Usługi sprzątania w obiektach Muzeum Marynarki Wojennej w Gdyni w okresie 01.02.2026 - 31.01.2027

1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji, przekazywanie dokumentów lub oświadczeń oraz zmiany i wyjaśnienia treści SWZ, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/muzeummw.

2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

3. Zamawiający będzie przekazywał informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zawarte są w punkcie 9 SWZ.

Zamawiający, zgodnie z §3 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1320) dalej: „Rozporządzenie w sprawie środków komunikacji”) określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na https://platformazakupowa.pl tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) platforma działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

g) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

- Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 09.11.2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych:

a) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf,

b) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z,

c) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie i będą odrzucone.

- Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

- Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

- Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

- Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty.

- Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

Szczegółowe informacje w tym zakresie zawarte są w punkcie 9 SWZ

Zgodnie z art. 13 ust. 1-3 i art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04. 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Zamawiający informuje:

- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Marynarki Wojennej w Gdyni, ul. Zawiszy Czarnego 1 B, 81-374 Gdynia, tel.: 58 620-1381, e mail: sekretariat@muzeummw.pl. Zebrane kategorie danych to: imiona i nazwiska osób wskazanych w ofercie Wykonawcy.

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, zawarcia umowy w oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania i jego archiwizacji.

- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy PZP.

- Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres, w którym przepisy prawa nakazują przechowywać dane, zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia PRM z 18.01.2011 w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i sporządzanej na ich podstawie Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Muzeum – tj. przez okres 5 lat. Umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat.

- Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP.

- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

- Posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

- Nie przysługuje Pani/Panu:

-w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

24.10. Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

3.1. Przedmiotem zamówienia są usługi sprzątania w obiektach Muzeum Marynarki Wojennej w Gdyni w okresie 01.02.2026 - 31.01.2027. Muzeum jest otwarte dla zwiedzających w następujące dni: od wtorku do niedzieli oraz w dni świąt państwowych ważnych dla MON, tj. 3 maja, 28 czerwca, 15 sierpnia, 11 i 28 listopada (styczeń - luty 10:00-16:00, marzec - kwiecień 10:00-17:00, maj- wrzesień 10:00-18:00, październik-grudzień 10:00-16:00). Część biurowa Muzeum jest dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach 07:00–15:30. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany godzin pracy Muzeum lub dostępności części biurowej, o czym Wykonawca zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.

3.2. Zakres zamówienia obejmuje sprzątanie: budynku głównego z częścią wystawienniczą i biurową oraz audytorium, podziemnego magazynu studyjnego, sprzątanie znajdującego się na plenerze okrętu Kobben oraz kontenera z interaktywną grą komputerową. Raz w tygodniu w sezonie od 01 kwietnia do 31 października wymagane jest sprzątanie kasy biletowej dla Okrętu-Muzeum Błyskawica, a raz w roku - sprzątanie części wystawienniczej na okręcie-Muzeum Błyskawica. W zakresie zamówienia jest także obsługa szatni.

3.3. Zamawiający wymaga, aby przedmiot umowy był realizowany minimum przez 3 osoby wykonujące bezpośrednio prace w obiekcie. Zakres obowiązków obejmuje: - Codzienny serwis porządkowy pomieszczeń biurowych z częścią socjalna i sanitariatami: 2 x dziennie, rano i po godz. 13:00, w sumie co najmniej 3 godziny dziennie w pomieszczeniach biurowych. - Codzienna obsługa sprzątania terenu ekspozycji, 4 godziny dziennie, powinno odbywać się nie wcześniej niż 3 godziny przed otwarciem muzeum (i przynajmniej 2 godziny rano) oraz wsparcie w bieżącym sprzątaniu ekspozycji po otwarciu Muzeum. - Całodzienne sprzątanie interwencyjne (jednoosobowe) obiektu w godzinach otwarcia Muzeum (może być wykonywane także przez obsługę szatni). - Codzienny obchód wszystkich dostępnych pomieszczeń (w tym toalet) nie rzadziej niż raz na 2 godziny oraz reagowanie na zgłoszenia o zabrudzeniach lub potrzebie interwencji. Każdy obchód należy potwierdzić podpisem osoby go wykonującej na karcie kontroli sprzątania. - Codzienna obsługa szatni ze stałym utrzymaniem porządku w godzinach otwarcia Muzeum. - Sprzątanie podziemnego magazynu studyjnego raz w tygodniu. - Codzienne sprzątanie okrętu Kobben od wtorku do niedzieli. - Codzienne sprzątanie kontenera z interaktywną grą komputerową od wtorku do niedzieli. - Cotygodniowe sprzątanie kasy biletowej dla Okrętu-Muzeum Błyskawica znajdującej się na Skwerze Kościuszki. - odbywa się tylko w sezonie otwarcia, tj. 1 kwietnia do 31 października - Raz w roku (w marcu) sprzątanie części wystawienniczej Okrętu-Muzeum Błyskawica, okręt zacumowany przy Skwerze Kościuszki w Gdyni. Pozostałe informacje zawiera pkt 3 SWZ oraz projektowane postanowienia umowy.

2.7. Zamawiający przewiduje, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług, udzielenie zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP.

a) Zakres usług: zgodnie z zakresem zamówienia podstawowego – w pełnym zakresie kwotowym lub w części, zgodnie z potrzebami Zamawiającego.

b) Warunki, na jakich zostaną udzielone:

- udzielenie zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług nastąpi w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego,

- zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług powierzone będzie Wykonawcy, któremu Zamawiający udzieli pierwotnego zamówienia,

- zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług udzielone zostanie w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 305 ustawy PZP,

- przed udzieleniem zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług Zamawiający przekaże wykonawcy zaproszenie do negocjacji oraz wzór umowy, określający warunki realizacji zamówienia, w tym: dokładny przedmiot lub zakres, termin realizacji zamówienia, obowiązki zamawiającego i wykonawcy, wysokość wynagrodzenia oraz sposób rozliczenia, kary umowne i inne.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego następujące warunki udziału w postępowaniu:

7.1. Dotyczące zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

- nie wymaga się.

7.2. Dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:

- nie wymaga się.

7.3. Dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę nie mniejszą niż 300.000 zł.

7.4. Dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:

1) Wykonawca musi wykazać, że okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie jedną usługę sprzątania w instytucji kultury, wykonywaną przez okres co najmniej 12 miesięcy o wartości minimum 300.000 zł brutto. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych warunek zostanie spełniony, jeśli w ramach trwającej umowy o wartości minimum 300.000 zł brutto Wykonawca świadczy tę usługę przez co najmniej 12 miesięcy. Przez budynek użyteczności publicznej należy rozumieć budynek, o którym mowa w §3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065).

2) Wykonawca musi wykazać, że:

a) Skieruje do realizacji zamówienia osobę pełniącą funkcję koordynatora, która posiada co najmniej 12 miesięczne doświadczenie w kierowaniu zespołem co najmniej 3 osobowym, wykonującym usługi sprzątania w co najmniej trzech różnych budynkach użyteczności publicznej, należących do różnych podmiotów. Przez budynek użyteczności publicznej należy rozumieć budynek, o którym mowa w §3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1065).

b) Skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 3 osoby zdolne do wykonania przedmiotu zamówienia. W/w osoby nie mogą być karane oraz muszą posiadać co najmniej 6 miesięczne doświadczenie w sprzątaniu ekspozycji wystawienniczych w instytucjach kultury w rozumieniu ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Zamawiający nie wyraża zgody na łączenie obu ww. funkcji, tj. aby koordynator realizował usługi sprzątania.

a) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

b) Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania zgodnie z załącznikiem 4 do SWZ

c) Dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia, na potwierdzenie spełnienie warunku z pkt 7.3 SWZ.

d) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz należy sporządzić zgodnie z załącznikiem nr 7 do SWZ. Wykaz usług ma potwierdzić spełnienie warunku z pkt 7.4.1. SWZ.

e) Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wykaz należy sporządzić zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ. Wykaz osób ma potwierdzić spełnienie warunku z pkt 7.4.2. SWZ

7.6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:

a) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

b) Korespondencja prowadzona będzie z Pełnomocnikiem.

c) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie o braku podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców.

d) Żaden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – dopuszcza łączne spełnienie warunku przez Wykonawców.

e) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ.

22. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego 22.1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, ma obowiązek podpisać umowę zawierającą projektowane postanowienia umowy, o których mowa w załączniku nr 9 do SWZ.

22.2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

22.3. Zmiany umowy mogą nastąpić w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy PZP.

22.4. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP dopuszcza się możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawierania umowy lub w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa poniżej.

22.5. Zmiany umowy mogą dotyczyć:

1) zmiany osób wskazanych do realizacji zamówienia, pod warunkiem spełnienia wymogów, które spełniły osoby wskazane w ofercie,

2) podwykonawstwa za uprzednią zgodą Zamawiającego:

- powierzenia podwykonawcom innej części zamówienia niż wskazana w ofercie Wykonawcy,

- zmiany podwykonawcy na etapie realizacji zamówienia.

22.6. Zmiany o których mowa powyżej mogą być dokonane w przypadku:

1) wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy,

2) przeszkód obiektywnych uniemożliwiających realizację zamówienia, za które nie odpowiada Wykonawca.

22.7. Zmiany umowy mogą nastąpić także na podstawie art. 439 ustawy PZP, w przypadkach określonych w § 10 punkt 6 projektowanych postanowień umowy.