Świadczenie kompleksowych usług pogrzebowych na terenie Gminy Miasta Częstochowy

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub w konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) (dalej: rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych). Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (dalej: rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram interoperacyjności), z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”). Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Więcej informacji zawiera SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, Zamawiający informuje się, że:

1) Administratorem danych osobowych Oferentów jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie, z siedzibą pod adresem: 24-217 Częstochowa, ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, reprezentowany przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Częstochowie;

2) z Administratorem danych można się skontaktować w następujący sposób:

a) za pośrednictwem poczty elektronicznej: kancelaria@mops.czestochowa.pl,

b) przez elektroniczną skrzynkę podawczą e PUAP na adres skrytki mopsczestochowa/Skrytka ESP,

c) listownie na adres siedziby Administratora – ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 2, 42- 217 Częstochowa;

3) Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować w następujący sposób:

a) za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod@mops.czestochowa.pl,

b) listownie na adres siedziby Administratora,

c) lub telefonicznie pod numerem 34 372 42 42.

4) Dane osobowe oferentów będą przetwarzane w związku z prowadzonym postępowaniem na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz art. 6 ust. 1 lit c RODO. Dane osobowe wyłonionego w postępowaniu Wykonawcy będą przetwarzane na podstawie zawartej umowy w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5) Odbiorcami danych osobowych Oferentów mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6) Dane osobowe Oferentów będą przechowywane przez okres postępowania o udzielenie zamówienia, dane wybranego Wykonawcy przez cały czas trwania umowy, a następnie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7) Obowiązek podania przez Oferentów danych osobowych jest związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

8) W odniesieniu do danych osobowych Oferentów decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9) Oferent posiada:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jego dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jego danych osobowych;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy RODO;

10) Oferentom nie przysługuje:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług pogrzebowych osobom zmarłym na terenie Gminy Miasta Częstochowy, którym Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Częstochowie w ramach realizacji zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym, zobowiązany jest zapewnić sprawienie pogrzebu, zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 15 i art. 44 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2025.1214 t.j.) oraz z Uchwałą Nr 280. XXVI.2025 Rady Miasta Częstochowy z dnia 20 listopada 2025 roku w sprawie ustalenia sposobu sprawienia pogrzebu przez Gminę Miasto Częstochowa. Zamawiający przewiduje, że w okresie realizacji zamówienia zostaną maksymalnie przeprowadzone 62 pogrzeby, w tym:

1) 15 pogrzebów tradycyjnych osób dorosłych lub dzieci powyżej 6 roku życia;

2) 41 pogrzebów urnowych osób dorosłych lub dzieci powyżej 6 roku życia we wspólnej mogile (grób murowany) urządzonej na Cmentarzu Komunalnym w Częstochowie;

3) 1 pogrzeb tradycyjny dziecka do 6 roku życia lub płodu;

4) 4 pogrzeby urnowe dziecka do 6 roku życia lub płodu we wspólnej mogile (grób murowany) urządzonej na Cmentarzu Komunalnym w Częstochowie;

5) 1 pogrzeb szczątków ludzkich.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) Warunek zostanie uznany za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem niniejszego zamówienia, na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych, 00/100). Spełnienie warunku opisanego powyżej będzie oceniane na podstawie Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ) oraz uzupełnionych na wezwanie dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że a) w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej jedno zamówienie porównywalne co do charakteru i wielkości. Wielkość porównywalna, to dla Zamawiającego liczba pochówków nie mniejsza niż 50% wielkości zamówienia. Spełnienie warunku opisanego powyżej będzie oceniane na podstawie Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ) oraz uzupełnionych na wezwanie podmiotowych środków dowodowych tj. wykazu usług (załącznik nr 7 do SWZ) i referencji.

b) dysponuje co najmniej dwoma środkami transportu drogowego przeznaczonymi do przewozu zwłok i szczątków ludzkich, spełniającymi wymagania techniczne i sanitarne zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 roku w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich. Spełnienie warunku opisanego powyżej będzie oceniane na podstawie Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ) oraz uzupełnionego na wezwanie Wykazu urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami (załącznik nr 8 do SWZ) wraz z opiniami sanitarnymi zatwierdzających w/w pojazdy do przewozu zwłok i szczątków ludzkich.

c) dysponuje minimum 1 chłodnią przystosowaną do przechowywania zwłok spełniającą wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania zwłok i szczątków. Spełnienie warunku opisanego powyżej będzie oceniane na podstawie Oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (stanowiące Załącznik nr 3 do SWZ) oraz uzupełnionego na wezwanie Wykazu urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami (załącznik nr 8 do SWZ).

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:

1) wykaz usług wykonanych lub wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane – Załącznik nr 7 do SWZ;

2) dowody określające, czy usługi wymienione w wykazie usług zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

3) wykaz urządzeń technicznych dostępnych Wykonawcy w celu wykonania zamówienia publicznego wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi zasobami – załącznik nr 8 do SWZ.

4) opinie sanitarne zatwierdzające pojazdy wykazane w załączniku nr 8 do SWZ do przewozu zwłok i szczątków ludzkich;

5) dokumenty potwierdzające, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

1) Formularz ofertowy – (załącznik nr 1);

2) Formularz cenowy – (załącznik nr 2);

3) oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (załącznik nr 3, 3a);

4) podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 4);

5) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o których mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp (załącznik nr 5);

6) przedmiotowe środki dowodowe (nie dotyczy niniejszego postępowania),

7) pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;

8) pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Nie może podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie żadnej z przesłanek, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego: żaden ze wspólników – w przypadku składania oferty wspólnej (konsorcjum, spółka cywilna). W przypadku składania oferty wspólnej (konsorcjum, spółka cywilna) należy złożyć:

1) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie wskazanym w rozdziale 11 SWZ, stanowiące załącznik nr 2 do SWZ, dotyczące odpowiednio każdego ze wspólników (konsorcjum, spółka cywilna).

2) Pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy). W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku przedsiębiorców (tzw. konsorcjum) wspólnicy muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli każdego ze wspólników.

3) Oświadczenie składane na podstawie art. 117 ust. 4 Pzp określające, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna), stanowiące załącznik nr 4 do SWZ