Dostawa i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego przeznaczonego do kompleksowej obsługi Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia.

2. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e -Zamówienia:

3. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres email: sekretariat@zgkim-jg.pl (Uwaga! Nie dotyczy składania ofert).

13. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

14. W celu prawidłowego korzystania z usług Platformy e-Zamówienia wymagany jest:

a) Komputer PC o minimalnych parametrach: Intel Core2 Duo, 2 GB RAM, HDD,

- zainstalowany jeden z poniższych systemów operacyjnych:

- MS Windows 7 lub nowszy,

- OSX/Mac OS 10.10,

- Ubuntu 14.04,

b) Zainstalowana jedna z poniższych przeglądarek:

- Chrome 66.0 lub nowsza,

- Firefox 59.0 lub nowszy,

- Safari 11.1 lub nowsza,

- Edge 14.0 i nowsze, albo

c) Tablet/Telefon

- Parametry minimum: 4 rdzenie procesora, 2 GB RAM, Android 6.0 Marshmallow, i OS 10.3, Przeglądarka Chrome 61 lub nowa.

Uwaga: Dla skorzystania z pełnej funkcjonalności może być konieczne włączenie przeglądarce obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi Java Script, oraz cookies. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowani i oznaczania czasu odbioru danych:

- specyfikacja połączenia – formularze udostępnione są za pomocą protokołu TLS 1.2,

- format danych oraz kodowanie: formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8, oznaczenia czasu odbioru danych: wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do sekundy. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

15. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem” lub na infolinii Platformy e-Zamówienia pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną .

16. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z https://ezamowienia.gov.pl, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”).

17. Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu mimo iż Zamawiający spełnił obowiązek narzucony w art. 221 u.p.z.p, z winy Wykonawcy oferta została złożona niezgodnie.

18. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w niniejszej SWZ – z zastrzeżeniem sposobu prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert, zgodnie z art. 289 ust. 5 u.p.z.p. Komunikacja ustna dopuszczalna jest w toku negocjacji oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia oraz ofert.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca swym zakresem dostawę i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego przeznaczonego do kompleksowej obsługi Zamawiającego dla użytkowników w ilości ujętej w Tabeli Nr 1 (TOM III OPZ - Załącznik Nr 7) - z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia liczby dostępu w zależności od aktualnych potrzeb Zamawiającego, wraz z udzieleniem bezterminowej komercyjnej licencji, jego instalacją, wdrożeniem (instalacją, migracją danych z obecnie używanych systemów), parametryzacją systemu w uzgodnieniu z Zamawiającym, szkolenia z obsługi Zintegrowanego Systemu Informatycznego, oraz z asystą podczas pracy i wsparciem i aktualizacją z tytułu nadzoru autorskiego.

2. Dostawa, wdrożenie i uruchomienie wraz z migracja danych Zintegrowanego Systemu Informatycznego musi być poprzedzone wykonaniem analizy przedwdrożeniowej systemów oraz infrastruktury informatycznej wykonanej przez Dostawcę. Analiza przedwdrożeniowa ma na celu uzyskanie wiedzy przez Dostawcę o infrastrukturze technicznej i informatycznej Zamawiającego niezbędnej do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy

8. W ramach niniejszej umowy Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji zwiększającej, polegającej na rozszerzeniu zakresu zamówienia podstawowego o dodatkowe moduły, usługi wdrożeniowe lub rozwojowe Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Prawo opcji może zostać uruchomione w okresie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, w zakresie tożsamym lub zbliżonym do przedmiotu niniejszej umowy, w szczególności w przypadku:

1) wystąpienia nowych potrzeb Zamawiającego wynikających z rozwoju lub zmian organizacyjnych,

2) konieczności rozszerzenia funkcjonalności systemu lub jego integracji z nowymi komponentami.

9. W przypadku uruchomienia prawa opcji, Wykonawcy przysługiwać będzie ryczałtowe wynagrodzenie, którego wysokość zostanie każdorazowo określona w odrębnym porozumieniu Stron, z uwzględnieniem zakresu dodatkowych usług oraz warunków technicznych i organizacyjnych.

10. Łączna wartość wynagrodzenia z tytułu realizacji prawa opcji nie może przekroczyć kwoty 100 000,00 zł netto.

11. Zamawiający może korzystać z prawa opcji wielokrotnie, do czasu osiągnięcia limitu kwotowego, o którym mowa w ust. 4. Każdorazowe uruchomienie opcji wymaga pisemnego lub elektronicznego powiadomienia Wykonawcy, nie później niż na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem realizacji.

12. Wykonanie prawa opcji następuje poprzez pisemne oświadczenie woli Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji.

13. Termin realizacji usług objętych prawem opcji zostanie ustalony w porozumieniu z Wykonawcą, przy czym nie może być dłuższy niż termin realizacji zamówienia podstawowego.

14. W przypadku nieuruchomienia przez Zamawiającego prawa opcji, realizacja zamówienia ogranicza się wyłącznie do zakresu gwarantowanego. Skorzystanie z prawa opcji stanowi wyłączne uprawnienie Zamawiającego.

15. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację zamówienia w zakresie objętym prawem opcji, jeżeli Zamawiający nie zdecyduje się na jego uruchomienie

Zamawiający zastrzega możliwość wznowienia zamówienia, polegającego na ponownym wykonaniu usług w zakresie tożsamym lub zbliżonym do przedmiotu niniejszej umowy.

1. Zamawiający zastrzega możliwość wznowienia zamówienia, polegającego na ponownym wykonaniu usług wdrożeniowych lub rozwojowych Zintegrowanego Systemu Informatycznego, w zakresie tożsamym lub zbliżonym do przedmiotu niniejszej umowy.

2. Wznowienie zamówienia może nastąpić w przypadku:

1) zakończenia obowiązywania niniejszej umowy,

2) wystąpienia nowych potrzeb Zamawiającego wynikających z rozwoju lub zmian organizacyjnych,

3) wdrożenia nowych modułów,

4) konieczności rozszerzenia funkcjonalności systemu lub jego integracji z nowymi komponentami.

3. Zamawiający przewiduje możliwość jednokrotnego wznowienia zamówienia na kolejny 12 miesięczny okres realizacji.

4. W przypadku korzystania przez Zamawiającego ze wznowienia zamówienia, Zamawiający poinformuje o tym pisemnie Wykonawcę, w terminie nie krótszym niż 3 miesiące przed upływem terminu obowiązywania niniejszej Umowy.

5. Skorzystanie ze wznowienia zamówienia stanowi uprawnienie Zamawiającego i uzależnione będzie wyłącznie od jego potrzeb. Strony zgodnie oświadczają, że wznowienie zamówienia nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku z jego skorzystania i prawa do jakichkolwiek roszczeń Wykonawcy.

6. Nieuruchomienie procedury wznowienia ze strony Zamawiającego nie stanowi podstawy do wystąpienia przez Wykonawcę do Zamawiającego z roszczeniami o wykonanie wznowienia zamówienia.

7. Do wznowionego zamówienia mają zastosowanie wszystkie postanowienia niniejszej Umowy.

8. Wznowienie zamówienia nie wymaga zawarcia aneksu do umowy.

9. W przypadku wznowienia zamówienia Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie ryczałtowe wynagrodzenie, którego wysokość zostanie określona w odrębnym porozumieniu Stron, z uwzględnieniem zakresu wznowienia oraz warunków technicznych i organizacyjnych.

10. Całkowite wynagrodzenie ryczałtowe z tytułu wznowienia zamówienia nie przekroczy kwoty 100 000,00 zł netto (dwieście tysięcy złotych netto).

11. Wznowienie zamówienia nastąpi w formie pisemnej, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych

Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty posługiwać się będzie następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:

1) cena - waga kryterium 60% (Kryterium I - maksymalna ilość punktów: 60)

2) doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia w funkcji Kierownika projektu 40% (Kryterium II - maksymalna ilość punktów: 40)

Razem: 100% = 100 pkt możliwych do uzyskania; 1% = 1 pkt

Dział XXI.

warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania oferty a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał co najmniej trzy usługi polegające na wdrożeniu oferowanego systemu informatycznego w podmiotach zarządzających komunalnym zasobem co najmniej 2000 (dwa tysiące) lokali. Zakres każdej z wykazanych usług obejmował co najmniej następujące obszary funkcjonalne: finanse - księgowość, czynsze - media, kadry-płace, środki trwałe, oraz e-BOK. Każda z tych usług została wykonana w odrębnym podmiocie zarządzającym komunalnym zasobem mieszkaniowym. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza łączenia zdolności technicznej w zakresie doświadczenia określonej w pkt 4)

a) SWZ wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna), w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu, tzn. w przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przynajmniej jeden z członków musi spełniać warunek wymaganej zdolności technicznej w całości. Nie dopuszcza się łączenia doświadczenia zdobytego przez kilku Wykonawców w postaci realizacji zamówień o mniejszym zakresie - w celu łącznego spełnienia postawionego warunku. W przypadku korzystania z potencjału podmiotu trzeciego w zakresie spełnienia tego warunku, podmiot ten także musi samodzielnie spełniać warunek udziału w postępowaniu.

b) dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w szczególności co najmniej sześcioosobowym zespołem, który będzie realizował zamówienie, w tym co najmniej: ­ jedną osobą pełniącą funkcję Kierownika projektu nadzorującą pracę całego Zespołu posiadającą ważny certyfikat PRINCE2 Practitioner lub równoważny np. PMP, IPMA i która zrealizowała co najmniej dwie usługi wdrożenia i/lub rozbudowy zintegrowanego systemu informatycznego o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia - z obszaru zarządzania nieruchomościami w tym: konfigurację i uruchomienie systemu oraz migrację danych, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (doświadczenie osoby pełniącą funkcję Kierownika projektu jest jednym z kryteriów oceny ofert), ­ jedną osobą pełniącą funkcję Konsultanta, która zrealizowała co najmniej dwie usługi wdrożenia i/lub rozbudowy zintegrowanego systemu informatycznego o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia - z obszaru mieszkaniowego zasobu gminnego, lokali użytkowych stanowiących własność gminy, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, ­ dwoma osobami pełniących funkcję Konsultantów, z których każda zrealizowała co najmniej dwie usługi wdrożenia i/lub rozbudowy zintegrowanego systemu informatycznego o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia - z obszaru modułów finansowo- księgowego w wersji budżetowej, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, ­ jedną osobą pełniącą funkcję Konsultanta, która zrealizowała co najmniej dwie usługi wdrożenia i/lub rozbudowy zintegrowanego systemu informatycznego o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia - z obszaru kadr i płac, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, ­ jedną osobą pełniącą funkcję Konsultanta, która zrealizowała co najmniej dwie usługi wdrożenia i/lub rozbudowy zintegrowanego systemu informatycznego o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia - z obszaru analiz i sprawozdawczości, zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, ­ jedną osobą pełniącą funkcję Testera oprogramowania, posiadającą aktualny certyfikat ISTQB (lub równoważny). Uwaga: Zamawiający nie dopuszcza wskazywania jednej osoby do wdrażania kilku obszarów funkcjonalnych. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności zawodowych (w zakresie potencjału personelu) - dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców. Osoby wskazane przez Wykonawcę w Formularzu „Wykaz osób” zobowiązane są uczestniczyć w realizacji zamówienia. Certyfikaty równoważne należy rozumieć jako dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji w zakresie zarządzania projektami / testowania oprogramowania, wydane przez uprawnione jednostki certyfikujące, zapewniające porównywalny poziom wiedzy i umiejętności.

1) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji

2) Oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego (wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 9 do SWZ) - oświadczenie to składa odpowiednio: Wykonawca, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz podmiot udostępniający zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

3) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 10 do SWZ).

2) Wykaz dostaw - na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w Dziale IX ust. 9.2 lit. a)SWZ - wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, wg Załącznika nr 3 do SWZ oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne dokumenty.

3) Wykaz osób - na potwierdzenie spełnienia warunku określonego w Dziale IX ust. 9.2 lit. b) SWZ - skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku współpartnerzy (zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP) muszą ustanowić pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umocowanie winno zostać przedłożone wraz z ofertą - treść pełnomocnictwa powinna dokładnie określać zakres umocowania.

2. Oferta przedstawiona przez dwóch lub więcej Wykonawców (współpartnerów) wchodzących w skład np. konsorcjum lub spółki cywilnej musi być przedstawiona jako jedna oferta, od jednego podmiotu.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w Dziale IX ust. 9.2 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie (wg Załącznika nr 2 B do SWZ), z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Współpartnerzy.

5. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich współpartnerów.

7. W przypadku złożenia przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji, dokument ten powinien być wystawiony na wszystkich współpartnerów łącznie, a nie na ich pełnomocnika lub jednego ze współpartnerów. W przypadku, gdy zostanie wybrana jako najkorzystniejsza oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawca przed podpisaniem umowy na wezwanie Zamawiającego przedłoży kopię umowy regulującej współpracę tych Wykonawców

3. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia w wysokości 20% wartości całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy.

4. Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia na rzecz Zamawiającego faktury zaliczkowej i jej przedłożenia Zamawiającemu nie później niż w terminie 20 dni licząc od dnia zawarcia umowy.

5. Zaliczka zostanie przelana na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze zaliczkowej w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury zaliczkowej.

6. Wykonawca jest uprawniony do rezygnacji z zaliczki, o której mowa w ust. 3. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest złożyć do Zamawiającego w formie pisemnej oświadczenie o rezygnacji z zaliczki - nie później niż w terminie 14 dni licząc od dnia zawarcia umowy.

7. W przypadku odstąpienia od umowy lub jej niewykonania z jakichkolwiek przyczyny, jak również w przypadku stwierdzenia wykorzystania zaliczki niezgodnie z jej przeznaczeniem Wykonawca na wezwanie Zamawiającego niezwłocznie zwróci w całości lub w niewykorzystanej części udzieloną zaliczkę.

8. Kwota wypłaconej zaliczki pomniejsza wynagrodzenie należne Wykonawcy po zrealizowaniu przedmiotowego zamówienia. Wykonawca wystawi fakturę końcową na kwotę stanowiącą różnicę między całkowitym wynagrodzeniem brutto, o którym mowa w ust. 1, a kwotą udzielonej zaliczki, o której mowa w ust. 3.

9. Za datę dokonania zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we Wzorze Umowy, stanowiącym TOM II SWZ Załącznik Nr 6.

2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym we Wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 6.

4. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej