Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Miasta Olsztyna w 2026 roku.

1) W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zamówień publicznych Gminy Olsztyn dostępnej pod adresem: https://zamowienia.olsztyn.eu/#/offer/6f68e759-7b87-43ef-9b1f-f2d045b9f1bb

Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.

2) Jeżeli na ofertę składa się kilka dokumentów, Zamawiający rekomenduje podpisywanie ich w sposób jednolity, tzn. ten sam rodzaj podpisu powinien być składany na wszystkich dokumentach, najlepiej w takim formacie, jak podpisany został pierwszy dokument.

3) Wymagania techniczne umożliwiające obsługę systemu Platformy przetargowej Gminy Olsztyn:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

b) dowolny komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 10, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, najlepiej w najnowszej dostępnej wersji obsługująca TLS 1.2 z wyjątkiem Internet Explorer;

d) włączona obsługa Java Script;

e) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie *.pdf.;

f) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Użytkownika lub aplikacja komputerowa spełniająca funkcje takiego czytnika (tzw. podpis chmurowy).

4) Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały pod linkiem: https://zamowienia.olsztyn.eu/#/help w następującym zakresie:

a) regulamin korzystania z Platformy zamówień publicznych Gminy Olsztyn,

b) instrukcja dla Wykonawcy,

c) help desk Platformy zamówień publicznych Gminy Olsztyn: hd@zeto.lublin.pl

5) Szczegółowe rozwiązania i wymagania techniczne zawarte są w Rozdział VI SWZ pn. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych, sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych /kod CPV: 64110000-0/ na potrzeby Urzędu Miasta Olsztyna w okresie od dnia 1 stycznia 2026 roku do dnia 31 grudnia 2026 roku.

2. Usługa będzie świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (przesyłki listowe i paczki pocztowe), w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820), rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 474), rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1026) oraz innymi przepisami obowiązującego prawa.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określony został w SWZ.

1. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy Prawo zamówień publicznych, które będzie polegało na zwiększeniu wartości zamówienia do wysokości 30 % wartości zamówienia podstawowego w razie osiągnięcia limitu wynagrodzenia przed upływem terminu na jaki została zawarta umowa.

2. Opcje, o których jest mowa powyżej będzie realizowana wg następujących zasad:

a) Zamawiający dopuszcza możliwość skorzystania z prawa opcji do dnia 15.12.2026 r. po wcześniejszym wykorzystaniu środków przeznaczonych na realizację zamówienia podstawowego,

b) określona cena jednostkowa dla poszczególnych usług na dzień uruchomienia prawa opcji będzie zgodna z dostarczonym przez Wykonawcę cennikiem usług pocztowych zaakceptowanym przez Urząd Komunikacji Elektronicznej,

c) prawo opcji może zostać wykorzystane przez Zamawiającego w całości bądź w części, przy czym ilość zamawianych usług w ramach prawa opcji nie będą wyższe niż 30 % wartości zamówienia podstawowego,

d) prawo do żądania realizacji zakresu zamówienia, o którym mowa powyżej (prawo opcji) jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy; w przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują roszczenia z tego tytułu e) w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji w części lub w pełnym zakresie, Wykonawca jest zobowiązany do realizacji umowy w zakresie, w jakim Zamawiający z prawa opcji skorzystania, f) nie złożenie zlecenia przez Zamawiającego do dnia 15.12.2026 r. oznacza rezygnację z prawa opcji; Wykonawcy przysługuje wówczas jedynie wynagrodzenie za realizację usług wykonanych w ramach zamówienia podstawowego.

1. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawca na wezwanie Zamawiającego składa oświadczenie w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi, że przygotowanie oferty nastąpiło niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.

2. W przypadku gdy w postępowaniu zostanie złożona tylko jedna oferta, Zamawiający odstąpi od wezwania Wykonawcy do złożenia oświadczenia w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 5 ustawy Pzp, ponieważ wskazana powyżej podstawa wykluczenia ma zastosowanie tylko w przypadku złożenia co najmniej dwóch ofert, co oznacza, że wskazany powyżej przepis nie daje podstaw do wykluczenia Wykonawcy z postępowania, w przypadku gdy złożono tylko jedną ofertę. W związku z powyższym w świetle celu, jakim jest przeciwdziałanie zakłóceniu konkurencji w postępowaniu przez grupę kapitałową, Zamawiający odstąpi od wezwania Wykonawcy do złożenia w/w oświadczenia w przypadku gdy zostanie złożona tylko jedna oferta, ponieważ w takiej sytuacji staje się ono zbędne.

Wykonawca wraz z FORMULARZEM OFERTY sporządzonym wg załącznika nr 1 do SWZ składa:

1) FORMULARZ CENOWY - sporządzony wg załącznika nr 1a do SWZ,

2) Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia – sporządzone wg załącznika nr 2 do SWZ,

3) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym przez Zamawiającego – sporządzone wg załącznika nr 3 do SWZ 4) Oświadczenie w przypadku złożenia oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego powinno wynikać, które roboty budowlane, wykonają poszczególni Wykonawcy występujący wspólnie – sporządzone wg załącznika nr 4 do SWZ - jeżeli dotyczy,

5) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik,

6) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - wg załącznika nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy).

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie niniejszego zamówienia, a oferta taka spełniać musi następujące wymagania:

1) Wykonawcy muszą ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,

2) Pełnomocnictwo może być udzielone w szczególności:

a) łącznie przez wszystkich Wykonawców (jeden dokument),

b) oddzielnie przez każdego z nich (tyle dokumentów ilu Wykonawców). W każdym jednak przypadku w treści dokumentu / Pełnomocnictwa zaleca się wymienić wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i wskazać ich Pełnomocnika,

3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia solidarnie odpowiadają za podpisanie umowy oraz jej wykonanie,

4) W ofercie powinien być podany adres do korespondencji i kontakt telefoniczny z Pełnomocnikiem Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

5) Przed podpisaniem umowy (w przypadku wygrania postępowania), Wykonawcy składający ofertę wspólną (zwani dalej konsorcjum) będą mieli obowiązek przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę, która powinna zawierać:

a) określenie członków konsorcjum, poprzez podanie nazw podmiotów, siedzib, numer odpowiedniej ewidencji (działalności gospodarczej, wpisu do właściwego rejestru, etc.),

b) wskazanie celu gospodarczego ustanowienia konsorcjum, w sposób precyzyjny wskazać nazwę zamówienia, określenie Zamawiającego,

c) określenie udziału stron umowy w realizacji przedmiotu zamówienia,

d) szczegółowy podział prac, który jasno określi punkty styku między konsorcjantami podczas realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem treści oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wskazującego które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy występujący wspólnie,

e) określenie lidera Konsorcjum, jego praw i obowiązków,

f) postanowienia dotyczące wygaśnięcia umowy konsorcjum, określenie czasu obowiązywania umowy, który nie może być krótszy, niż okres obejmujący realizację zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi. Datą rozpoczęcia funkcjonowania konsorcjum może być dzień podpisania umowy lub wskazana w umowie inna data. Istotne jest, aby konsorcjum było powołane najpóźniej w dniu upływu terminu składania ofert,

6) W odniesieniu do wymagań postawionych przez Zamawiającego każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oddzielnie musi udokumentować, że nie podlega wykluczeniu na podstawie okoliczności wskazanych w rozdz. X SWZ,

7) Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak Wykonawcy składający ofertę wspólną i mają do nich zastosowanie zasady określone w pkt. 3 powyżej. Spółka cywilna ubiegająca się o zamówienie musi wyznaczyć pełnomocnika do jej reprezentowania. Ustawowe zasady reprezentacji spółki cywilnej zezwalające każdemu wspólnikowi na jej reprezentowanie w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, nie spełniają bowiem wymogu z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp,

8) W przypadku spółki cywilnej art. 58 ust. 2 ustawy Pzp nie będzie miał zastosowania, jeżeli oferta zostanie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez wszystkich wspólników spółki cywilnej,

9) Stosownie do treści art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego powinno wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.