ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH, W TYM KURIERSKICH, W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM Z SIEDZIBY ZAMAWIAJĄCEGO DLA URZĘDU MIASTA PIOTRKOWA TRYBUNALSKIEGO OD 1.02.2026 R. DO 31.12.2027 R.

1. Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami:

1) Komunikacja między zamawiającym a wykonawcą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1214887

Korzystanie z Platformy przez wykonawcę jest bezpłatne.

2) Zamawiający dopuszcza korzystanie z komunikacji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej zamowienia.publiczne@piotrkow.pl lub skrzynki podawczej e PUAP, z zastrzeżeniem sposobu i formy składania oferty.

2. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej:

1) Wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Platforma działa według standardu w komunikacji sieciowej – kodowanie UTF8,

g) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

2) W korespondencji wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy określonym w SWZ IDW.

3) Formaty dokumentów elektronicznych (plików):

a) .doc, .docx, .rtf, .xls, .xlsx,.pdf, .jpg, .zip. – zamawiający rekomenduje stosowanie formatu .pdf. z uwagi na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu.

b) formaty m.in. .rar .gif .bmp .numbers .pages, niewystępujące w Rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (…), mogą być uznane przez zamawiającego za złożone nieskutecznie.

c) do kompresji danych (zalecane) zamawiający rekomenduje formaty: .zip lub .7 Z

– zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego pliku.

3. Rozmiar jednego pliku przesyłanego przez:

a) Platformę – formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty – max. 150 MB, pozostała komunikacja max. 500 MB.

b) pocztę elektroniczną lub e PUAP max. 50 MB.

4. Do podpisania plików wykonawca może użyć:

a) kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wystawionego przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne – dla dokumentów w formacie „pdf” zamawiający zaleca podpisywanie formatem PAd ES, dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca podpisywać formatem XAd ES zewnętrzny.

W przypadku użycia podpisu zewnętrznego plik z podpisem należy przekazać łącznie z podpisywanym dokumentem. W przeciwnym razie zamawiający uzna taki dokument za niepodpisany.

b) podpisu zaufanego (inaczej Profil Zaufany)

– wielkość pliku nie może przekraczać 10 MB po podpisaniu dokumentu, dostępny format podpisu „xml”. Plik można podpisać na stronie:

https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER

c) zaawansowanego podpisu elektronicznego z dowodu osobistego

– informacje na stronach: https://www.gov.pl/web/e-dowod/podpis-osobisty oraz https://www.gov.pl/web/e-dowod

Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju (podpisywanie różnymi rodzajami podpisów, np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików) oraz nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po ich podpisaniu, co mogłoby skutkować naruszeniem integralności plików.

1. Zamawiający informuje, że Administratorem danych osobowych wykonawcy jest Prezydent Miasta, Pasaż Karola Rudowskiego 10, 97-300 Piotrków Trybunalski.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Urzędzie Miasta Piotrkowa Trybunalskiego, za pośrednictwem adresu e-mail: iod@piotrkow.pl, tel. 7327765.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, archiwizacji a także celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

4. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi ustawa Prawo zamówień publicznych, wydane na jej podstawie akty wykonawcze, a także ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Dane osobowe będą ujawniane wykonawcom oraz wszystkim zainteresowanym z uwzględnieniem przepisów w zakresie zamówień publicznych, a także podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów.

6. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać powierzone następującym podmiotom:

1) dostawcom systemów informatycznych, z którymi współpracuje Administrator, w celu utrzymania ciągłości oraz poprawności działania systemów;

2) upoważnionym z mocy prawa podmiotom na udokumentowany wniosek.

7. Dane osobowe wykonawcy będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy a następnie 5 lat albo 15 lat w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE, począwszy od 1 stycznia roku kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Okresy te dotyczą również wykonawców, którzy złożyli oferty i nie zostały one uznane, jako najkorzystniejsze (nie zawarto z tymi wykonawcami umowy).

8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo:

1) dostępu do danych. W przypadku, gdy wykonanie obowiązku związanego z prawem dostępu do danych wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

2) sprostowania danych, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania na warunkach określonych w przepisach Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Żądanie sprostowania danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z przepisami. Żądanie sprostowania danych nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z przepisami. Wystąpienie z żądaniem ograniczenia przetwarzania, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

3) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.

1. Przedmiotem zamówienia jest: Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych (przesyłki listowe i paczki pocztowe), ewentualnych zwrotów oraz odbiór listów z siedziby zamawiającego - Urzędu Miasta Piotrkowa Trybunalskiego (w obrocie krajowym i zagranicznym).

2. Szczegółowo przedmiot zamówienia opisany został w SWZ CZĘŚĆ II (OPZ).

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolność do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Wykonawca zobowiązany jest posiadać uprawnienie do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców (konsorcjum) ww. warunek zostanie uznany przez zamawiającego za spełniony, jeżeli spełni go samodzielnie co najmniej jeden z wykonawców składających ofertę.

3) sytuacja ekonomiczna lub finansowa: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolność techniczna lub zawodowa:

1. dotycząca doświadczenia wykonawcy: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) co najmniej:  dwie usługi pocztowe w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych przez okres min. 12 miesięcy następujących po sobie o wartości min. 100.000,00 zł brutto – każda lub  jedną usługę pocztową w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych przez okres min. 12 miesięcy następujących po sobie o wartości min. 200.000,00 zł brutto W przypadku wykonawców występujących wspólnie składających ofertę co najmniej jeden z nich musi spełniać warunek. Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy wykonawca polega na doświadczeniu grupy wykonawców, której był członkiem, doświadczenie to oceniane będzie na podstawie konkretnego zakresu udziału tego wykonawcy, a więc jego faktycznego wkładu w prowadzenie działań, które były wymagane od tej grupy w ramach danego zamówienia publicznego.

2. dotyczącej osób: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2. Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu.

1) oświadczenie o aktualności informacji w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp – załącznik nr 5 do SWZ IDW,

2) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 6 do SWZ IDW.

Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

1. Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:

Wykonawca dołącza do oferty (jeśli dotyczy):

1) oświadczenie o podziale zadań pomiędzy współwykonawców – załącznik nr 4 do SWZ IDW, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, stanowi podmiotowy środek dowodowy, który wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty.

2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia – załącznik nr 2a do SWZ IDW, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, stanowi podmiotowy środek dowodowy, który wykonawca polegający na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby dołącza do oferty.

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień składania:

1) oświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych – załącznik nr 8

2) wykaz usług – załącznik nr 7 do SWZ IDW zawierający dwie usługi, w tym:

 dwie usługi pocztowe w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych przez okres min. 12 miesięcy następujących po sobie o wartości min. 100.000,00 zł brutto – każda lub  jedną usługę pocztową w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych przez okres min. 12 miesięcy następujących po sobie o wartości min. 200.000,00 zł brutto wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane.

W przypadku, gdy wykonawca wykonał w ramach jednego kontraktu/ umowy większy zakres prac, dla potrzeb niniejszego postępowania winien wyodrębnić zakres/usług, o którym mowa powyżej i podać jego wartość.

Jeżeli wykonawca wykazuje doświadczenie nabyte w ramach kontraktu (zamówienia/ umowy) realizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), zamawiający nie dopuszcza by wykonawca polegał na doświadczeniu grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał wykazywanego zakresu prac. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia w zakresie faktycznie i konkretnie wykonywanego zakresu prac przez wykonawcę oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.

3) dowody określające czy usługi wskazane w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie ,

Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

3. Ofertę stanowi:

1) formularz Oferta, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ IDW, bądź też w innej zgodnej formie, odpowiadającej treści SWZ IDW,

2) formularz cenowy - załącznik nr 1a do SWZ IDW,

3) część niejawna oferty (jeśli dotyczy), zawierająca informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – należy załączyć w osobnym pliku z oznaczeniem „Tajemnica przedsiębiorstwa”. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5. ustawy Pzp, 4. Do oferty wykonawca składa:

1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp (tymczasowy dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert) – załącznik nr 2 do IDW dla wykonawcy/ów; – załącznik nr 2a do IDW dla podmiotu udostępniający zasoby (jeśli dotyczy), oraz (jeśli dotyczy):

2) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych a wykonawca w formularzu Oferta wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów w odniesieniu do wykonawcy jak również w odniesieniu do podmiotów udostępniających zasoby.

3) pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (np. umowa o współdziałaniu). Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy Wykonawcy działający wspólnie:  jeżeli ofertę składa kilku wykonawców działających wspólnie, obowiązani są ustanowić wspólnego pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – do pełnomocnictwa stosuje się w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego,  pełnomocnikiem może być jeden z wykonawców działających wspólnie lub osoba trzecia (np. pracownik jednego z wykonawców),  jeżeli pełnomocnikiem pozostałych wykonawców jest wykonawca będący osobą prawną to może on działać zgodnie z ujawnionymi w dokumentach rejestrowych zasadami reprezentacji.

4) pełnomocnictwo do złożenia Oferty, podpisania podmiotowych środków dowodowych lub innych oświadczeń i dokumentów składanych wraz z Ofertą, chyba że prawo do ich podpisania wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 2,

5) oryginał gwarancji lub poręczenia, jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz, z uwzględnieniem postanowień Rozdziału XVIII SWZ IDW,

6) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby na potrzeby wykonawcy składającego ofertę – załącznik nr 3 do SWZ IDW, w przypadku, gdy wykonawca polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu wraz z pełnomocnictwami, jeżeli prawo do podpisania danego zobowiązania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 2),

7) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – załącznik nr 4 do SWZ IDW, dotyczące dostaw, usług lub robót budowlanych, które wykonają poszczególni wykonawcy, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp,

8) przedmiotowe środki dowodowe: wskazane w Rozdziale XI SWZ IDW,

9) oświadczenia i/lub dokumenty, stanowiące wyjaśnienia, na podstawie których zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia informacji zawartych w ofercie, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (jeżeli wykonawca zastrzega takie informacje).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Zamawiający, mając na uwadze, charakter zamówienia i proporcjonalność, określa szczególny, obiektywnie uzasadniony, sposób spełniania przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, tzn.:

1) Warunek określony w Rozdziale VIII SWZ IDW, dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej (doświadczenia wykonawcy), musi spełniać co najmniej jeden z wykonawców działających wspólnie,

2) Warunek określony w Rozdziale VIII SWZ IDW, dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej (osoby skierowane przez wykonawcę do realizacji zamówienia) mogą spełniać łącznie wykonawcy działający wspólnie.

5. Żaden z wykonawców wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia nie może podlegać wykluczeniu.

6. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, potwierdzające brak podstaw wykluczenia.

1. Umowa na realizację zamówienia zostanie zawarta na warunkach wymienionych w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących CZĘŚĆ III SWZ (PPU).

2. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

3. Zamawiający przewiduje dokonać zmian umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 1, określonych w § 11 PPU.

4. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obu stron wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia – dotyczy: – czynności właściwe dla osób wyznaczonych do odbioru przesyłek przygotowanych przez zamawiającego do ekspedycji oraz przyjmujące je do obrotu pocztowego; Wymagania zostały określone w §14 projektowanych postanowień umowy.