Świadczenie usług w zakresie przygotowania do druku publikacji naukowych Polskiej Akademii Nauk z zakresu nauk humanistycznych i społecznych

1. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona za pośrednictwem Platformy przetargowej https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html Zamawiający zaleca, aby oferta została utworzona w formacie .pdf oraz musi być sporządzona pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w języku polskim.

2. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę wyłącznie poprzez Platformę przetargową – zobowiązany jest zapoznać się z instrukcjami użytkowników Platformy przetargowej - dostępnymi pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html oraz zaakceptować regulamin korzystania z Platformy przetargowej dostępny pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

3. Złożenie oferty poprzez Platformę przetargową oznacza akceptację regulaminu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego rozdziału SWZ.

4. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy przetargowej – wskazane są na stronie internetowej Platformy przetargowej - pod adresem: https://pan.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

5. Wsparcia technicznego w zakresie działania Platformy przetargowej udziela jej dostawca, tj. Logintrade SA ul. Legnicka 57 D, lokal B/J, 54-203 Wrocław, nr tel. 71 787 35 34, e-mail: helpdesk@logintrade.net od poniedziałku do piątku (dni robocze) w godz. 8:00 – 16:00.

6. Sposoby złożenia oferty za pośrednictwem Platformy przetargowej oraz potwierdzenia złożenia oferty (w zależności od wyboru opcji z logowaniem lub bez logowania), zostały opisane w Instrukcjach użytkowników Platformy przetargowej.

7. Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej znajduje się w Rozdziale XI SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, PKi N, zp@pan.pl;

- kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Polskiej Akademii Nauk iod@pan.pl;

- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług w zakresie przygotowania do druku publikacji naukowych Polskiej Akademii Nauk z zakresu nauk humanistycznych i społecznych” – znak sprawy BZP. 26.22.2025, prowadzonym w trybie podstawowym, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), w celu zawarcia i realizacji umowy o zamówienie publiczne;

- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 19 oraz art. 74 i art. 75 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r., poz. 902) lub inne przepisy prawa lub Umowy zawarte przez Zamawiającego;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz przez okres archiwizacji dokumentów wynikający z przepisów wewnętrznych administratora danych;

- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją Umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, (a w przypadku Wykonawcy, którego oferta została wybrana i z którym Zamawiający zawrze Umowę - także art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług w zakresie przygotowania do druku (skład i łamanie) publikacji naukowych Polskiej Akademii Nauk z zakresu nauk humanistycznych i społecznych 962 arkuszy wydawniczych zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ.

a) W przypadku publikacji wymienionych w Załączniku nr 8 do SWZ konieczne jest odtworzenie layoutu lub dla wskazanych publikacji wykonanie nowego projektu layoutu oraz nowego projektu okładki. Jeśli zachodzi taka potrzeba, wymagane jest przeskładanie przysłanych w formie obrazu wzorów jedno i /lub dwustopniowych wzorów matematycznych lub chemicznych zgodnie z layoutem przy zachowaniu wymaganych krojów pisma. Wzory są dostępne na stronach: https://www.czytelnia.pan.pl https://www.publikacje.pan.pl https://rzym.pan.pl/pl/publikacje/seria-wydawnicza-conferenze-pdf https://cbh.pan.pl/pl/publikacje Wykonawca zobowiązany jest do wykonania do każdego Zlecenia okładki zgodnie ze wzorem przesłanym drogą elektroniczną lub w formie drukowanej. Okładka powinna zostać przesłana razem z materiałami do I i II korekty.

b) Zamawiający od dnia obowiązywania Umowy w okresie 12 miesięcy będzie sukcesywnie przekazywał do wykonania (przygotowania do druku i/lub publikacji online) kolejne publikacje naukowe PAN wymienione w Załączniku 8 do SWZ.

c) Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z opcji (w całości lub w części) ...,

e) Za każdy arkusz wykonany i dostarczony w ramach opcji Wykonawca otrzyma wynagrodzenie jednostkowe wynikające z Formularza ofertowego (cena jednostkowa arkusza wydawniczego dla zakresu objętego opcją). Zamawiający przekaże pisemną informację Wykonawcy o potrzebie realizacji opcji podczas trwania Umowy.

f) Opcja jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Jeżeli Zamawiający skorzysta z opcji, obowiązkiem umownym Wykonawcy jest wykonanie świadczenia w zakresie objętym opcją. Zamawiający ma prawo wielokrotnie korzystać z opcji zamówienia – jednak do wyczerpania maksymalnego zakresu opcji. Zamówienie w ilości przekraczającej opcję wymaga zmiany Umowy.

g) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia zamówienia podstawowego o maksymalnie 30%.

h) Opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.

2. Wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności związane z kompleksowym przygotowaniem publikacji do druku zajmujących się odtworzeniem layoutu z dopasowywaniem kroju pisma, ustaleniem interlinii, stylu, wielkości wcięć akapitowych, ustawieniem tytułów i śródtytułów publikacji, łączeniem tekstu ze zdjęciami i układaniem ich na stronie zgodnie z zasadami redakcji technicznej, obróbką elementów graficznych, naniesieniem na tekst korekty oraz zapisaniem danych komputerowych w postaci pliku PDF. Zakres czynności został podany w Załączniku nr 9 do SWZ, które powinny być wykonywane przez minimum 1 osobę. Zakres czynności został podany w § 8 ust. 7 projektowanego postanowienia Umowy stanowiący Załącznik nr 9 do SWZ.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania i spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej:

1) w zakresie doświadczenia Wykonawcy: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje) co najmniej 1 usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. Przez usługę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia należy rozumieć usługę obejmującą przygotowanie do druku (skład i łamanie, opracowanie ilustracji, tabel, przygotowanie pliku produkcyjnego PDF) i/lub przygotowanie do publikacji online czasopism lub książek naukowych o charakterze humanistycznym lub społecznym zawierających ilustracje, tabele, jedno i/lub dwustopniowe wzory matematyczne lub chemiczne oraz różne rodzaje znaków i alfabetów, o wartości nie mniejszej niż 120 000,00 zł brutto (w ramach jednej umowy) lub maksymalnie 5 usług o łącznej wartości nie mniejszej niż 120 000,00 zł brutto (w ramach pięciu umów);

2) w zakresie potencjału kadrowego (osób): Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się dysponowaniem lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą brały udział w jego realizacji, tj. minimum trzema osobami, które posiadają co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie wykonywania czynności, takich jak opisane w Rozdziale III ust. 2 SWZ związanych z kompleksowym przygotowaniem do druku (odtworzenie layoutu, skład i łamanie, opracowanie ilustracji, tabel, przygotowanie pliku produkcyjnego PDF) i/lub przygotowanie do publikacji online czasopism lub książek naukowych o charakterze humanistycznym lub społecznym zawierających ilustracje, tabele, jedno i/lub dwustopniowe wzory matematyczne lub chemiczne oraz różne rodzaje znaków i alfabetów oraz posiadają doświadczenie w obróbce elementów graficznych, naniesieniu na tekst korekty, zapisaniu danych komputerowych w postaci pliku PDF, a także przygotowaniu publikacji elektronicznej w formacie PDF (interaktywny) oraz HTML. Osoby te będą odpowiedzialne za realizację zamówienia Zamawiającego i będą upoważnione do dokonywania ustaleń technicznych aspektów realizacji zamówienia.

W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda:

- wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawiane w okresie ostatnich 3 miesięcy – na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1 SWZ. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 4 do SWZ;

- wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – na potwierdzenie spełniania warunku określonego w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 SWZ. Wzór wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego (spółki cywilne/konsorcja):

1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 1) SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

2) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane; w takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (art. 117 ust. 4 ustawy Pzp);

3) dokumenty, o których mowa w Rozdziale IX ust. 2 SWZ składa dowolny Wykonawca/dowolni Wykonawcy wykazujący spełnienie warunków udziału w postępowaniu, spośród Wykonawców składających wspólnie ofertę.

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy w sytuacjach opisanych w treści przepisu art. 455 ustawy Pzp, a także w następujących sytuacjach:

1) zmian (wskazania nowych) tytułów publikacji naukowych PAN przeznaczonych do wykonania przez Wykonawcę w stosunku do wyszczególnionych w Załączniku nr 4 do Umowy, pod warunkiem ich analogicznej tematyki i poziomu trudności w stosunku do tytułów wyszczególnionych w Załączniku nr 4 do Umowy;

2) wynikających ze zmiany obowiązujących przepisów prawa, które będą miały wpływ na realizację Umowy, w celu dostosowania treści postanowień Umowy do aktualnego stanu prawnego;

3) w toku realizacji Umowy wynikną rozbieżności lub niejasności w jej treści, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie postanowień Umowy w stopniu wyłączającym dopuszczalność różnej interpretacji zapisów Umowy przez Strony;

4) zmiany terminu końcowego Umowy, w razie niewykorzystania całej kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 Umowy, za zakres podstawowy zamówienia lub w przypadku niewykorzystania przez Zamawiającego opcji, nie dłużej jednak niż o 6 miesięcy;

5) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, rozumianych jako zdarzenia zewnętrznie niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, które będą miały wpływ na sposób, częstotliwość lub terminy świadczenia usług objętych przedmiotem Umowy, jak również wysokość wynagrodzenia umówionego przez Strony.

2. Strony przewidują zmianę wysokości wynagrodzenia umownego w przypadku, gdy w okresie obowiązywania Umowy nastąpi zmiana:

1) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1773 ze zm.),

2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

3) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r., poz. 427),

4) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania przedmiotu Umowy, a proponowana przez Wykonawcę zmiana wynagrodzenia odpowiadać będzie wyłącznie ich faktycznemu wzrostowi wskutek zaistnienia wskazanych powyżej okoliczności i zostanie zgłoszona Zamawiającemu w terminie wskazanym w ust. 3;

– zastosowanie mają zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określone w postanowieniach ust. 2-10.

3. Ponadto Strony ustalają następujące zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, przy czym przez zmianę kosztów rozumie się wzrost kosztów, jak i ich obniżenie, względem kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie. Zmiana wynagrodzenia, o której mowa w zdaniu pierwszym nie dotyczy kosztów, o których mowa w ust. 1-11.

1) Wynagrodzenie Wykonawcy może ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu w przypadku, gdy zmiana średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za poprzedni rok kalendarzowy, zwanego dalej „wskaźnikiem GUS”, wyniesie co najmniej 10%.

2) Zmiana wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 1, nastąpi nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy wykonywania Umowy.