Sukcesywna dostawa odzieży roboczej/ochronnej oraz obuwia roboczego/ochronnego na potrzeby jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego

1. Komunikacja w niniejszym postępowaniu, w tym wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl (dalej platforma) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ug.

2. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej platformy w zakładce „Regulamin”, dostępnym pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert zamieszczonej na stronie internetowej platformy w zakładce „Instrukcje” dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

3. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.: (...)

4. Komunikacja poprzez formularz „Wyślij wiadomość” (nie dotyczy składania ofert) umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników). Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.

5. Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz. U. 2024 poz. 773 z późn. zm.). Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .odt, .xls, ze szczególnym wskazaniem na .pdf.

6. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z.

7. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące wyjaśnienia treści SWZ, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert, Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

8. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej wskazanej w pkt 9.

9. Osoby uprawnione do komunikowania się z Wykonawcami:

1) Kamil Korytowski - pracownik Działu Zamówień Publicznych w Centrum Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego, e-mail: kamil.korytowski@ug.edu.pl.

2) Mirosława Zalewska – pracownik Działu Zamówień Publicznych w Centrum Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego, e-mail: miroslawa.zalewska@ug.edu.pl.

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanym dalej RODO, informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w (80-309) Gdańsku przy ul. Jana Bażyńskiego 8.

2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oraz w celu wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia ww. postępowania (po wyborze najkorzystniejszej oferty), lub podjęcia działań przed zawarciem umowy.

4. Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych są:

1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

3) art. 6 ust. 1 lit. e RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w pkt 3, oraz przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami Pzp, tj. min. okres 4 lat liczony od dnia 1 stycznia następującego po dniu zakończenia postępowania.

6. Odbiorcami Państwa danych mogą być podmioty posiadające prawo dostępu do danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, oraz podmioty współpracujące z administratorem danych, w szczególności dostawcy usług IT, na podstawie zawartych umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

7. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne i warunkujące zawarcie i realizację umowy, porozumienia lub ugody.

8. Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

9. Nie przysługuje Państwu prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

10. Państwa dane nie będą poddane przetwarzaniu w sposób zautomatyzowany, oraz nie będą przekazywane do państw trzecich (poza obszar EOG).

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa odzieży roboczej/ochronnej oraz obuwia roboczego/ochronnego, zwanych dalej „asortymentem”, na potrzeby jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego.

2. Kod Klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 18100000-0 (odzież branżowa, specjalna odzież robocza i dodatki), 18830000-6 (obuwie ochronne).

3. Pod pojęciem „sukcesywnej dostawy” należy rozumieć dokonywanie etapami zamówień częściowych (w różnych ilościach) na podstawie zamówień indywidualnych składanych drogą elektroniczną przez Przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w umowie oraz zamówień wynikających z Tabeli przydziału.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1a do SWZ – Formularz przedmiotowo-cenowy.

5. Szczegółowe wytyczne dotyczące wykonania, takie jak dane osobowe pracowników Zamawiającego (maksymalnie 500 osób), przypisanie rozmiaru odzieży/obuwia, jednostka zatrudnienia, data przydatności odzieży/obuwia określa Tabela przydziału odzieży roboczej/ochronnej oraz obuwia roboczego/ochronnego, zwana dalej „Tabelą przydziału”, stanowiącą załącznik do umowy.

6. Zamówienie obejmuje:

1) sukcesywną dostawę asortymentu w ramach zamówień częściowych, w terminie określonym w rozdziale V pkt 3 SWZ,

2) wniesienie asortymentu do miejsca dostawy Wskazanego przez Zamawiającego w zamówieniu częściowym,

3) oznaczanie wybranych pozycji asortymentu logo UG – zgodnie ze wskazaniem w Formularzu przedmiotowo-cenowym.

7. Za datę złożenia zamówienia przyjmuje się:

1) datę przesłania zamówienia drogą elektroniczną do Wykonawcy - w przypadku zamówień składanych przez uprawnionego Przedstawiciela Zamawiającego,

2) datę zdatności do użytkowania odzieży/obuwia dla pracowników UG – w przypadku zamówień wynikających z Tabeli przydziału.

8. Miejscem dostawy asortymentu będą jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego z terenu Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) oraz Górki – Wschodnie, Hel, Borucino, Łączyno. W związku z tym przy wycenie oferty Wykonawca powinien wziąć pod uwagę strukturę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego dostępną na stronie www.ug.edu.pl.

9. Zamawiający informacyjnie podaje, że w trakcie wykonania umowy mogą wystąpić zamówienia, które będą opłacane z projektów unijnych, zagranicznych i krajowych.

10. Asortyment objęty jest gwarancją producenta na okres:

1) 12 miesięcy – w przypadku pozycji 1-33; 41-42; 50-61; 64, 67, 73-100; 102-120; 122-125; 127-131; 139-144 załącznika 1a – Formularz przedmiotowo-cenowy,

2) 24 miesięcy - w przypadku pozycji 34-40; 43-49; 62, 63, 65, 66, 68-72; 101, 121, 126, 132-138; 145-148 załącznika 1a – Formularz przedmiotowo-cenowy.

11. Zamawiający wymaga, aby na asortymencie wskazanym w załączniku nr 1a do SWZ, nanieść znaki graficzne UG. Znak graficzny dostępny jest na stronie: https://ug.edu.pl/media/centrum-komunikacji-i-promocji/zespol-promocji/identyfikacja-wizualna-ug. Niezbędne dane dotyczące znaku graficznego UG Zamawiający dostarczy po podpisaniu umowy.

12. Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty równoważnej:

1) Wskazane w Formularzu przedmiotowo-cenowym (załączniku nr 1a do SWZ) normy, posiadają jedynie charakter przykładowy - w każdym przypadku określa to klasę produktu, będącego przedmiotem zamówienia i służy ustaleniu standardu, a nie wskazuje na konkretny wyrób czy producenta. Oryginalne nazewnictwo lub symbolika podana została w celu prawidłowego określenia przedmiotu zamówienia.

2) Pod pojęciem równoważności rozumieć należy, że Wykonawcy zapewnią, iż oferowany asortyment spełnia normy, nie gorsze od opisanych przez Zamawiającego w Formularzu przedmiotowo-cenowym - załączniku nr 1a do SWZ.

3) Zamawiający uzna za równoważne takie normy, które będą sporządzone przez niezależny podmiot, które u podstaw oparte są na przejrzystości, dobrowolności, bezstronności, efektywności, wiarygodności, spójności oraz uzgadnianiu na poziomie krajowym i europejskim. Zastosowanie musi odpowiadać swoim rodzajem i zakresem, celom założonym w przywoływanym do wskazanych przez Zamawiającego.

4) Wykazanie równoważności, tj. spełnienie w równoważnym stopniu wymagań określonych przez Zamawiającego w SWZ, leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w Formularzu przedmiotowo - cenowym - załączniku nr 1a do SWZ, proponowane normy równoważne.

5) Zamawiający nie odrzuci oferty Wykonawcy, pod warunkiem że Wykonawca udowodni w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia (art. 101 ust. 5 Pzp).

13. Szacunkowa (przewidywana) skala potrzeb Zamawiającego podczas trwania umowy jest podana w Formularzu przedmiotowo-cenowym - załączniku nr 1a do SWZ. Zamawiający zastrzega, że ilości poszczególnych pozycji asortymentu, wskazane w załączniku nr 1a do SWZ, są ilościami prognozowanymi (szacunkowymi), nie wiążącymi dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości asortymentu wskazanych w załączniku nr 1a do SWZ, co nie będzie stanowić zmiany umowy. Rzeczywista ilość poszczególnych pozycji asortymentu wynikać będzie z bieżących potrzeb Zamawiającego, a łączne wynagrodzenie brutto Wykonawcy nie przekroczy łącznej ceny oferty.

14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wykonania części przedmiotu zamówienia poprzez rezygnację maksymalnie o 20% wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy. W tym przypadku Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu jakiekolwiek roszczenia w stosunku do Zamawiającego. Przewidziana rezygnacja spowoduje odpowiednią zmianę ostatecznej wartości wynagrodzenia należnego Wykonawcy i nie stanowi zmiany umowy, wymagającej sporządzenia aneksu.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, określonych w rozdziale VII SWZ, Zamawiający żąda następującego podmiotowego środka dowodowego: Oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym – załącznik nr 3 do SWZ.

Podmiotowe środki dowodowe składa się w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym elektronicznym w zakresie i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 Pzp

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty zgodnie z zapisami rozdziału XI pkt 10 SWZ.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie wstępne, o którym mowa w rozdziale VIII pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

3. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców – rozdział XX pkt 6 SWZ.

4. Przepisy Pzp oraz postanowienia niniejszej SWZ dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zmiany postanowień zawartej umowy dopuszczalne są w następujących przypadkach:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego,

2) zaistnienia siły wyższej, o której mowa § 11 – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego, z uwzględnieniem postanowień pkt 4) lit. a),

3) zmiany dotyczącej dostarczanego przedmiotu umowy: (…),

4) zmiany dotyczącej terminów wykonania umowy określonych w § 2: (…),

5) zmiany podwykonawcy lub rezygnacji z podwykonawcy lub zmiany części zamówienia powierzonego podwykonawcom wskazanych w § 13 ust. 2 lub wprowadzenie podwykonawcy, w sytuacji, gdy Wykonawca wskazał w ofercie, że wykona zamówienie samodzielnie – w tych sytuacjach Wykonawca zobowiązany jest wskazać przyczynę, firmę podwykonawcy i część zamówienia powierzonego podwykonawcy,

6) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy (podwyższenie lub obniżenie), w przypadku gdy w przedłużonym terminie, zgodnie z pkt 4) lit. d), nastąpi zmiana: (…)

7) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy (podwyższenie lub obniżenie), w związku ze zmianą cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia zgodnie z art. 439 Pzp - w tym przypadku zastosowanie mają zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określone w postanowieniach ust. 3.

8) innych zmian przewidzianych w Pzp oraz w art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jednolity Dz. U. z 2025 r. poz. 764). *** Pełen rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia znajduje się § 9 projektu umowy - załącznika nr 4 do SWZ.