Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Lubsku na rok 2026"

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z względnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy dostępnej na stronie profilu nabywcy https://platformazakupowa.pl/pn/lubsko. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344). Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki poprzez Platformę, dostępną pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/lubsko. Za datę przekazania oświadczeń, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich doręczenia za pośrednictwem formularza zamieszczonego na stronie https://platformazakupowa.pl/pn/lubsko, w zakładce dedykowanej postępowaniu. Zgodnie z § 11 ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz zgodnie z art. 67 ustawy p.z.p., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, 2)komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2

GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego

Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia: akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej na stronie https://platformazakupowa.pl/. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf tj.: do danych zawierających dokumenty tekstowe, tekstowo-graficzne lub multimedialne stosuje się formaty plików opisane w Załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2017 poz. 2247).

W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z.

Wśród formatów powszechnych, a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

W przypadku przekazania przez Wykonawcę w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego danych osobowych osoby fizycznej, a w szczególności:

1. Wykonawcy będącego osobą fizyczną,

2. Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

3. Pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

4. Członka organu zarządzającego wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

5. Osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1 ze zm.), informuję że szczegółowo jest to określone w rozdziale 43 SWZ.

Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych przez Wykonawcę na potrzeby Urzędu Miejskiego w Lubsku w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (przesyłki listowe, paczki pocztowe, przesyłki kurierskie), jak również zwrot przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 366 ze zm.).

2) Określone w formularzu oferty (załącznik nr 4 do SWZ- formularz cenowy do SWZ) rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Rodzaje przesyłek, zwrotów, paczek pocztowych, ich przedziały wagowe oraz gabaryty kopert Zamawiający opracował w oparciu o dotychczasowe doświadczenia w zakresie usług pocztowych, które były świadczone przez dotychczasowego Wykonawcę. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym, na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej z zachowaniem określonych stosownymi przepisami zasad i warunków skutecznego i terminowego doręczania pism. Nadawane przez Zamawiającego przesyłki, będą w przypadku awizowania odbierane przez adresatów we właściwie oznaczonych stałych placówkach Wykonawcy zlokalizowanych w każdej gminie w kraju.

3) Zamawiający przewiduje możliwość zlecenia innych usług pocztowych w zakresie przesyłek nie wymienionych w formularzu oferty(załącznik nr 4 - formularz cenowy do SWZ). Podstawą rozliczeń będą wtedy ceny zawarte w dacie przyjęcia przesyłek w cenniku opłat obowiązującym u Wykonawcy.

4) Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia realizowane będą na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności:

a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 ze zm.) oraz obowiązujących przepisów wykonawczych do ustawy,

b) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691),

c) innych aktach prawnych związanych z realizacją usługi będącej przedmiotem zamówienia, w tym aktach wewnętrznych wydanych przez Wykonawcę na podstawie art. 21 ustawy Prawo pocztowe. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony został również w załączniku Nr 8 – Istotne postanowienia treści umowy.

1. Wykonawca posiada aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 z późn. zm.).

2. Wykonawca wykaże, że wykonał w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie jedną umowę na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów o zrealizowanej wartości co najmniej 200.000,00 zł brutto.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego [na podstawie art 108 i 109 ustawy pzp], zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia tj. [art 274 ust 1 ustawy):

3.1. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji

Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia tj. [art 274 ust. 1 ustawy pzp]:

1. Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają ten warunek.

Wykaz należy przygotować wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do SWZ.

2. Aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2025 r., poz. 366 z późn. zm.).

Wraz z ofertą należy złożyć następujące dokumenty: 1 OŚWIADCZĘNIA WSTĘPNE [art. 125 ust 1 ustawy pzp]. 1.1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SWZ, - w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu składa ich pełnomocnik. 1.2. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 108 ust 1 pkt 1 -6 ustawy pzp - którego wzór stanowo załącznik nr 3 do SWZ. - w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczenia składa każdy w wykonawców.

2. ZOBOWIĄZANIE PODMIOTU UDOSTĘPNIAJĄCEGO ZASOBY [art. 118 ust 3 ustawy pzp] Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów - wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

3. OŚWIADCZENIE WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O UDZELENIE ZAMÓWIENIA (konsorcjum, spółka cywilna itp.)

a) W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 2 i 3 stawy pzp, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy [art 117 ust. 4 ustawy pzp] - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

4. PEŁNOMOCNICTWA Mają być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie (jeżeli dotyczy):

a) w przypadku podpisania oferty przez osoby nie wymienione w odpisie z właściwego rejestru - pełnomocnictwo do podpisania oferty lub podpisania oferty i zawarcia umowy,

b) w przypadku podmiotów występujących wspólnie pełnomocnictwo podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie, do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego -pełnomocnictwo może być sporządzone wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ.

5. INNE DOKUMENTY a) Wypełniony i podpisany formularz oferty - którego wzór stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

b) Wypełniony i podpisany formularz cenowy - którego wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

1. Wymagane oświadczenia wskazane w pkt. 16.1 SWZ powinny być złożone przez każdego wykonawcę wspólnie ubiegającego się o zamówienie.

2. W przypadku, o którym mowa w art 117 ust 2 i 3 stawy pzp, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna itp.) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy [art. 117 ust. 4 ustawy pzp] - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

3. Wykonawcy składający ofertę wspólną zobowiązani są do ustanowienia Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy w sprawie zamówienia - patrz: pkt. 16.4 ppkt b) SWZ. Dokument lub dokumenty zawierający ustanowienie Pełnomocnika (wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 5 do SWZ) musi zawierać w szczególności: wskazanie postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy, wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, wskazanie ustanowionego Pełnomocnika i zakres jego umocowania. Dokument (lub dokumenty) zawierający ustanowienie Pełnomocnika musi być podpisany w imieniu wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli, wymienione we właściwym rejestrze lub ewidencji wykonawców. Ustanowienie przedmiotowego Pełnomocnika może zostać zawarte w umowie o współdziałaniu złożonej wraz z ofertą. Dokument (lub dokumenty) zawierający ustanowienie Pełnomocnika musi zostać złożony wraz z ofertą w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii, Do dokumentu (lub dokumentów) zawierającego ustanowienie Pełnomocnika należy załączyć dokumenty potwierdzające, że osoba udzielająca pełnomocnictwa była upoważniona do reprezentowania wykonawców w chwili udzielania pełnomocnictwa (co można wykazać w szczególności przez załączenie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu Rejestru Przedsiębiorców pobieranej na podstawie art 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sadowym (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz.1186, z pózn. zm.) albo zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 584, z późn. zm.). Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniana przez upełnomocnionego.

4. Oferta wspólna składana przez dwóch lub więcej wykonawców, powinna spełniać następujące wymagania:

a) Dokumenty, dotyczące własnej firmy, takie jak np.: oświadczenie o braku podstaw wykluczenia, składa każdy z wykonawców składających ofertę wspólną we własnym imieniu.

b) Dokumenty wspólne takie jak np.: formularz ofertowy, dokumenty podmiotowe i przedmiotowe składa pełnomocnik wykonawców w imieniu wszystkich wykonawców składających ofertę wspólną.

5. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, o których mowa w pkt. Rozdziale 24 pkt 3 SWZ. w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu, składa oświadczenia wskazane w Rozdziale 15 pkt. 16.1 SWZ zawierające informacje dotyczące tych podmiotów.

6. Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z Pełnomocnikiem.

7. Wypełniając formularz oferty, jak również inne dokumenty, powołując się na wykonawcę, w miejscu np. nazwa i adres wykonawcy, należy wpisać dane dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, a nie Pełnomocnika tych wykonawców.