Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Elbląg w 2026 roku

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ug_elblag. Korzystanie z platformy zakupowej przez wykonawcę jest bezpłatne. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. Zgodnie z 67 ustawy Pzp oraz zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane były w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku "Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. (dalej RODO), informuję, iż Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Elbląg z siedzibą przy ul. Browarnej 85, 82-300 Elbląg, reprezentowana przez: Wójta Gminy Elbląg.

1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: tel. 55 234 18 84, e-mail: e-mail: sekretariat@gminaelblag.pl

2) Dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego ZP. 271.32.2025 pn. „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy Elbląg w 2026 roku” prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;

3) Pani/Pana dane osobowe będą lub mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w szczególności odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

4) Podawane dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt. 2 celów, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa.

5) Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

6) Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7) Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, wynika z realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, tj. ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.

8) Pana/Pani dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Zamawiający dodatkowo informuje, że:

- Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (vide: art. 13 ust. 4).

- Wykonawca będzie musiał wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych dla Urzędu Gminy Elbląg w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w okresie od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r. Zamówienie obejmuje świadczenie powszechnych usług pocztowych dla Urzędu Gminy Elbląg:

1) w obrocie krajowym i zagranicznym ekonomicznych i priorytetowych:

a) przesyłek listowych nierejestrowanych,

b) przesyłek listowych rejestrowanych,

c) paczek pocztowych,

2) w obrocie krajowym:

a) paczek pocztowych ekonomicznych i priorytetowych,

b) przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością a także zwrot do zamawiającego przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2025 r., poz. 366 z późn. zm.).

3) usługa – polegająca na przewozie przesyłek wraz z dokumentami nadawczymi, z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do wyznaczonej placówki pocztowej, w celu ich nadania. Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w rozdz. V SWZ.

Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7, tj. w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług o wartości całkowitej do 20% wartości zamówienia podstawowego.

W przypadku usług dodatkowych i komplementarnych świadczonych do usług objętych zamówieniem a nie wyszczególnionych w formularzu cenowym, zostaną zastosowane opłaty zgodnie z cennikiem Wykonawcy obowiązującym w dniu realizacji usługi.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) kryterium CENA (C): Waga kryterium - max 60 pkt. Cena oferty jest ceną brutto.

2) kryterium możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym (M): Waga kryterium - max 40 pkt

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający odstępuje od wymagania podmiotowych środków dowodowych w tym zakresie;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. UWAGA: W celu wykazania spełnienia przedmiotowego warunku Zamawiający żąda, aby Wykonawca przedłożył aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe;

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający odstępuje od wymagania podmiotowych środków dowodowych w tym zakresie;

4) zdolności technicznej lub zawodowej - Zamawiający uzna, że warunek został spełniony jeżeli Wykonawca: a) wykaże wykonanie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanie usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej dwóch usług polegających na świadczeniu usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłek listowych i paczek) w obrocie krajowym i zagranicznym o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł. brutto każda usługa z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunku w oparciu o uzupełniony przez wykonawcę wykaz usług b) wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował) na czas trwania umowy placówką nadawczą w Elblągu oraz przynajmniej 5 placówkami odbioru niedoręczonych na adres przesyłek (awizowanych). Placówki wskazane przez wykonawcę winny spełniać warunki:

- czynne co najmniej 6 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

- oznakowane w sposób widoczny „szyldem” z nazwą lub logo wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę wykonawcy. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunku w oparciu o uzupełniony przez wykonawcę – wykaz placówek.

Zgodnie z art. 273 ust. 1 Zamawiający nie żąda innych niż wymienione w rozdz. XXII SWZ podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej składa na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia oświadczenia wskazane w rozdz. XXII SWZ, tj.:

1) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, wg zał. nr 2 do SWZ. W przypadku oferty wspólnej, oświadczenie to musi złożyć każdy z podmiotów składających wspólną ofertę;

2) oświadczenie Wykonawcy dotyczące podstaw wykluczenia na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – wg zał. nr 8.

Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania: oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu w zakresie podstaw wykluczenia – załącznik nr 9 do SWZ.

1. Wykonawca dołącza do oferty (formularz ofertowy – ZAŁĄCZNIK NR 1 DO SWZ):

1) Formularz cenowy wg. ZAŁĄCZNIKA NR 1 A DO SWZ

2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, wg ZAŁĄCZNIKA NR 2 DO SWZ. W przypadku oferty wspólnej, oświadczenie to musi złożyć każdy z podmiotów składających wspólną ofertę;

3) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wg. ZAŁĄCZNIKA NR 6 DO SWZ. Oświadczenie składają wyłącznie Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.

4) zobowiązanie do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów wg. ZAŁĄCZNIKA NR 7 DO SWZ - jeżeli dotyczy.

5) pełnomocnictwo – jeżeli dotyczy.

2. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania nw. podmiotowych środków dowodowych, zgodnie z art. 274 ustawy Pzp:

1) dokumenty potwierdzające posiadanie aktualnego zaświadczenia o wpisie do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe;

2) wykaz Usług na potwierdzenie doświadczenia Wykonawcy - ZAŁĄCZNIK NR 4 DO SWZ wraz z poświadczeniami;

3) wykaz placówek – ZAŁĄCZNIK NR 5 DO SWZ.

Warunki, zasady uczestnictwa i odpowiedzialności podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: 1) Na podstawie art. 117 ust. 1 ustawy Zamawiający określa szczególny sposób spełniania przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum) warunków udziału w postępowaniu. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że:

a) spełnią warunki udziału w postępowaniu - warunek określony w ust.1 pkt.4 lit. a) nie podlega sumowaniu, tj. jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem wykażą się wymaganym doświadczeniem, ale żaden z nich indywidualnie nie wykazał się całym wymaganym doświadczeniem, żaden z nich nie wykonał samodzielnie usługi o określonej wartości);

b) warunek określony w ust.1 pkt. 4 lit. b) podlega sumowaniu, tj. wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą w sumie wykazać się wymaganymi placówkami nadawczymi,

c) w stosunku do żadnego z nich nie zachodzą podstawy wykluczenia z postępowania na podstawie art.108 - W przypadku oferty wspólnej oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu (zał. nr 2) musi złożyć każdy podmiotów składających wspólną ofertę;

d) w stosunku do żadnego z nich nie zachodzą podstawy wykluczenia na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego 2) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania;

3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o realizacje zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

4) Jeśli wybrana zostanie oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający żąda przed zawarciem umowy kopię umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Umowa w sprawie realizacji niniejszego zamówienia publicznego zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści SWZ oraz danych zawartych w ofercie.

2. Postanowienia umowy zostały zawarte we wzorze umowy stanowiącym integralną część niniejszej specyfikacji /załącznik nr 3 do SWZ/, co ma zapobiec sytuacji, w której Zamawiający może zostać posądzonym, iż zataił istotne warunki umów w celu nieuczciwego przeprowadzenia postępowania.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 oraz art. 439 ust. 1 ustawy Pzp.

4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej i zgody obu stron.

5. Zmiany mogą być dokonane tylko, jeżeli jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania przedmiotu umowy.

6. Zamawiający określa następujące warunki, w jakich przewiduje możliwość dokonania zmian zawartej umowy w zakresie:

1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w formularzu cenowym, który będzie stanowić załącznik do Umowy ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;

2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;

3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.;

4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego i nieistniejących w dniu zawarcia Umowy (np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w formie elektronicznej, spełniającym wymogi zawarte w przepisach Kpa);

5) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) - jeżeli w okresie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wykonania usługi.

6) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy, o których mowa w załączniku nr 5 do SWZ, z zachowaniem 6 godzinnego czasu pracy od poniedziałku do piątku;

7) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w formularzu ofertowym, ze względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;

8) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej w danej miejscowości, Wykonawca zgłosi pisemnie ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie poinformowany przez Wykonawcę na piśmie;

9) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;

10) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z realizacją Umowy, w tym dotyczących ochrony danych osobowych;

11) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy:

a) w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) na podstawie w art. 439 ust. 1 ustawy Pzp. w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia zgodnie z warunkami opisanymi we wzorze umowy (załącznik nr 3 do SWZ);

12) w zakresie podwykonawstwa:

13) W sytuacji, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i mających charakter zmian nieistotnych tj. nieodnoszących się do warunków, które gdyby zostały ujęte w ramach pierwotnej procedury wyboru Wykonawcy i udzielania zamówienia, umożliwiłyby dopuszczenie innej oferty niż ta, która została pierwotnie dopuszczona.