Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zamówień publicznych, zwanej dalej „Platformą”, dostępnej pod adresem: https://zamowienia.powiatchelmski.pl. Link do adresu url, który przekierowuje bezpośrednio do zakładki zawierającej przedmiotowe postępowanie:

https://zamowienia.powiatchelmski.pl/#/offer/da21c0b0-4a7d-45b3-8e7a-573c49d321d5

2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą (nie dotyczy czynności złożenia oferty), może odbywać się również za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem zamowieniapubliczne@powiatchelmski.pl, którą należy traktować wyłącznie jako „awaryjną“, w przypadku problemów technicznych.

3. Platforma jest serwisem internetowym o charakterze zamkniętym, prowadzonym przez ZETO Sp. z o.o.

1. Zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych określa następujące wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przy wykorzystaniu Platformy, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 10, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa najlepiej najnowszej dostępnej wersji obsługująca TLS 1.2 z wyjątkiem Internet Explorer;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;

6) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę.

2. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) podaje następujące informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:

1) dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

2) informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: - plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zamówień Publicznych ZETO PZP i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;

3. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu platformy Microsoft Azure, który jest synchronizowany ze znacznikiem czasu UTC.

4. Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z niniejszą SWZ i złożyć ofertę zgodnie z jej wymaganiami.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;

2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie”, prowadzonym w trybie podstawowym;

3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7) Wykonawca posiada:

1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;

3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

8) Wykonawcy nie przysługuje:

1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

9) Wykonawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 3, 00-193 Warszawa.

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.

Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych, w tym poleconych oraz z potwierdzeniem odbioru o wadze do 2000 g i liczonych z tolerancją 2 mm w wymiarach:

1) format S to przesyłki o wymiarach: minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm; maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 230 mm 2) format M to przesyłki o wymiarach: minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm; maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm 3) format L to przesyłki o wymiarach: minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm; maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm 4) przesyłki listowej w formie rulonu o wymiarach: minimum – 1040 mm, stanowiących sumę długości i podwójnej średnicy, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 900 mm w obrocie krajowym i zagranicznym. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot do siedziby Zamawiającego zgodnie z adresem nadania przesyłki, niedoręczonych przesyłek pocztowych niezwłocznie po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania z podaniem przyczyn zwrotu, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.) na potrzeby Zamawiającego. Miejsce świadczenia usług pocztowych – Starostwo Powiatowe w Chełmie, 22-100 Chełm, ul. Plac Niepodległości 1.

3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określają:

1) opis przedmiotu zamówienia stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ;

2) projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ.

1. Zamawiający oceni i porówna oferty Wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone.

2. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:

Lp. Nazwa kryterium Waga (w %) 1 cena 60,00 2 możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych 40,00

1) Kryterium „cena”:

Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.

Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

C= Cn / Cb x 60 pkt gdzie:

C – ilość punktów, jaką dana oferta otrzyma za cenę oferty brutto w kryterium „cena”

Cn – najniższa cena z ofert niepodlegających odrzuceniu

Cb – cena badanej oferty

W kryterium „cena” oferta z najniższą ceną otrzyma 60 punktów, a po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

2) Kryterium „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych”:

Podstawą przyznania punktów w kryterium: „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych” będzie oświadczenie Wykonawcy, złożone przy użyciu odpowiedzi „TAK” lub „NIE” w treści Formularza ofertowego, zgodnie z poniższym opisem przyznawania punktów:

Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych TAK 40,00 pkt

Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych NIE 0,00 pkt

W przypadku niewypełnienia formularza ofertowego w pozycji „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych” (pozostawienie pustego pola) Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zapewnia możliwości elektronicznego monitorowania powyższych przesyłek i przyzna Wykonawcy „0” punktów w tym kryterium.

3. Łączna ilość punktów otrzymanych przez Wykonawcę będzie sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach i wagach danego kryterium:

P = C + E gdzie:

P – suma punktów przyznanych danej ofercie,

C – łączna ilość punktów uzyskanych w kryterium „cena”,

E – łączna ilość punktów uzyskanych w kryterium „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych”.

4. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę z najwyższą łączną punktacją, tj. przedstawiającą najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.

5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.

6. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.

7. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 6, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni powyższy warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, jeżeli wykaże, że posiada, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej,

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.

2. Sposób wykazania warunków udziału w postępowaniu wskazano w pkt. XV SWZ.

Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):

1) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

a) aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe.

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku, do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych:

a) w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;

b) w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenia stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca na dzień składania ofert:

1) nie podlega wykluczeniu,

2) spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Oświadczenia, o których mowa w pkt XV.1 SWZ nie są podmiotowymi środkami dowodowymi i stanowią dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.

4. Oświadczenia należy złożyć według wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) oświadczenia o których mowa w pkt. XV.1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

2) w przypadku, o którym mowa w pkt. XV.27 SWZ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie należy złożyć według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

3) zobowiązani są oni na wezwanie Zamawiającego, złożyć podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. XV.6 SWZ, przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. XV. 6.1) SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/-ą spełnienie warunku.

1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 6 do SWZ, zawierającym projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

2. Zamawiający przewiduje możliwości wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 454-455 ustawy oraz postanowień Projektu Umowy.

3. Poza zmianami przewidzianymi w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy, zmiany umowy będą dokonywane w następujących przypadkach:

1) zmiany cen jednostkowych w sposób dopuszczony przez ustawę Prawo pocztowe;

2) gdy wystąpią przeszkody o obiektywnym charakterze (zdarzenia nadzwyczajne zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia, a więc mieszczące się w zakresie pojęciowym tzw. siły wyższej), przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego ( np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień Umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;

3) gdy zaistnieje inna okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, skutkująca niemożliwością wykonania umowy w pierwotnym zakresie lub niemożliwością należytego wykonania umowy;

4) jeżeli opóźnienie w realizacji umowy wystąpi z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.

4. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy w przypadku:

1) zmiany stawki podatku od towarów i usług;

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773);

3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne;

4) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427 z późn. zm.); - jeżeli przed wystawieniem faktury Wykonawca udokumentuje wpływ tych zmian na koszty wykonania zamówienia oraz uzyska pisemną akceptację Zamawiającego na zmianę wysokości wynagrodzenia; jeżeli zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, wynagrodzenie umowne zostanie zwiększone/zmniejszone o kwotę odpowiadającą wzrostowi/spadkowi kosztów wykonania zamówienia (dotyczy zmian określonych w pkt. XVI.4. ppkt. 1), 2), 3),

4) SWZ),

5) gdy konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy prawo pocztowe,

6) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma wówczas obowiązek zastosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług wynikających ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o jakim mowa w § 4 ust. 1 umowy (podwyższenie lub obniżenie) w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia (waloryzacja) przy zachowaniu poniższych zasad:

1) Strony mogą ubiegać się o zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia;