypadku danych osobowych przekazanych Zamawiającemu, a nie dotyczących bezpośrednio Wykonawcy (np. danych osobowych pracowników, podwykonawców, osób, którymi Wykonawca posługuje się przy realizacji zamówienia), Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, w tym do przekazania odpowiedniej informacji o administrowaniu tymi danymi przez Zamawiającego.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w pkt. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenie te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zgody stron i zachowania formy pisemnego aneksu do umowy, pod rygorem nieważności.

2. Istotna zmiana zawartej umowy, określona w art. 454 ust. 2 Pzp, nie jest dopuszczalna.

3. Dopuszczalna jest zmiana umowy:

1) w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 i ust. 2 Pzp, albo 2) na warunkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 1 Pzp, gdy zachodzi jedna z wymienionych poniżej okoliczności:

a) zmiana stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego w toku wykonywania umowy – do ceny netto zostanie doliczona stawka VAT oraz akcyzy obowiązujące w dniu wystawienia faktury;

b) wejście w życie innych, niż wymienione w lit. a, regulacji prawnych po dacie zawarcia umowy, wywołujących potrzebę jej zmiany;

c) wystąpienie konieczności wprowadzenia zmian doprecyzowujących treść umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów;

d) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian, korzystnych dla Zamawiającego, bez których nie byłoby możliwe prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy;

4. Stosownie do treści art. 439 ust. 1 Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wyso-kości wynagrodzenia określonego w §5 umowy, w przypadku zmiany ceny kosztów związa-nych z realizacją przedmiotu zamówienia, na następujących zasadach:

1) waloryzacji będzie podlegało wynagrodzenie netto określone w ofercie Wykonawcy,

2) poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, określony jest wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) w ujęciu kwartalnym,

3) początkiem okresu, w którym może nastąpić waloryzacja wynagrodzenia jest dzień zawarcia umowy,

4) jeżeli umowa została zawarta po upływie 180 dni od dnia upływu terminu składania ofert, początkowym terminem ustalenia zmiany wynagrodzenia, o którym, mowa w pkt 3 jest dzień otwarcia ofert,

5) zmiana wysokości wynagrodzenia wykonawcy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, a każda kolejna zmiana nie może być dokonana wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty ostatniej zmiany wysokości wynagrodzenia,

6) zmiana wynagrodzenia przysługuje w przypadku gdy z opublikowanego wskaźnika, o którym mowa w pkt 2 i dotyczącego dwóch następujących po sobie kwartałów wynika, że suma ogłaszanych wartości zmian wskaźnika, stanowi wartość większą niż 5% lub mniejszą niż /- 5%,

7) zmiana wynagrodzenia może dotyczyć wynagrodzenia, które pozostało do wypłaty do końca realizacji Umowy,

8) Wartość zmiany (WZ) określa się na podstawie wzoru: WZ = W x F, przy czym: W – wysokość wynagrodzenia pozostała do wypłaty do końca realizacji Umowy, F – średnia arytmetyczna dwóch następujących po sobie wartości zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych wynikających z komunikatów prezesa GUS, o których mowa w pkt 6,

9) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaka dopuszcza Zamawiający wynosi 10 % w stosunku do wynagrodzenia Wykonawcy wskazanego w § 5 ust. 1umowy,

10) Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia należnego podwykonawcom.

5. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z ust. 4, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w za-kresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli przedmiotem umowy są usługi, a okres obowiązywania umowy przekracza 6 miesięcy. W przypadku niewykonania tego obowiązku w terminie 14 dni od dnia zawarcia aneksu do niniejszej umowy w trybie ust. 4, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 500,00 PLN brutto, za każdy dzień zwłoki.