Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów

1. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

2. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3. W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-

Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: sekretariat@zgwierzyca.pl (nie dotyczy składania ofert).

4. Zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z platformy:

W celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e-Zamówienia wymagany jest:

1)Komputer PC

a) parametry minimum: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD b)zainstalowany jedne z poniższych systemów operacyjnych:

-MS Windows 7 lub nowszy

-OSX/Mac OS 10.10,

-Ubuntu 14.04 c)Zainstalowana jedna z poniższych przeglądarek:

-Chrome 66.0 lub nowsza

-Firefox 59.0 lub nowszy

-Safari 11.1 lub nowsza

-Edge 14.0 i nowsze 2)Albo Tablet/Telefon a)Parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2 GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, i OS 10.3 b)Przeglądarka Chrome 61 lub nowasza.

Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie w przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies; Specyfikacja połączenia, format przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:

1)specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2, 2)format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8, 3)oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy.

Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.042016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)– zwanym dalej jako „RODO”, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.

W związku z realizacją wymogów określonych w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych:

1. Administratorem danych osobowych jest Związek Gmin Wierzyca, ul. gen. Władysława Sikorskiego 18, 83-200 Starogard Gdański, tel.: 58 562 19 97, e-mail: sekretariat@zgwierzyca.pl

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych: e-mail: iod@zgwierzyca.pl.

Dane osobowe przetwarzane będą w zakresie i celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym na podstawie ustawy Pzp oraz przesłance wynikającej z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp.

Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art.78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

Obowiązek podania przez danych osobowych bezpośrednio dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO, a także nie będą poddawane procesowi profilowania.

Posiada Pani/Pan:

-na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

-na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

-na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

-prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie przez Administratora danych osobowych dotyczących Państwa narusza przepisy RODO. Adres PUODO, ul. Moniuszki 1 A, 00-014 Warszawa, telefon: 22 531 03 00, e PUAP: UODO/Skrytka ESP,

Nie przysługuje:

-w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

-prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

-na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno – prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:

-obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i do których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego;

-obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane wykonawca przekazuje zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego.

Zamawiający informuje, że udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy PZP, do upływu terminu na ich wniesienie.

1) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,

2) ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego,

3) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej,

4) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego,

5) ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe,

6) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym – międzynarodowe przepisy pocztowe 7) ustawa z dnia 29 sierpnia 2015 r. Ordynacja podatkowa,

8) inne powszechnie obowiązujące przepisy,

9) „regulamin świadczenia usług pocztowych” zgodnie z art. 7 pkt 3 ustawy – Prawo pocztowe,

10) ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, oraz niniejszy opis przedmiotu zamówienia.

3. Wykazane w Formularzu ofertowym ilości poszczególnych rodzajów przesyłek zostały określone szacunkowo (orientacyjnie na podstawie analizy usług pocztowych z lat ubiegłych oraz przewidywanych działań) w celu obliczenia wartości oferty i porównania ofert i nie są ilościami zobowiązującymi Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.

4. Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej w ofercie przetargowej za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. Jeżeli przesyłka objęta przedmiotem umowy zostanie nadana z usługą dodatkową lub komplementarną nieujętą w formularzu oferty, to zostanie ona wyceniona zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem Wykonawcy opublikowanym na jego stronie internetowej. Uiszczanie opłat będzie następowało z dołu w terminie 21 dni od wystawienia faktury VAT.

5. Cena podana przez wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia z wyjątkiem:

1) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,

2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

5) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe (tzw. waloryzacja wynagrodzenia); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT;

6) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian cen na usługi powszechne pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2012 r. Prawo Pocztowe.

6. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.

7. Terminy doręczania przesyłek pocztowych będą zgodne z przepisami prawa.

8. Dla Przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie dostarczał do siedziby Zamawiającego, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po doręczeniu przesyłki.

9. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia; w tym terminie wykonawca powtórnie zawiadamia adresata o pozostawieniu przesyłki we wskazanym miejscu. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. UWAGA – Potwierdzenie nadania przesyłki musi mieć moc dokumentu urzędowego zgodnie z art. 45 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

10. Użyte w SWZ określenia związane z opisem przedmiotu zamówienia oznaczają:  przesyłka priorytetowa – usługa realizowana najszybszą drogą w obrocie krajowym i zagranicznym,  przesyłka ekonomiczna – przesyłka listowa nierejestrowana lub polecona niebędąca przesyłką priorytetową,  przesyłka rejestrowana – przesyłkę pocztową przyjętą za pokwitowaniem przyjęcia i doręczaną za pokwitowaniem odbioru,  przesyłka nierejestrowana – przesyłkę listową nadaną i doręczoną bez pokwitowania,  przesyłka polecona – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem;  zwrotne potwierdzenie odbioru – zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierające datę i podpis odbiorcy, stanowiący potwierdzenie otrzymania przesyłki listowej.

11. Orientacyjna liczba listów nierejestrowanych to około 1300 szt.

12. Orientacyjna liczba listów niewymagających zwrotnego potwierdzenia odbioru dla wymienionych typów to około 1.500 szt.

13. Szacunkowa liczba przesyłek wymagających zwrotnego potwierdzenia odbioru o mocy dokumentu urzędowego to około 32.731 szt. (w tym krajowe 32.684 szt. i zagraniczne 47 szt.).

14. Szacowana liczba zwrotów niedoręczonych przesyłek to około 2740 szt.

15. Poszczególne ilości przesyłek mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego.

16. Szczegółowy opis warunków realizacji przedmiotu zamówienia zawarty został we Wzorze Umowy stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

1) Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji określonego w art. 441 ustawy Pzp (dalej jako: „prawo opcji”) w zakresie zwiększenia ilości przesyłek pocztowych, o której mowa w załączniku nr 1 do umowy do maksymalnej wysokości 1,5% wartości umów w przypadku, gdy najpóźniej na miesiąc przed upływem terminu obowiązywania niniejszej umowy Zamawiający nada co najmniej 95% ilości przesyłek, o których mowa w załączniku nr 1 do umowy 2) Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie stanowi zmiany umowy i nie będzie wymagało sporządzenia aneksu do umowy. Opcja będzie miała zastosowanie w ramach zawartej umowy według cen jednostkowych za obowiązujących na dzień skorzystania z prawa opcji, na podstawie wysłanego do Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji.

3) W oświadczeniu, o którym mowa w ust. 6 wyżej, Zamawiający wskaże łączną wysokość wynagrodzenia stanowiącego iloczyn obowiązującej jednostkowej ceny brutto i zakładaną nową ilość przesyłek.

4) Rzeczywista ilość przesyłek uzależniona będzie od potrzeb Zamawiającego.

5) Prawo opcji zostanie zrealizowane w przypadku posiadania przez Zamawiającego środków finansowych, umożliwiających realizację zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji.

6) Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w wypadku braku realizacji umowy z uwzględnieniem prawa opcji.

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z ofert ważnych przy zastosowaniu kryterium: cena oferty – 100 pkt

Pc = Cn / Co x 100 pkt

Pc – punkty za kryterium ceny

Cn – oferowana cena zamówienia najniższa spośród złożonych ofert

Co – oferowana cena zamówienia badanej oferty

2. Ofertą z najniższą ceną, zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.

3. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.

4. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.

W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych Wykonawców należy załączyć do oferty. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty i powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

- wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym. Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczących: 1)udziału podwykonawcy (lub jego zmiany) na etapie realizacji umowy, jeżeli Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi oświadczenia lub dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia wobec tego Wykonawcy. Jeżeli zmiana lub rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 462 ust. 7 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powołał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia; 2)zmiany zakresu podwykonawstwa; 3)wystąpienia siły wyższej – rozumianej jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałych na skutek działania siły wyższej; 4)zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień Umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego; 5)odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany: a)ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy; jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT, b)wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, c)zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, d)zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, e)zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe (tzw. waloryzacja wynagrodzenia); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT; f)Zamawiający dopuszcza możliwość zmian cen na usługi powszechne pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. Z 2023 r., poz. 1640 ze zm.). 6)Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy w okolicznościach i przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 oraz w ust. 2 Pzp.

2. W celu zmiany wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 5 wyżej, Wykonawca jest obowiązany przedstawić Zamawiającemu pisemny wniosek z propozycją nowego wynagrodzenia jednostkowego wraz z powołaniem się na przepisy, z których wynikają w/w zmiany, za z wyjątkiem zmian dotyczących lit. a), e), f). Ciąg dalszy w sekcji Informacje dodatkowe.