Sukcesywna dostawa materiałów reklamowych z logo dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego

1. Komunikacja w niniejszym postępowaniu, w tym wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów i oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl (dalej platforma) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/ug.

2. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej platformy w zakładce „Regulamin”, dostępnym pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert zamieszczonej na stronie internetowej platformy w zakładce „Instrukcje" dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

3. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

(...)

4. Komunikacja poprzez formularz „Wyślij wiadomość” (nie dotyczy składania ofert) umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników). Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.

5. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, dokumentów, wniosków oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego”, po którym pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

6. Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 773 z późn. zm.). Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .odt, .xls, ze szczególnym wskazaniem na .pdf.

7. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7 Z.

8. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące wyjaśnienia treści SWZ, zmiany treści SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert, Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego Wykonawcy.

9. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej wskazanej w pkt 10.

10. Osoby uprawnione do komunikowania się z Wykonawcami:

1) Ewa Rola - pracownik Działu Zamówień Publicznych w Centrum Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego, e mail: ewa.rola@ug.edu.pl,

2) Marta Kujawska-Nowik – pracownik Działu Zamówień Publicznych w Centrum Zamówień Publicznych Uniwersytetu Gdańskiego, e-mail: marta.kujawska-nowik@ug.edu.pl. (...)

Pełna treść informacji znajduje się w rozdziale XI SWZ.

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanym dalej RODO, informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Gdański z siedzibą w (80-309) Gdańsku przy ul. Jana Bażyńskiego 8.

2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod numerem telefonu (58) 523 31 30 lub adresem e-mail: iod@ug.edu.pl. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem.

3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, oraz w celu wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia ww. postępowania (po wyborze najkorzystniejszej oferty), lub podjęcia działań przed zawarciem umowy.

4. Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych są:

1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.

2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

3) art. 6 ust. 1 lit. e RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

5. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych w pkt 3, oraz przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami Pzp, tj. min. okres 4 lat liczony od dnia 1 stycznia następującego po dniu zakończenia postępowania.

6. Odbiorcami Państwa danych mogą być podmioty posiadające prawo dostępu do danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, oraz podmioty współpracujące z administratorem danych, w szczególności dostawcy usług IT, na podstawie zawartych umów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych.

7. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne i warunkujące zawarcie i realizację umowy, porozumienia lub ugody.

8. Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

9. Nie przysługuje Państwu prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.

10. Państwa dane nie będą poddane przetwarzaniu w sposób zautomatyzowany, oraz nie będą przekazywane do państw trzecich (poza obszar EOG).

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów reklamowych z logo, zwanych dalej „artykułami”, dla jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Gdańskiego.

2. Kod Klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 22462000-6 (materiały reklamowe), 39294100-0 (artykuły informacyjne i promocyjne).

3. Pod pojęciem „sukcesywnej dostawy” należy rozumieć dokonywanie etapami zamówień częściowych (w różnych ilościach) składanych drogą elektroniczną poprzez wewnętrzny system zamówień Uniwersytetu Gdańskiego, przez poszczególne jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego.

4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 4 do SWZ.

5. Zamówienie obejmuje m.in.:

1) sukcesywną dostawę artykułów w ramach zamówień częściowych, w terminie określonym w rozdziale V pkt 3 SWZ,

2) wniesienie artykułów do miejsca wskazanego przez Zamawiającego w zamówieniu częściowym.

6. Miejscem dostawy artykułów będą jednostki organizacyjne Uniwersytetu Gdańskiego z terenu Trójmiasta (Gdańsk, Sopot, Gdynia) oraz poza Trójmiastem (Hel, Borucino, Łączyno). W przypadku nieobecności uprawnionego pracownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej do odbioru zamówionych artykułów, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia zamówienia do dedykowanego punktu obsługi kancelaryjnej danej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Gdańskiego, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ. W związku z tym przy wycenie oferty Wykonawca powinien wziąć pod uwagę strukturę organizacyjną Uniwersytetu Gdańskiego dostępną na stronie: https://ug.edu.pl/uniwersytet/struktura_ug.

7. Zamawiający informuje, że podane w formularzu przedmiotowo-cenowym - załączniku nr 1a do SWZ, ilości artykułów, są ilościami prognozowanymi (szacunkowymi). Rzeczywista ilość poszczególnych pozycji artykułów zamawianych przez Zamawiającego wynikać będzie z jego bieżących potrzeb. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje Wykonawcy dokonanie zakupu artykułów stanowiących minimum 80% szacunkowej ilości określonej dla każdej pozycji w załączniku nr 1a.

8. W przypadku, gdy Zamawiający będzie zainteresowany zakupem ilości przekraczającej 100% szacunkowej ilości danego artykułu określonej w załączniku nr 1a, Wykonawca może określić minimalny dodatkowy nakład produkcyjny, który jest niezbędny do utrzymania pierwotnej ceny jednostkowej z załącznika nr 1a. Zakup dodatkowej ilości artykułów zostanie zrealizowany na warunkach niniejszej umowy i po cenie jednostkowej określonej w załączniku nr 1a.

9. Niezależnie od postanowień pkt 7 i 8, łączna wartość zamówień realizowanych w ramach umowy nie może przekroczyć maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w § 3 ust. 1 projektu umowy – załącznika nr 5 do SWZ. Wszelkie zamówienia, w tym zwiększone ilości wskazane w pkt 8, muszą mieścić się w ramach tej maksymalnej kwoty.

10. W związku z postanowieniem zawartym w pkt 7, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z realizacji części zamówienia, maksymalnie do wysokości 20% wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 3 ust. 1 projektu umowy. W takim przypadku Wykonawcy nie przysługują jakiekolwiek roszczenia w stosunku do Zamawiającego, w szczególności roszczenie o wykonanie umowy do pełnej wysokości tej kwoty lub o wypłatę wynagrodzenia za niezrealizowaną część zamówienia. Przewidziana w niniejszym ustępie rezygnacja skutkuje odpowiednim pomniejszeniem ostatecznej wartości wynagrodzenia należnego Wykonawcy i nie stanowi zmiany umowy wymagającej zawarcia aneksu.

11. Zamawiający informacyjnie podaje, że w trakcie realizacji umowy mogą wystąpić zamówienia, które będą opłacane z projektów unijnych, zagranicznych i krajowych – wykaz projektów zawiera załącznik nr 7 do SWZ.

12. W przypadku zamówień, opłacanych z projektów unijnych i zagranicznych oraz krajowych lub innych projektów pozyskanych przez Zamawiającego po dacie podpisania niniejszej umowy, wymóg obowiązków promocyjnych spoczywa na jednostce organizacyjnej Uniwersytetu Gdańskiego dokonującej zamówienia.

13. Zamawiający wymaga gwarancji na artykuły na okres 12 miesięcy. Szczegóły dotyczące świadczeń gwarancyjnych i reklamacyjnych zawarte są w § 7 projektu umowy - załącznika nr 5 do SWZ.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej. Na potwierdzenie tego warunku Zamawiający wymaga wykazania się przez Wykonawcę wykonaniem, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch dostaw materiałów reklamowych na łączną wartość nie mniejszą niż 130 000,00 zł brutto, w tym przynajmniej jednej dostawy materiałów reklamowych o wartości nie mniejszej niż 40 000,00 zł brutto (wartość każdej wykazanej dostawy ma być wartością jednej umowy).

2. Zasady oceny spełniania warunków Zamawiającego: Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia – nie spełnia na podstawie dokumentów opisanych w rozdziale VIII pkt 4 SWZ.

3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia na podstawie art. 58 ust. 1 Pzp warunek udziału w postępowaniu określony w pkt 1 ppkt 4 powinien spełniać co najmniej jeden z tych Wykonawców. Niniejsze postanowienia stosuje się analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 Pzp.

4. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej, o którym mowa w rozdziale VI pkt 1 ppkt 4, Zamawiający żąda od Wykonawcy następującego podmiotowego środka dowodowego:

wykazu dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, daty wykonania i podmiotu, na rzecz którego dostawy zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów, określających czy te dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert - potwierdzającego, że Wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu określony w rozdziale VI pkt 1 ppkt 4 SWZ. Wykaz wykonanych dostaw stanowi załącznik nr 6 do SWZ.

Uwaga 1: Jeżeli Wykonawca przedstawi w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu wartości wyrażone w innej walucie niż PLN, Zamawiający do oceny spełniania warunku przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Uwaga 2: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dostaw, o którym mowa powyżej dotyczy dostaw, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty zgodnie z zapisami rozdziału XII pkt 10 SWZ.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, Oświadczenie wstępne, o którym mowa w rozdziale VIII pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Podmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w rozdziale VIII pkt 3 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców – rozdział XXI pkt 6 SWZ.

5. Przepisy Pzp oraz postanowienia niniejszej SWZ dotyczące Wykonawcy, stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zmiany postanowień zawartej umowy dopuszczalne są w następujących przypadkach:

1) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów – w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego,

2) zaistnienia siły wyższej, o której mowa § 11 projektu umowy– w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego, z uwzględnieniem postanowień pkt 4) lit. a),

3) zmiany dotyczącej dostarczanego przedmiotu umowy:

a) na artykuły o parametrach nie gorszych niż oferowane, za cenę nie wyższą jak ustalona w umowie, w sytuacji gdy nastąpi ich wycofanie z produkcji lub wstrzymanie produkcji (po terminie otwarcia ofert), co będzie potwierdzone oświadczeniem producenta, lub innym dokumentem w przypadku braku możliwości uzyskania oświadczenia producenta, po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego,

b) jeżeli za cenę nie wyższą niż ustalona w umowie będą dostępne artykuły o tych samych lub przewyższających parametrach technicznych niż oferowane na dzień składania oferty, po uzyskaniu pisemnej zgody Zamawiającego,

4) zmiany dotyczącej terminów wykonania umowy określonych w § 2:

a) poprzez wydłużenie terminów, o których mowa w § 2 ust. 3 o okres odpowiadający trwaniu przeszkody w wykonywaniu zamówienia w wyniku zaistnienia siły wyższej, o której mowa w § 11,

b) poprzez wydłużenie terminów, o których mowa w § 2 ust. 3 o okres odpowiadający trwaniu przeszkody w wykonywaniu zamówienia w wyniku wystąpienia przyczyn technicznych niezawinionych przez Wykonawcę, związanych w szczególności z okresowym brakiem dostępności u producenta lub wstrzymaniem produkcji artykułu wskazanego w ofercie – poparte oświadczeniem producenta artykułów lub innym dokumentem w przypadku braku możliwości uzyskania oświadczenia producenta,

c) poprzez wydłużenie terminu realizacji umowy, określonego w § 2 ust. 1, w przypadku niewyczerpania wartości wynagrodzenia brutto, o której mowa w § 3 ust. 1,

5) zmiany podwykonawcy lub rezygnacji z podwykonawcy lub zmiany części zamówienia powierzonego podwykonawcom wskazanych w § 13 ust. 2 lub wprowadzenie podwykonawcy, w sytuacji, gdy Wykonawca wskazał w ofercie, że wykona zamówienie samodzielnie – w tych sytuacjach Wykonawca zobowiązany jest wskazać przyczynę, firmę podwykonawcy i część zamówienia powierzonego podwykonawcy,

6) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy (podwyższenie lub obniżenie), w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 1773 z późn. zm.),

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 427 z późn. zm.), - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę – w tym przypadku zastosowanie mają zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, określone w postanowieniach ust. 2 *** Zamawiający informuje, iż zmiany postanowień zawartej umowy szczegółowo określa § 9 projektu umowy - załącznika nr 5 do SWZ.