Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Miasta i Gminy Sobótka w 2026 roku

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie PZP, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. Z 2024 r., poz. 1513 z późn. zm.).

3. Ofertę, oświadczenie o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. Z 2024 r., poz. 307) – w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt (z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych).

4. Ofertę, oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w zakresie:

- przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ;

- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych;

- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;

- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;

- przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych środków dowodowych;

- przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy - Prawo zamówień publicznych;

- przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy;

- przesyłania odwołania/inne odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

2) Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

3) Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

4) Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych dla Urzędu Miasta i Gminy Sobótka w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów do siedziby Zamawiającego w Sobótce w okresie od 01.01.2026 r. do 31.12.2026 r.

1. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

1) usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacone z dołu;

2) usługi doręczenia PO (potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy.

3) usługi EPO (elektronicznego potwierdzania odbioru) do Zamawiającego przesyłki oznaczonej przez Zamawiającego napisem „POLECONA -E” albo napisem „EPO” polegającą na udostępnieniu Zama-wiającemu danych elektronicznych o doręczeniu, awizowaniu albo zwrocie przesyłki w formie elektro-nicznej. W ramach Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru Zamawiający pozyska informacje zawiera-jące:

• datę doręczenia przesyłki,

• imię i nazwisko odbiorcy,

• datę i miejsce pozostawienia awiza wraz z informacją o terminie odbioru,

• datę pozostawienia powtórnego awiza wraz z informacją o terminie jej odbioru,

• miejsce przechowywania awizowanej przesyłki,

• powód zwrotu (niedoręczenia) przesyłki,

• datę zwrotu przesyłki.

4) usługi nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajo-wym przez Zamawiającego.

5) udostępnienie Zamawiającemu nieodpłatnie internetowej aplikacji, której zadaniem będzie usprawnić proces nadawania przesyłek pocztowych krajowych i zagranicznych, a poprzez to umożliwić:

– elektroniczny proces nadawania przesyłek,

– generowanie dokumentów nadawczych – szybkie przygotowanie większej ilości przesyłek do nadania,

– tworzenie książki adresowej – łatwe zarządzanie własną bazą odbiorców (adresatów),

– dostęp do pełnej dokumentacji związanej z obsługą przesyłek,

– proste przygotowanie raportów z nadanych przesyłek,

– elektroniczną komunikację: klient – opiekun handlowy,

– elektroniczne potwierdzenie książki nadawczej,

– import danych o przesyłkach z programów klienta (Web Api lub xml), z plików xls, csv (i innych obsługiwanych przez ODBC), 2. Zamówienie obejmuje świadczenie powszechnych usług pocztowych dla Urzędu Miasta i Gminy Sobótka:

1) w obrocie krajowym i zagranicznym ekonomicznych i priorytetowych:

a) przesyłek listowych nierejestrowanych, b)przesyłek listowych rejestrowanych, c)paczek pocztowych, 2)w obrocie krajowym: a)paczek pocztowych ekonomicznych i priorytetowych, b)przesyłek listowych z zadeklarowaną wartością, a także zwrot do zamawiającego przesyłek rejestrowanych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2025r., poz. 366 z późn. zm). 3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:

a) nierejestrowane ekonomiczne - przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kate-gorii, przewidywany termin realizacji usługi to 3 dni robocze po dniu nadania (D+3),

b) nierejestrowane priorytetowe - przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, przewidywany termin realizacji usługi następnego dnia roboczego po dniu nadania (D+l), pod warunkiem nadania do godziny 15.00,

c) polecone ekonomiczne - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i do-ręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przewidy-wany termin realizacji usługi to 3 dni robocze po dniu nadania (D+3),

d) polecone priorytetowe - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przewidywany termin realizacji usługi następnego dnia roboczego po dniu nadania (D+l), pod warunkiem nadania do godziny 15.00,

e) polecone ekonomiczne z potwierdzeniem odbioru - przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, przewidywany termin realizacji usługi to 3 dni robocze po dniu nadania (D+3),

f) polecone priorytetowe z potwierdzeniem odbioru - przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za po-twierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, przewidywany termin realizacji usługi następnego dnia roboczego po dniu nadania (D+l), pod warunkiem nadania do godziny 15:

00. Format S to przesyłki o wymiarach:

a) maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm,

b) minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm. Format M to przesyłki o wymiarach:

a) maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć : wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm,

b) minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm Format L to przesyłki o wymiarach:

a) maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm,

b) minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm.

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 Pzp polegających na powtórzeniu podobnych dostaw jakie występują w zamówieniu podstawowym w wysokości do 50% pierwotnej wartości zamówienia.

2. Zamówienia te polegać będą na powtórzeniu, zwiększeniu dostaw podobnych do dostaw stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia.

3. Opis zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 PZP został zawarty w rozdziale VI. SWZ (Opis przedmiotu zamówienia).

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) Cena ofertowa brutto (K1) – waga kryterium 60 %;

2) Możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet reje-strowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym (K2) – waga kryterium 40 %.

2. Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:

1) Cena (K1) – waga 60 % cena brutto najniższej oferty

K1 = --------------------------------------------- x 60 pkt cena brutto badanej oferty

2) Możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym (K2) – waga 40 %

Możliwość nieodpłatnego śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek listowych w obrocie krajowym 1. Przyznane punkty NIE 0 TAK 40

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą łączną liczbę punktów w poszczególnych kryteriach oceny ofert C + M

Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, przy za-stosowaniu matematycznych reguł zaokrąglania liczb.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie stawia warunku udziału w postępowaniu w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca posiada aktualne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.);

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie 4) zdolności technicznej lub zawodowej:

a) wykaże wykonanie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykony-wanie usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres pro-wadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej dwóch usług polegających na świad-czeniu usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek poczto-wych (przesyłek listowych i paczek) w obrocie krajowym i zagranicznym o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł. brutto każda usługa z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

b) wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował) na czas trwania umowy placówką nadawczą w Sobótce oraz placówką odbioru niedoręczonych na adres przesyłek (awizowanych). Placówki wskazane przez wykonawcę winny spełniać warunki:

– czynne co najmniej 6 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

– oznakowane w sposób widoczny „szyldem” z nazwą lub logo wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę wykonawcy.

a) Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu obejmują:

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 p.z.p., o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2023 r. poz. 1689 z późn. zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - załącznik nr 6 do SWZ;

2) Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, które wykonawca złożył wraz z ofertą – załącznik nr 8 do SWZ.

3) Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wykonawca oświadczenie składa na wzorze określonym w niniejszym SWZ – załącznik nr 7 do SWZ.

Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu obejmują:

1) wykaz dwóch usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, porównywalnych z usługami stanowiącymi przedmiot zamówienia, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty – (załącznik nr 3 do SWZ)

2) wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował) na czas trwania umowy placówką nadawczą w Sobótce oraz placówką odbioru niedoręczonych na adres przesyłek (awizowanych). Placówki wskazane przez wykonawcę winny spełniać warunki:

– czynne co najmniej 6 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy,

– oznakowane w sposób widoczny „szyldem” z nazwą lub logo wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę wykonawcy – (załącznik nr 4 do SWZ)

3) zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca posiada aktualne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366, z późn. zm.);

Zmiany postanowień Umowy są dopuszczalne – poza innymi przypadkami określonymi w przepisach ustawy Pzp w zakresie:

1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w formularzu cenowym, ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;

2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;

3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.;

4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego i nieistniejących w dniu zawarcia Umowy;

5) ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT)

6) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy, o których mowa w załączniku nr 3 do Umowy „Wykaz Placówek”, z zachowaniem 6 godzinnego czasu pracy od poniedziałku do piątku;

7) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w formularzu ofertowym, ze względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;

8) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej Wykonawca zgłosi pisemnie ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie poinformowany przez Wykonawcę na piśmie;

9) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;

10) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z realizacją Umowy, w tym dotyczących ochrony danych osobowych;

11) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773 z późn. zm.),

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. , poz. 427 z późn. zm.) , jeżeli zmiany te będą miały istotny wpływ na koszty wykonania usługi przez Wykonawcę. Zmiana wynagrodzenia Wykonawcy dotyczy tylko tej części, która pozostała do wykonania umowy i winna być wprost proporcjonalna do zmiany kosztów wynikających z okoliczności określonych w ust. 1 pkt 11) lit. a)-d);

e) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy na podstawie w art. 439 ust. 1 ustawy Pzp. w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia (zmiany wysokości płacy minimalnej);

12) w razie zmiany, o której mowa ust. 1 pkt 11) lit. a) wynagrodzenie nie ulegnie zmianie, a jedynie zostanie do niego doliczony podatek w zmienionej wysokości.

13) zmiany lub powierzenie realizacji Umowy podwykonawcom;

14) zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym (stanowiącym załącznik nr 2 do umowy) w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe, jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana cen jednostkowych poszczególnych usług, w wysokości obowiązującej na dzień wykonania usługi, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia.