Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

1. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między zamawiającym a wykonawcami (w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje) odbywała się w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

2. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

3. Zalecenia:

1) formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z “OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 9 listopada 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z;

4) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie;

5) Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB;

6) ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES;

7) pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym;

8) Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików;

9) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty;

10) zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko na Platformie za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem adresu email;

11) osobą składającą ofertę powinna być osoba kontaktowa podawana w dokumentacji;

12) ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków;

13) podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1;

14) jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików;

15) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu;

16) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

4. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w pkt. 10 SWZ.

W związku z realizacją wymogów art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”, informuję, że:

1) administrator danych: Administratorem danych osobowych jest Starosta Pilski z siedzibą przy alei Niepodległości 33/35, 64-920 Piła;

2) Inspektor Ochrony Danych: W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych drogą elektroniczną iod@powiat.pila.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych;

3) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych: Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji zadań i obowiązków prawnych nałożonych na Administratora ustawą z dnia 11 września 2019 r. Pzp, tj. w celu prowadzenia zamówienia publicznego, zawarcia i wykonania umowy;

4) odbiorcy Danych osobowych: Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe;

5) okres przechowywania danych osobowych: Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz nie krócej niż przez okres przewidywany w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

6) prawa osób, których dane dotyczą:

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

- w przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych - prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie;

nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

7) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie;

8) informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych: Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; w przypadku niepodania danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania ustawowego, co może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpatrzenia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

9) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, lecz nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

1. Przedmiotem zamówienia jest: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym” w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, a także ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych.

2. Usługi pocztowe świadczone będą na rzecz Starostwa Powiatowego w Pile oraz Referatów w Wyrzysku: Wydziału Komunikacji i Wydziału Geodezji i Kartografii.

3. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa m. in. ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r., poz. 366 t.j.) wraz z obowiązującymi aktami wykonawczymi, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 4 do SWZ.

5. Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp. Zamawiający na podstawie art. 95 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących następujące czynności w zakresie realizacji zamówienia:

1) odbierania oraz doręczania przesyłek pocztowych od Zamawiającego na terenie powiatu pilskiego,

2) pełnienia funkcji „Opiekuna” Zamawiającego (o zakresie czynności m.in.: reprezentowanie Wykonawcy przed Zamawiającym przy realizacji umowy, pomoc w realizacji sytuacji problemowych, udzielanie informacji o wysyłkach realizowanych w trakcie umowy, w przypadku skorzystania przez zamawiającego z usług pocztowych nieujętych w formularzu cenowym dostarczanie cennika). Powyższy wymóg dotyczy tylko realizacji umowy zawartej z Wykonawcą. Sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób oraz uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę powyższych wymagań oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań określone zostały w Załączniku nr 6 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.

6. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

7. Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy którzy spełniają warunki dotyczące:

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeśli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz za granicą, tzn. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366 t.j.) w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego;

2) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych należycie wykonuje: jedną usługę rozumianą jako jedną umowę/jedno zamówienie, polegającą na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o wartości minimum 250 000,00 zł brutto.

Podmiotowe środki dowodowe jakie składa Wykonawca na wezwanie Zamawiającego, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu dotyczących:

1) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów określonego w pkt 6.2.2. SWZ: dokument potwierdzający, że Wykonawca jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe, w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego,

2) zdolności technicznej lub zawodowej określonego w pkt 6.2.4. SWZ: wykaz usług – Załącznik nr 5 do SWZ – wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

1) formularz OFERTA – Załącznik nr 1 do SWZ;

2) Formularz cenowy – Załącznik nr 3 do SWZ;

3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy;

4) Pełnomocnictwo – jeżeli zostało udzielone

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8.1. SWZ składa każdy z wykonawców.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółki cywilnej) dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika który zakres zamówienia wykonują poszczególni wykonawcy.

4. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający przed zawarciem umowy zażąda kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w przypadku zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe (pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej); jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.

3. W związku z tym, że Umowa obejmuje dostawy świadczone przez okres dłuższy niż 6 miesięcy, Zamawiający wprowadza postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją umowy, przyjętych przez Wykonawcę w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia wskazanego w ofercie. Pierwsza zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji zamówienia. Zamawiający ustala następujące zasady, stanowiące podstawę wprowadzenia zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy:

1) poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, określonych w ust. 1 uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi 10%,

2) za podstawę do żądania zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy i określenia wysokości takiej zmiany, Strony umowy przyjmują średnioroczny wskaźnik zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: „GUS”), informujący czy nastąpiły zmiany cen lub kosztów i w jakiej wysokości,

3) w sytuacji wystąpienia okoliczności uprawniających do zmiany wynagrodzenia strony nawzajem są wobec siebie uprawnione do złożenia pisemnego wniosku o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia. Wniosek powinien zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne wraz z wskaźnikiem GUS będącego podstawą takiego żądania z potwierdzeniem, że nastąpiła jego zmiana uzasadniająca żądanie. Z wnioskiem należy złożyć dokładne wyliczenie kwoty wynagrodzenia po zmianie umowy, w szczególności wskazać związek pomiędzy wnioskowaną kwotą zmiany wynagrodzenia a wpływem zmiany kosztów realizacji umowy na kalkulację wynagrodzenia,

4) Zamawiający określa maksymalną, dopuszczalną wartość zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy w całym okresie realizacji zamówienia, w wyniku zastosowania postanowień, o których mowa w niniejszym paragrafie, na poziomie 20 % ceny wybranej.

4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, co spowoduje zastosowanie przez Wykonawcę obowiązującej stawki podatku VAT i skutkować będzie zmianą cen jednostkowych przesyłek.

5. Warunkiem wprowadzenia zmiany do umowy jest złożenie pisemnego wniosku wraz z uzasadnieniem z powołaniem się na zgodę Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

6. Zmiana postanowień umowy może nastąpić tylko w formie pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności.