Świadczenie usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Oleśnica w latach 2026-2029

Wnioski, zawiadomienia oraz informacje (zwane dalej ogólnie "korespondencją”) Zamawiający i Wykonawcy przekazują wyłącznie za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://gminaolesnica.ezamawiajacy.pl w zakładce „Korespondencja”.

2. Ofertę oraz korespondencję Wykonawca składa pod rygorem nieważności w formie elektronicznej w formatach danych opisanych w rozdz. I SWZ opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym z zastrzeżeniem pkt. 3.

3. Jeżeli wadium wnoszone jest w formie gwarancji lub poręczenia, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu (chyba że podpis taki z mocy prawa nie jest wymagany do ważności dokumentu). Zamawiający nie dopuszcza złożenia skanu dokumentu papierowego, opatrzonego następnie przez Wykonawcę lub wystawcę dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

4. Niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;

3) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;

4) Włączona obsługa Java Script;

5) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Oleśnica, adres: ul. Listopada 24, 56-400 Oleśnica tel. (71) 314 02 00,

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: agatajs@olesnica.wroc.pl,

3) dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym.

4) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 pzp.

5) dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

6) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych pzp związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) Wykonawca posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jego dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku Wykonawca może zostać zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych Wykonawcy (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie danych osobowych go dotyczących narusza przepisy RODO;

9) Nie przysługuje Wykonawcy:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Wykonawcy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie jego danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych jak również odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego w okresie od dnia zawarcia umowy jednak nie wcześniej niż od 2 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2029 r. Przedmiot zamówienia obejmuje również zwrot przez Wykonawcę do Zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania adresatowi.

2. Zamawiający przyjął ilość przesyłek listowych każdego rodzaju w oparciu o analizę swoich potrzeb. Zestawienie wykazu przesyłek listowych za odbiór przez Wykonawcę przesyłek od Zamawiającego stanowią podstawę do wyliczenia przez Wykonawcę ceny oferty.

3. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100 % podanych ilości przesyłek listowych. Rodzaj i ilości przesyłek listowych są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek listowych mogą odbiegać od podanych szacunkowych ilości.

4. Orientacyjna liczba i rodzaj przesyłek pocztowych: Przesyłki listowe krajowe:

- przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne do 500 g (S): 10000 szt. - przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe do 500 g (S): 120 szt. - przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne do 500 g (S): 60000 szt. - przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne do 1000 g (M): 120szt. - przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe do 1000 g (M): 80 szt. - przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne do 1000 g (M): 4800 szt. - przesyłki listowe rejestrowane priorytetowe do 1000 g (M): 120 szt. - przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne do 2000 g (L): 120 szt. - przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe do 2000 g (L): 80 szt. - przesyłki listowe rejestrowane ekonomiczne do 2000 g (L): 200 szt. - przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (S,M,L): 55000 szt. Przesyłki listowe zagraniczne:

- przesyłki listowe rejestrowane za potwierdzeniem odbioru do 50 g (strefa A): 80 szt. Paczki pocztowe zwykłe w obrocie krajowym - rozmiar A od 2 do 5 kg: 80 szt. - przesyłki kurierskie rozmiar S od 0 do 5 kg: 80 szt.

Oferta składana w terminie określonym w rozdziale VIII pkt. 4 SWZ musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty (podpisane elektronicznie i przesłane w formie elektronicznej):

1) Formularz ofertowy– do wykorzystania wzór (druk), stanowiący Załącznik nr 1 do SWZ,

2) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez zamawiającego - sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt. 2 składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu (jeżeli dotyczy);

4) Ponadto Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie składają oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ (jeżeli dotyczy);

5) Pełnomocnictwo udzielone przez osobę/y upoważnione do reprezentacji wskazane we właściwym rejestrze, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą (jeżeli dotyczy);

6) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo, podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentacji wskazane we właściwym rejestrze. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy (jeżeli dotyczy).

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, a przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się do nich odpowiednio.

2) W przypadku, gdy ofertę w imieniu wykonawcy podpisuje pełnomocnik, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo określające jego zakres, podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy.

3) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

4) W przypadku, o którym mowa w pkt. 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ).

5) Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez zamawiającego - sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

6) Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest złożyć podmiotowe środki dowodowe określone w rozdz. XII pkt 2 ppkt 1 SWZ.

1. Dopuszcza się możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych w pzp oraz, na uzasadniony wniosek każdej ze Stron, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, w zakresie zmiany:

1) wynagrodzenia Wykonawcy:

a) w przypadkach i na zasadach określonych §4 ust. 17 wzoru umowy,

b) w przypadku udzielenia Wykonawcy zamówień dodatkowych o maksymalnie 10% wartości pierwotnej umowy.

2) sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy.

2. Wniosek, o którym mowa w pkt. 1 winien spełniać poniższe wymagania:

- zostanie przekazany w formie pisemnej lub przesłany przesyłką rejestrowaną drugiej Stronie celem jego akceptacji,

- zawierać będzie uzasadnienie zmiany umowy oraz proponowane nowe postanowienia.