Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 19÷21 maja 2027 r. podczas XXII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej „Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań”

Zamawiający

Nazwa SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ - INSTYTUT CERAMIKI I MATERIAŁÓW BUDOWLANYCH

Miasto Kraków

Województwo Małopolskie

NIP 5250007626

Adres ul. Cementowa 8, 31-983 Kraków

Email przetargi@icimb.lukasiewicz.gov.pl

Telefon 12 683 79 11

Strona WWW www.icimb.lukasiewicz.gov.pl

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 55120000-7 — Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00258572

Data publikacji 25.05.2026 10:26

Kody CPV

55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

W skrócie

Poszukiwany jest wykonawca do obsługi hotelarsko-gastronomicznej międzynarodowej konferencji naukowo-technicznej. Zakres obejmuje zapewnienie noclegów, wyżywienia i usług gastronomicznych dla uczestników przez trzy dni. Szczegółowe wymogi dotyczące liczby gości, standardu usług i menu zawarte są w specyfikacji warunków zamówienia.

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 19÷21 maja 2027 r. podczas XXII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej„Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań, stosowanie” zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia zawartym w SWZ.

Termin realizacji: od 2027-05-19 do 2027-05-21

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ - INSTYTUT CERAMIKI I MATERIAŁÓW BUDOWLANYCH
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 000056377
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Cementowa 8
1.5.2.) Miejscowość	Kraków
1.5.3.) Kod pocztowy	31-983
1.5.4.) Województwo	małopolskie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL213 - Miasto Kraków
1.5.7.) Numer telefonu	12 683 79 11
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	przetargi@icimb.lukasiewicz.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	www.icimb.lukasiewicz.gov.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Inna działalność

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznychw dniach 19÷21 maja 2027 r. podczas XXII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej „Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań”
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-3097d1c3-3ddb-45be-ac53-17ea47a664e7
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00258572
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-05-25
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2026/BZP 00061353/03/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.3.9 Organizacja Konferencji Naukowo-Technicznej "Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań, stosowanie" 2027
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualne-postepowania/11,Przetargi-ponizej-progow-unijnych.html
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualne-postepowania/11,Przetargi-ponizej-progow-unijnych.html
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się w formie elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej – zwanej dalej „Platformą” – pod adresem: https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualne-postepowania/10,Przetargi-ponizej-progow-unijnych.html lub pocztą elektroniczną na adres e-mail: przetargi@icimb.lukasiewicz.gov.pl oraz adresy e-mail Wykonawców podane w formularzu oferty. 2. Korzystanie z Platformy jest nieodpłatne. Instrukcja korzystania z Platformy znajduje się pod adresem https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/instrukcje-dla-wykonawc/13950,Instrukcja-dla-Wykonawcow-dla-Platformy-Zakupowej.html 3. Korzystanie z Platformy nie wymaga zarejestrowania konta na Platformie.4. Dokumenty związane z postępowaniem Zamawiający zamieszcza na Platformie w zakładce z przedmiotowym postępowaniem. 5. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej w formie elektronicznej (w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - wyłącznie poprzez Platformę przetargową. Uwaga: pod pojęciem podpisu osobistego należy rozumieć zaawansowany podpis cyfrowy zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego wydawanego od 2019 r.6. Celem skomunikowania się z Zamawiającym (z wyłączeniem złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą), Wykonawca korzysta z zakładki „Zapytaj”. Zakładka ta służy również Zamawiającemu do komunikacji z Wykonawcami. 7. Za datę wpływu wszelkiej korespondencji do Zamawiającego, w tym złożenia oferty oraz dokumentów lub oświadczeń składanych razem z ofertą, uważa się datę wczytania korespondencji na Platformie. 8. Zamawiający zaleca sporządzenie korespondencji w następujących formatach: .doc., .docx, .rtf, .pdf, .xls.9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem Platformy wynosi 150 MB.10. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Platformy jako załączniki. 11. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.12. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz – Dyrektor Instytutu Ceramiki i Materiałów Budowlanych z siedzibą w Krakowie, przy ul. Cementowej 8 (dalej ICIMB);• w sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, kontakt pisemny za pomocąpoczty tradycyjnej na adres: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych, Centrum Szkła i MateriałówBudowlanych, ul. Cementowa 8, 31-983 Kraków, pocztą elektroniczną na adres e-mail: iod@icimb.pl ;• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowegopostępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązekprawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywający na Zamawiającym;• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp;• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończeniapostępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowymokreślonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają zustawy Pzp;• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22RODO;• Posiada Pan/Pani:− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniemprzypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania wodniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osobyfizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danychosobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODOwzględem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i któreZamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno zwyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania)	nie przysługuje Pani/Panu:− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu,wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	FZ.26.17.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych w dniach 19÷21 maja 2027 r. podczas XXII Międzynarodowej Konferencji Naukowo-Technicznej„Materiały Ogniotrwałe: wytwarzanie, metody badań, stosowanie” zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia zawartym w SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV	55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	od 2027-05-19 do 2027-05-21
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Przyznanie ilości punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	100,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać, że: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu usług hotelarsko‑gastronomicznych obejmujących zapewnienie zakwaterowania oraz wyżywienia dla grup liczących co najmniej 100 osób każda. W przypadku usług wykonywanych wciąż, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że część już wykonana spełnia wymagania określone powyżej.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	W celu potwierdzeniaspełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej,Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych w okresie ostatnich trzech latprzed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ichwartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zostały wykonane wraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych	Załącznik nr 3b do SWZ - Opis oferowanej usługi
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych	Tak
5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty	Załącznik nr 3b do SWZ - Opis oferowanej usługi
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów	Formularz ofertowy przygotowany wg wzoru - Załącznik nr 3; Arkusz kalkulacyjny - Formularz cenowy - Załącznik nr 3a; Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu - Załącznik nr 4; Oświadczenie z art. 117 ust. 4 pzp dla Wykonawców składających ofertę wspólną (konsorcjum) - Załącznik nr 5; Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby - Załącznik nr 6

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – nie dotyczy spółki cywilnej, o ile poważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zobowiązani się złożyć wraz z ofertą stosowne pełnomocnictwo – zgodnie z pkt. 4 b rozdz. XIV SWZ – nie dotyczy spółki cywilnej, o ile upoważnienie/pełnomocnictwo do występowania w imieniu tej spółki wynika z dołączonej do oferty umowy spółki bądź wszyscy wspólnicy podpiszą ofertę. Uwaga: Pełnomocnictwo, o którym mowa powyżej może wynikać albo z dokumentu pod taką samą nazwą, albo z umowy Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 4. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie (przez każdego z Wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika). 5. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie te potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu, oraz brak podstaw wykluczenia - każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu z postępowania w oparciu o wskazane w SWZ podstawy wykluczenia. Powyższe oznacza, iż: 5.1. Oświadczenie w zakresie braku podstaw wykluczenia musi złożyć każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 5.2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału składa podmiot, który w odniesieniu do danego warunku udziału w postępowaniu potwierdza jego spełnianie; dopuszcza się oświadczenie złożone łącznie, tj. podpisane przez wszystkie podmioty wspólnie składające ofertę lub przez pełnomocnika występującego w imieniu wszystkich podmiotów. 6. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Rodzaj i zakres zmian umowy zawiera Załącznik nr 1 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-06-02 11:00
8.2.) Miejsce składania ofert	https://icimb.bip-e.pl/icm/zamowienia-publiczne/aktualnepostepowania/ 11,Przetargi-ponizej-progow-unijnych.html
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-06-02 12:00
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-07-02

Informacje dodatkowe

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-3097d1c3-3ddb-45be-ac53-17ea47a664e7