Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy w Obrowie

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie informacji lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą (z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp) odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej - https://platformazakupowa.pl/transakcja/1237332

2. Zamawiający dopuszcza również komunikację za pośrednictwem poczty mailowej – przetargi@obrowo.pl

3. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami w zakresie:

1) przesyłania Zamawiającemu pytań do treści SWZ;

2) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia podmiotowych środków dowodowych;

3) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;

4) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu;

5) przesyłania odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiotowych środków dowodowych;

6) przesłania odpowiedzi na inne wezwania Zamawiającego wynikające z ustawy - Prawo zamówień publicznych;

7) przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wykonawcy;

8) przesyłania odwołania/inne

9) odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

4. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

5. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

6. Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz.

UE L 127 z 23 maja 2018 r., str. 2), zwanego jako ,,RODO" udostępniam klauzulę informacyjną. Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Obrowo. Możesz się z nim kontaktować w następujący sposób:

- listownie na adres siedziby: Urząd Gminy w Obrowie, ul. Aleja Lipowa 27, 87 – 126 Obrowo,

- e-mailowo: obrowo@obrowo.pl,

- telefonicznie: 56 678 60 22.

Do kontaktów w sprawie ochrony Twoich danych osobowych został także powołany inspektor ochrony danych, którym jest pan

Wiesław Wernerowicz, adres e-mail iod@obrowo.pl. Twoje dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

1) art. 6 ust. 1 lit b) i c), art. 9 ust. 2 lit. g) i art. 10 RODO, w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. udzielenia zamówienia publicznego, jak również w celu zawarcia umowy między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest usługa, dostawa lub robota budowlana oraz jej realizacji (też umowa o podwykonawstwo), a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji;

2) art. 6 ust. 1 lit a) RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekażesz administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Twojej sprawy (tzw. działanie wyraźnie potwierdzające)

2. Twoje dane osobowe możemy ujawniać, przekazywać i udostępniać wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa są nimi m.in. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zamówienia publicznego w oparciu o art. 18 oraz 74 ustawy Prawo zamówień publicznych, właściciele platformy zakupowej, na której prowadzone będzie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, podmioty świadczące usługi bankowe, telekomunikacyjne oraz inne podmioty, gdy wystąpią z takim żądaniem oczywiście w oparciu o stosowną podstawę prawną. Pracownikom oraz współpracownikom administratora.

3. Twoje dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi m.in. podmioty świadczące usługi informatyczne i inne jednakże przekazanie Twoich danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Twoich praw.

4. Twoje dane osobowe przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania, w tym również przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji, i tak:

1) przez okres 5 lat dla dokumentacji zamówień publicznych. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

2) przez okres 10 lat dla umów cywilno-prawnych wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

3) w zakresie danych, gdzie wyraziłeś zgodę na ich przetwarzanie, do czasu cofnięcie zgody, nie dłużej jednak niż do czasu

1. Ograniczenia przetwarzania danych na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

2. Cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych dokonywane przez administratora przed jej cofnięciem.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy w Obrowie ul. Aleja Lipowa 27 w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym, do każdego miejsca w kraju, przesyłki zagraniczne będą dostarczane do miejsc zgodnie z zarządzeniami Światowego Związku Pocztowego.

2. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania od Zamawiającego przesyłek pocztowych przygotowanych do wyekspediowania, od poniedziałku do piątku w dni robocze w ustalonych godzinach 8:00 – 16:00 w placówce nadawczej Wykonawcy, zlokalizowanej w odległości nie większej niż 500 metrów od siedziby Zamawiającego lub odbioru z siedziby Zamawiającego

3. Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe zaliczone do powszechnych usług pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego.

4. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia będzie uprawniony do nadawania przesyłek, w których jest stroną postępowania. Nie będą to doręczenia w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego, kodeksu postępowania karnego i kodeksu postępowania administracyjnego.

5. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego dla przesyłek listowych, niebędących przesyłkami najszybszej kategorii.

6. Zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO) może przybrać formę elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO). W przypadku nadawania przesyłki poleconej z EPO, Zamawiający zobowiązany będzie do umieszczenia na przesyłce wyróżnika „POLECONA-E”.

7. Elektroniczne potwierdzenie odbioru (EPO) polega na doręczeniu przesyłki na podstawie zapisu w systemie teleinformatycznym oraz złożeniu podpisu przez adresata na urządzeniu mobilnym (np. tablecie), w który wyposażony jest doręczyciel.

8. EPO powinno zawierać informacje pozwalające na identyfikację doręczanej przesyłki, podpis odbierającego przesyłkę wraz ze wskazaniem czy potwierdzający odbiór przesyłki jest adresatem, dorosłym domownikiem czy też pełnomocnikiem oraz datę doręczenia.

9. EPO (elektroniczne potwierdzenie odbioru) stanowi oryginał dowodu doręczenia przesyłki.

10. Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym, tj. w każdym przypadku Zamawiający będzie nadawcą. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Niedopuszczalne jest nadawanie przesyłek, o których mowa w ust. 8 niniejszego paragrafu, przez posłańca w imieniu i na rzecz Zamawiającego u operatora wyznaczonego.

11. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnego opakowania przesyłek. Niedopuszczalne jest stosowanie opakowań Wykonawcy, przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie oznaczenia Zamawiającego.

12. Zamawiający będzie oznakowywał przesyłki we własnym zakresie w sposób uzgodniony z Wykonawcą.

1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:

1) Cena – waga kryterium 100 %

2. Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:

1) Cena (C) – waga 100 % = 100 pkt cena najniższa brutto*

C = -------------------------------------------- x 100 pkt x 100% cena oferty ocenianej brutto * Spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

a) Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

b) Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

3. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym – jest to rodzaj usług o ustalonych standardach jakościowych. Zamawiający nie ustala żadnych szczególnych wymagań i standardów ani też nie określa rezultatu, jaki chce uzyskać, poza właściwym doręczeniem do odbiorców przesyłek listowych oraz paczek. O każdej czynności składającej się na przedmiot zamówienia można stwierdzić, że ma ustalony na rynku tego typu usług standard jakościowy, który w tym przypadku sprowadza się do tego, że wiadomo jaki ma być jej rezultat.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: a) posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz za granicą, tzn. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej – Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia.

3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we Wzorze Umowy, stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.

3. Zamawiający przewiduje na podstawie art. 455 ust. 1 ustawy Pzp, możliwość dokonywania zmian postanowień niniejszej Umowy, w zakresie:

1) ceny podanej przez Wykonawcę, w przypadku konieczności wprowadzenia zmian Umowy wynikających z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, a także w przypadku kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana cen leży w interesie publicznym (np.: nowy cennik opłat w stosunku do wszystkich nadawców na terenie kraju). W przypadku obniżenia w toku realizacji zamówienia cen określonych przez Wykonawcę w ofercie, Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych, wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe;

2) zmiany terminu wykonania usługi z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

3) wydłużenia terminu umowy w przypadku niewykorzystania kwoty wynagrodzenia przeznaczonego na realizację umowy,

4) Zmiana niniejszej umowy jest możliwa jeżeli łączna wartość zmian jest mniejsza niż progi unijne oraz jest niższa niż 10% wartości pierwotnej umowy.

4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy.