Świadczenie usług cateringowych na rzecz Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu w 2026 r.

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024, poz. 1513), z zastrzeżeniem wymogów określonych poniżej.

2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy: https://poznan-uw.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

1. Wymagania techniczne, jakim musi odpowiadać sprzęt komputerowy Wykonawcy, aby móc korzystać z Platformy:

1) Dopuszczalne przeglądarki internetowe:

a) Internet Explorer 10 i nowsze, Edge,

b) Google Chrome,

c) Mozilla Firefox,

d) Opera Safari.

2) Pozostałe wymagania techniczne:

a) dostęp do sieci internet;

b) obsługa przez przeglądarkę protokołu XML Http Request – ajax;

c) włączona obsługa Java Script;

d) zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s;

e) zainstalowany Acrobat Reader;

f) zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy.

2. Wymagania organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:

1) ofertę, oświadczenia, dokumenty, podmiotowe środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo Wykonawca sporządza w postaci elektronicznej, w formatach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r., poz. 1557 ze zm.), z poniższym zastrzeżeniem,

2) dokumenty elektroniczne muszą spełniać łącznie następujące wymagania:

a) być utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

b) umożliwić prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym;

c) umożliwić prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;

d) zawierać dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.

3) Zamawiający zaleca format .pdf;

4) Zamawiający dopuszcza przekazywanie dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji (.zip lub .7z), opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;

5) dokumenty elektroniczne (tj.: oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty) przekazuje się za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

6) Zamawiający wskazuje, że dokumenty przekazane w postaci elektronicznej muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;

7) Zamawiający zaleca wykorzystywanie formatu podpisu PADES w dokumentach w formacie .pdf podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

8) Zamawiający zaleca wykorzystywanie formatu podpisu XAd ES w dokumentach innych formatów podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

9) Zamawiający zaleca wykorzystywanie formatu XAd ES (Enveloped) w dokumentach formatu .xml podpisywanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

3. Zamawiający określa następujące informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych. Czas zapisywany jest w formacie YYYY-MM-DD HH: MM: SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez Wykonawcę.

4. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link dostępny w wiadomości mailowej, wysłanej automatycznie po kliknięciu w ikonę „złóż ofertę” na platformie. Aby Zamawiający otrzymał ofertę należy się zalogować na skrzyknę poczty elektronicznej. Aby zakończyć proces składania oferty należy kliknąć „Potwierdzam”. Po wykonaniu tej czynności automatycznie zostanie wyświetlona nowa zakładka w przeglądarce internetowej z informacją „dziękujemy za złożenie oferty”. Dopiero wyświetlenie powyższego komunikatu kończy proces składania oferty oraz skutkuje jego przekazaniem do Zamawiającego.

5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem platformy wynosi 125 MB.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych podczas spotkań organizowanych przez Wojewodę Wielkopolskiego oraz Dyrektora Generalnego Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu w 2026 r.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

3. W ramach zamówienia Wykonawca każdorazowo jest zobowiązany zapewnić:

1) przygotowanie i dostarczenie potraw najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem spotkania,

2) stoły do serwowania potraw (ilość stołów uzależniona od ilości potraw. Wysokość stołów o nietypowych wymiarach określa Zamawiający),

3) stoły bankietowe – okrągłe (ilość stołów uzależniona od ilości osób. Wysokość stołów o nietypowych wymiarach określa Zamawiający),

4) takie ustawienie stołów/stolików koktajlowych, aby możliwe było swobodne poruszanie się między nimi osób na wózkach (zachowane zostaną odpowiednie odległości między stolikami),

5) stoły tradycyjne/stoliki koktajlowe umożliwiające spożycie posiłku osobom poruszającym się na wózkach (w przypadku stołów pozostawienie wolnych miejsc bez krzeseł umożliwiające swobodne podjechanie wózka do stołu, w przypadku stolików koktajlowych – zapewnienie stolików o odpowiednio mniejszej wysokości),

6) obrusy z materiału na stołach do serwowania potraw oraz dekoracje stołów,

7) serwetki papierowe o wymiarach min. 33cm x 33cm,

8) zastawę porcelanową i platerowane sztućce do konsumpcji,

9) obsługę kelnerską do serwowania potraw, sprzątanie na bieżąco brudnych naczyń oraz uzupełnianie braków na stołach,

10) świeże posiłki, przyrządzone w dniu świadczenia usługi oraz charakteryzujące się wysoką jakością i estetyką podania,

11) sprzątnięcie naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej na 30 minut po zakończeniu spotkań,

12) transport cateringu oraz obsługę techniczną w zakresie przygotowania cateringu na miejscu spotkania,

13) zapakowanie nieskonsumowanego jedzenia oraz napojów w opakowania jednorazowe i dostarczenie ich pod adres wskazany przez Zamawiającego na terenie Poznania.

4. Liczba stołów/stolików koktajlowych, miejsc dla osób poruszających się na wózkach zostanie zgłoszona Wykonawcy najpóźniej w terminie 1 dnia przed terminem wydarzenia.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego zmniejszenia liczby spotkań/pakietów lub ilości osób w stosunku do maksymalnego zapotrzebowania. Zamawiający gwarantuje wykonanie co najmniej 50% zamówienia. Z tytułu nie wykonania całości zamówienia, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega zmiany ilościowe poszczególnych pakietów w ramach ogólnej wartości przedmiotu umowy.

6. Wykonawca realizuje przedmiot zamówienia z uwzględnieniem minimalnych wymagań, o których mowa w art. 6 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2024 r. poz. 1411).

7. Zamawiający przewiduje do zamówienia prawo opcji tj. ewentualny dodatkowy zakup usługi w ramach wskazanych pakietów w ramach prawa opcji, który nie przekroczy 40% maksymalnej wartości przedmiotu umowy.

1. Zamawiający przewiduje prawo opcji na poniżej wskazanych warunkach:

1) dodatkowy zakup usługi w ramach wskazanych pakietów w ramach prawa opcji nie może przekroczyć 40% maksymalnej wartości przedmiotu umowy,

2) wykorzystanie prawa opcji nie jest obowiązkowe. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu,

3) ceny jednostkowe pakietu określone w formularzu ofertowym/opisie przedmiotu zamówienia złożonym przez Wykonawcę w ramach przedmiotowego postępowania będą obowiązywać także w przypadku usługi realizowanej w ramach prawa opcji.

2. Prawo opcji będzie realizowane poprzez zwiększenie maksymalnej wartości przedmiotu umowy aneksem do umowy.

3. Zamawiający ma możliwość skorzystania z prawa opcji w okolicznościach związanych z potrzebą zwiększenia ilości przedmiotu zamówienia.

1. Na podstawie art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wnika to z odrębnych przepisów, tj. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że posiada uprawnienia do prowadzenia działalności polegającej na przygotowywaniu i podawaniu dań w oparciu o półprodukty i gotowe potrawy (możliwość mycia warzyw nieokopowych, owoców i mięsa), napojów bezalkoholowych. W użyciu naczynia stołowe.

2. Na podstawie art. 112 ust. 2 pkt 4 ustawy, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej, tj. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie usługi, obejmujące świadczenie usług cateringowych dla jednego Zamawiającego o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto (łącznie) wykonanych w ciągu jednego roku kalendarzowego. W przypadku usług nadal realizowanych (niezakończonych) Wykonawca musi wykazać się wykonaniem umowy w wysokości 100 000,00 brutto (wykaz usług – załącznik nr 4 do SWZ);

1) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zgodnie z załącznikiem nr 2 C do SWZ – składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona; w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – składane na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. Zamawiający nie wzywa do złożenia ww. dokumentu, jeżeli Zamawiający może go uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.), o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

1) wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej, zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2023 r. poz. 1448 ze zm.) – składany na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, aktualny na dzień złożenia.

3) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie – składany na wezwanie Zamawiającego przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, aktualnego na dzień złożenia;

- wykaz składa się pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym;

a) dowodami, o których mowa powyżej, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest wstanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

b) jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz o którym mowa powyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy;

c) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

1) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W tym przypadku Wykonawca zobowiązany jest do złożenia przedmiotowego pełnomocnictwa.

2) Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3) W odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi do realizacji których te zdolności są wymagane.

4) W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – załącznik nr 2 E do SWZ.

5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

6) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

7) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie – załącznik nr 2 A do SWZ – składa każdy z Wykonawcy wspólnie ubiegających się o zamówienie w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenie – załącznik nr 2 B i 2 C do SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian do umowy:

1) zgodnie z przesłankami art. 455 z wyłączeniem ust. 1 pkt 2 lit a ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.);

2) zmiany stawki podatku VAT; w takim przypadku zmianie ulegnie wartość brutto umowy, a cena netto pozostanie bez zmian;

3) zmiany podatku akcyzowego;

4) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773); kwota wynagrodzenia Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, wynikającego ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących zamówienie do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia;

5) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne kwota wynagrodzenia Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany;

6) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 427); ‒ jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

7) w przypadku zmiany wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem o 3% w stosunku do wysokości wskaźnika za miesiąc grudzień 2025 r. Ceny za 1 pakiet zostaną zmienione zgodnie z procentową zmianą wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem. Pierwsza zmiana może zostać wprowadzona po upływie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi. Każda kolejna zmiana cen będzie możliwa w przypadku zmiany wskaźnika o 3% w stosunku do poprzedniej zmiany. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z niniejszym pkt zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia w okresie realizacji umowy w zakresie niniejszego punktu może wynosić do 20% całkowitej wartości przedmiotu umowy;

8) jeżeli wystąpi siła wyższa, przez którą należy rozumieć zdarzenie bądź połączenie zdarzeń zewnętrznych, obiektywnie niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy, które zasadniczo i istotnie uniemożliwią wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z umowy, których nie można było przewidzieć i którym ani Zamawiający, ani Wykonawca nie mogli zapobiec lub ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać.