Świadczenie usług pocztowych – rok 2026

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia w tym, składanie ofert, odbywa się wyłącznie za pośrednictwem komercyjnej platformy zakupowej. Wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej na stronie internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1234452

1. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo–aplikacyjne umożliwiające pracę na platformie zakupowej, tj.:

• stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

• komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

• zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

• włączona obsługa Java Script,

• zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

• Szyfrowanie na platformie odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

• Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

2. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

3. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:

a) .zip

b) .7 Z

4. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

5. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

6. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

7. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

8. Zamawiający informuje, że platforma zakupowa umożliwia jednorazowe przesłanie plików o łącznej wielkości nie przekraczającej 50 MB. W związku z tym większe pliki zaleca się skompresować do jednego pliku archiwum (ZIP) w celu nieprzekroczenia tej wielkości.

9. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020.2452 z dnia 2020.12.31).

1) Administratorem Danych Osobowych, zebranych w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest Gmina Oława z siedzibą pl. M. J. Piłsudskiego 28, 55-200 Oława, telefon kontaktowy 71/ 313 30 44 w godzinach pracy: poniedziałek, wtorek: 7.30 - 15.30; środa: 7.30 - 17.00; czwartek: 7.30 - 15.30; piątek: 7.30 - 14.00, email: sekretariat@gminaolawa.pl, w sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, w następujący sposób – za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@gminaolawa.pl, listownie pod adresem: Inspektor Ochrony Danych Osobowych, pl. M. J. Piłsudskiego 28, 55-200 Oława, tel. 71/38 12 240;

2) Dane osobowe, zebrane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również w celu jego udokumentowania oraz archiwizacji;

3) Odbiorcami danych osobowych, zebranych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art. 74 ustawy Pzp, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz spółka Open Nexus Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000335959, jako udostępniający platformę zakupową pod adresem platformazakupowa.pl, na której Gmina Oława prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.;

4) Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie;

5) Dane osobowe w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

6) Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

7) W odniesieniu do danych osobowych, zebranych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) Osoba, której dane dotyczą posiada:

 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;

 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, z zastrzeżeniem, że skorzystanie z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania i jego załączników;

 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO oraz z zastrzeżeniem, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie przez Zamawiającego danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO.

10) Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych, zebranych w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy w Oławie polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz doręczanie Zamawiającemu zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu, a także zwrot do Zamawiającego przesyłek pocztowych niedoręczonych odbiorcy po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania, zgodnie z właściwymi przepisami, a w szczególności:

a) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820 z późn. zm.);

b) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (t.j. Dz. U. 2020 r. poz. 1026);

c) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (t.j. Dz. U. 2019 r. poz. 474);

d) międzynarodowymi przepisami pocztowymi w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie zagranicznym, o ile stanowią inaczej niż to zostało uregulowane przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe. Wykonawcę w całości obowiązują wszystkie wymienione akty prawne, które w sposób kompletny i szczegółowy opisują i regulują w obecnym stanie prawnym świadczenie usług pocztowych objętych przedmiotem niniejszego postępowania.

1. Ofertę sporządza się na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

2. Do oferty należy dołączyć następujące załączniki: 1) formularz cenowy będący integralną częścią oferty, stanowiący załącznik nr 1.1 2) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ (Oświadczenie składa każdy z Wykonawców ubiegających się wspólnie – jeżeli dotyczy);

3) pełnomocnictwo (jeżeli osoba reprezentująca wykonawcę nie została wskazana, jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze);

4) pełnomocnictwo dla pełnomocnika konsorcjum – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia;

5) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia;

1) Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy przedłożyć wraz z ofertą.

2) Zapisy SWZ dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4) Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

5) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi do realizacji których te zdolności są wymagane.

6) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp (zgodnego w treści z załącznikiem nr 3 do SWZ), z którego wynika, które roboty budowlane lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

7) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązani są przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, przedłożyć kopię umowy regulującą współpracę tych wykonawców.

8) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

9) Na wezwanie Zamawiającego każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zobowiązany jest do przedstawienia oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, dotyczących tych podmiotów, potwierdzających, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania. Oświadczenie należy sporządzić według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ